Wykonywanie pracy ponad obowiązujące normy wiąże się z koniecznością wypłaty dodatkowego wynagrodzenia lub udzielenia wolnego. Często jednak problemem dla firmy stają się niechciane nadgodziny, które nie wynikają z bezpośredniego polecenia. Co musi zrobić pracodawca, aby ich uniknąć i zabezpieczyć się przed roszczeniami?
Praca w godzinach nadliczbowych a niechciane nadgodziny – definicje
Praca w godzinach nadliczbowych to praca, która jest przez pracownika wykonywana ponad obowiązujące go normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.
Czas pracy pracownika nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. Wyjątki od tych reguł wystąpią w przypadku systemu równoważnego czasu pracy, pracy przy dozorze urządzeń i pozostawaniu w pogotowiu pracy, pracy przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, pracy wykonywanej przez pracowników straży pożarnych i służb ratowniczych, pracy w ruchu ciągłym, pracy weekendowej i pracy w systemie skróconego tygodnia pracy.
Gdy pracownik jest zatrudniony w systemie równoważnego czasu pracy, to pracą w godzinach nadliczbowych jest praca:
ponad 8 godzin na dobę, gdy danego dnia pracownik ma świadczyć pracę przez 8 lub mniejszą liczbę godzin, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, lub
praca ponad przedłużony ponad 8 godzin dobowy wymiar czasu pracy wynikający z rozkładu czasu pracy pracownika, lub
praca ponad przeciętnie 40 godzin na tydzień w okresie rozliczeniowym.
Zakaz pracy w godzinach nadliczbowych
Praca w godzinach nadliczbowych jest zakazana w przypadku następujących pracowników:
pracownic w ciąży;
pracowników młodocianych;
pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia, chyba że taki pracownik wyraża zgodę na pracę w godzinach nadliczbowych;
pracowników z niepełnosprawnościami, z wyjątkiem zatrudnionych przy pilnowaniu oraz gdy na wniosek osoby z niepełnosprawnością lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników – lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą – wyrazi zgodę na pracę w godzinach nadliczbowych;
na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia, jeśli miałaby to być praca w godzinach nadliczbowych z uwagi na szczególne potrzeby pracodawcy.
Godziny nadliczbowe kadry zarządzającej
Kadra zarządzająca w imieniu pracodawcy zakładem pracy i kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych w razie konieczności wykonywania pracy poza normalnymi godzinami pracy nie mają prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.
Kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w niedzielę i święto mają prawo do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych w wysokości 100% wynagrodzenia, jeżeli w zamian za pracę w takim dniu nie otrzymali innego dnia wolnego od pracy.
Limit pracy w godzinach nadliczbowych
Przewidziane zostały pewne ograniczenia co do pracy w godzinach nadliczbowych. Czas pracy wraz z pracą nadliczbową nie może przekroczyć 13 godzin na dobę. Zgodnie z Kodeksem pracy liczba godzin nadliczbowych przepracowanych w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym.
układzie zbiorowym pracy;
regulaminie pracy;
umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy
Świadczenia przysługujące za pracę w godzinach nadliczbowych
Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych oznacza obowiązek wypłaty:
normalnego wynagrodzenia za pracę;
dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych.
Normalne wynagrodzenie obejmuje wynagrodzenie zasadnicze i dodatkowe składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, czyli dodatek funkcyjny, stażowy, za wykonywanie pracy w szkodliwych warunkach oraz premie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie.
Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych wynosi:
100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:
w nocy,
w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż wskazane wcześniej.
Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych w wysokości 100% wynagrodzenia otrzyma pracownik za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, chyba że przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych, za które pracownikowi przysługuje prawo do dodatku w wysokości przewidzianej dla danej pracy w godzinach nadliczbowych.
Do obliczania dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych przyjmuje się wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania, 60% wynagrodzenia.
Możliwa jest wypłata ryczałtu w stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy, zamiast wypłaty wynagrodzenia wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych. Wysokość tego ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi czasu pracy w godzinach nadliczbowych.
Jak pracodawca może ograniczyć liczbę niechcianych nadgodzin?
Pracodawca może podjąć działania, które pozwolą na uchronienie się przed roszczeniami związanymi z pracą w godzinach nadliczbowych. W tym celu powinien uregulować te kwestie w umowach o pracę zawieranych z pracownikami albo aktach prawa wewnętrznego obowiązujących u pracodawcy.
zasady przebywania pracowników na terenie zakładu pracy poza godzinami pracy;
obowiązek i procedurę zgłaszania sytuacji, kiedy niemożliwe jest wykonanie obowiązków pracowniczych w czasie pracy;
określenie zasad wydania polecenia pracy w nadgodzinach nadliczbowych przez przełożonego.
Uregulowania te pozwolą wyeliminować ryzyko pracy w godzinach nadliczbowych, która może być wykonywana za milczącym przyzwoleniem pracodawcy. Wprawdzie szczególne potrzeby wymagające pracy w godzinach nadliczbowych pracodawca wyraża poleceniem. Przepisy nie formułują szczególnych wymogów formalnych wobec polecenia pracy w godzinach nadliczbowych – może być ono dokonane zarówno w formie pisemnej, jak i ustnej, a nawet w jakikolwiek inny sposób, przez każde zachowanie się przełożonego ujawniające w dostateczny sposób jego wolę. W szczególności jako polecenie świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych może być traktowany brak sprzeciwu przełożonego na wykonywanie w jego obecności przez pracownika obowiązków. Do świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych, pomimo braku wyraźnego polecenia ze strony pracodawcy, dochodzi przede wszystkim wówczas, gdy pracodawca akceptuje fakt świadczenia pracy poza ustalonymi godzinami pracy. Możliwa jest również sytuacja, gdy podjęcie pracy nadliczbowej nie będzie poprzedzone żadną formą polecenia lub akceptacji ze strony podmiotu zatrudniającego. Konieczność wykonywania pracy nadliczbowej ma w tym przypadku wynikać z obiektywnych warunków pracy, które wykonanie zleconych zadań w normalnych godzinach pracy czynią niemożliwym. Podobnie należy ocenić wykonywanie pracy, która nie mieści się w zakresie pracy danego pracownika, lecz której podjęcie jest uzasadnione niespodziewanymi okolicznościami mogącymi zagrażać interesowi pracodawcy. Wyraźnie stwierdził to Sąd Najwyższy, podkreślając, że przepisy nie uzależniają przyznania wynagrodzenia za godziny nadliczbowe od warunku, aby praca w tych godzinach została wyraźnie zlecona pracownikowi przez przełożonego. Praca w godzinach nadliczbowych zachowuje swój charakter, jeśli jest wykonywana za zgodą lub wiedzą przełożonego albo też nawet bez tej zgody i wiedzy, jeżeli konieczność świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych wynika z obiektywnych warunków pracy, niepozwalających pracownikowi na wykonywanie zleconych mu zadań w ustawowej normie czasu pracy.
Pracę w godzinach nadliczbowych można także wykonywać za wiedzą i zgodą (choćby) milczącą pracodawcy, gdy pracownik działa w jego interesie, ponieważ polecenie pracy w godzinach nadliczbowych nie wymaga szczególnej formy i wystarczająca jest dorozumiana zgoda pracodawcy. Takie stanowisko zawarto m.in. w postanowieniu Sądu Najwyższego z 11 stycznia 2024 roku (sygn. III PSK 38/23), wyroku Sądu Najwyższego z 8 grudnia 2015 roku (sygn. II PK 294/14), postanowieniu Sądu Najwyższego z 24 września 2007 roku (sygn. II PK 87/07), wyroku Sądu Najwyższego z 10 września 2019 roku (sygn. II PK 55/18).
Przykład 1.
Norma dobowa czasu pracy pani Julianny wynosi 8 godzin na dobę. Pracownica świadczy pracę od poniedziałku do piątku od 8.00 do 16.00. W piątek pracodawca polecił jej zostać dłużej w pracy i w efekcie pracownica w tym dniu świadczyła pracę do godziny 18.00. Czy pani Julianna pracowała w godzinach nadliczbowych?
W tym wypadku doszło do przekroczenia normy dobowej czasu pracy o 2 godziny. Zatem kobieta pracowała w godzinach nadliczbowych.
Przykład 2.
Pan Jan pracuje w firmie motoryzacyjnej. W aktach wewnątrzzakładowego prawa pracy uregulowane zostały zasady pracy w godzinach nadliczbowych, gdzie wskazano, że sprzeciw przełożonego wyklucza możliwość pracy w godzinach nadliczbowych. Pan Jan chciał dokończyć ważny projekt, ale normalny czas pracy nie był do tego wystarczający. Z uwagi na szczególne potrzeby pracodawcy chciał on wykonywać pracę w godzinach nadliczbowych, co zgłosił przełożonemu, który się na to nie zgodził. Czy w tej sytuacji, gdyby pan Jan pracował poza godzinami pracy, będzie mógł dochodzić roszczeń z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych?
Z uwagi na sprzeciw pracodawcy i brak polecenia pracy w godzinach nadliczbowych pan Jan nie może liczyć na związane z tym dodatkowe świadczenia i nie ma obowiązku pracować poza godzinami pracy.
Czas wolny za pracę w godzinach nadliczbowych
Praca w godzinach nadliczbowych może zostać zrekompensowana czasem wolnym. Może to nastąpić na wniosek pracownika lub bez tego wniosku.
Pracownikowi, który ze względu na konieczność prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, albo szczególne potrzeby pracodawcy wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy udzielony do końca okresu rozliczeniowego, w uzgodnionym terminie.
Niechciane nadgodziny – podsumowanie najważniejszych zasad
Podsumowując, pracodawca powinien uregulować w umowie o pracę lub innych aktach wewnątrz obowiązującego prawa pracy, np. regulaminie czy układzie zbiorowym, kwestie dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych. To pozwoli ograniczyć ryzyko roszczeń z tytułu niechcianych przez pracodawcę nadgodzin.
