Czy samo stworzenie strony internetowej wystarczy, aby klienci zabijali się o dostęp do usług danego przedsiębiorcy? Oczywiście, że nie. W pierwszej kolejności muszą oni wiedzieć o jego istnieniu. Ciężko jednak wypozycjonować stronę w wyszukiwarkach, kiedy treść, która się na niej znajduje, sprowadza się do kilku suchych informacji o działalności przedsiębiorstwa. Jednym z lepszych rozwiązań pomagających w pozycjonowaniu jest blog firmowy. Tworzenie oryginalnych i jakościowych treści przyciąga potencjalnych klientów, pozwala im zapoznać się z firmą oraz buduje do niej zaufanie. Jak zatem przygotować się do prowadzenia bloga? Czy każda taka strona potrzebuje regulaminu i polityki prywatności?
Blog firmowy – kiedy strona ma taki charakter?
Czym jest blog, każdy wie. Strona z tekstami o przeróżnym charakterze. Mogą to być artykuły lifestylowe, podróżnicze, kulinarne, a także te z poradami dotyczącymi tematów z branży przedsiębiorcy prowadzącego stronę. Pytanie zatem jest następujące: kiedy mamy do czynienia ze „zwykłym”, prywatnym blogiem, a kiedy stworzona strona www to blog firmowy?
Najprostszą odpowiedzią jest ta, która stwierdza, że blog firmowy to strona z tekstami tworzonymi na potrzeby przedsiębiorstwa. Oprócz edukowania klientów przedsiębiorca buduje zainteresowanie firmą, wzmacnia wizerunek marki, tworzy sobie pozycję eksperta oraz rozwija listy mailingowe.
Powyższe jest prawdą, jednak istnieje jeszcze sytuacja, kiedy niepozorny blog hobbystyczny w rzeczywistości jest tym firmowym. Dzieje się tak, kiedy właściciel strony zarabia na jej treści. Okazuje się bowiem, że umieszczanie na swoim blogu treści sponsorowanych oraz reklam (np. Google AdSense) stanowi działalność gospodarczą. Nie ma się co dziwić, w końcu taki sposób spieniężania miejsca na swojej stronie internetowej ma charakter zarobkowości, zorganizowanego działania oraz ciągłości – a są to właśnie elementy działalności gospodarczej.
Czy blog firmowy musi mieć regulamin?
Czy każdy blog firmowy potrzebuje regulaminu? Od strony prawnej – nie, od strony praktycznej – tak. Z czego to wynika?
Zarówno prawo polskie, jak i to europejskie nie wymaga posiadania regulaminu korzystania ze strony www w każdym wypadku. Obowiązek posiadania takiego dokumentu jest ściśle związany jedynie z usługami świadczonymi drogą elektroniczną. Jeżeli zatem na serwisie przedsiębiorcy ten bezpośrednio świadczy swoje usługi, np. sprzedaje swoje produkty, rezerwuje spotkania lub konsultacje, udostępnia filmy szkoleniowe, musi stworzyć regulamin.
Co jednak, gdy jedynie publikuje on treści? Jeżeli blog ma charakter prostej strony z artykułami, to posiadanie regulaminu nie jest potrzebne. Przecież co może się stać? Żaden z użytkowników nie jest w stanie wejść w interakcje z serwisem, nie napisze komentarza, nie oceni publikacji, nie zapisze się na newsletter czy nie założy swojego profilu. Jedyne, co może, to stwierdzić w myślach, że ktoś zrobił dobrą lub złą robotę, tworząc daną treść. Do tego nie trzeba instrukcji korzystania ze strony.
Jeżeli jednak strona ma funkcjonalności interaktywne, pozwala kontaktować się z właścicielem bloga, oceniać i komentować artykuły, zostawiać zapisy na newsletter czy wyszukiwać określone informacje w gąszczu tekstów, regulamin będzie wymagany. Przede wszystkim chodzi o to, że udostępniając użytkownikom dane narzędzia, muszą zostać określone warunki i zasady korzystania z nich. Musi zostać również opisana procedura reklamacyjna, gdyby coś poszło nie tak. Nieodzownym elementem regulaminu jest także bezpośredni kontakt do administratora serwisu.
Trzeba przy tym pamiętać, że ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną obliguje przedsiębiorców do posiadania regulaminu również wtedy, gdy świadczone przez nich usługi nie są odpłatne. Blog firmowy nie musi być zatem połączony ze sklepem czy platformą szkoleniową, aby konieczne było sporządzenie rzeczonego dokumentu. Niektórzy komentatorzy twierdzą zresztą, że samo dzielenie się swoją wiedzą na tematy związane z branżą, w której przedsiębiorca działa, jest już świadczeniem usług. Są to niejako darmowe porady, które mają skłonić użytkowników do skorzystania z (płatnej) oferty firmy.
W praktyce każdy potrzebuje regulaminu
Jeżeli przedsiębiorca decyduje się tworzyć blog firmowy, to z pewnością ma w tym jakiś cel. Może to być budowanie marki, zaufania klientów, wizerunku eksperta czy po prostu zachęcanie do skorzystania z usług przedsiębiorstwa. Niezależnie od tego, jaką strukturę będzie miała strona – czy będzie to prosty blog, czy też zaawansowany serwis z wieloma funkcjonalnościami – regulamin jest przydatny z czysto praktycznego punktu widzenia.
Jest to dokument, który przede wszystkim określa relacje na linii przedsiębiorca (administrator strony) – klient (użytkownik strony). Zapisanie warunków i zasad korzystania z treści strony pozwala chronić interes firmy. Trzeba pamiętać, że nawet najzwyklejsze publikowanie tekstów (porad, ciekawostek, newsów itp.), jeżeli nosi charakter oryginalności, jest chronione prawami autorskimi. Użytkownik musi być tego świadomy, zatem dobrze, aby został o tym poinformowany zawczasu.
Ponadto dobrze jest poinformować użytkownika, z kim ma przyjemność, tj. wskazać na swoje dane, adres korespondencyjny oraz osobę do kontaktu. Trzeba także określić, czym przedsiębiorca się zajmuje na co dzień, tj. co znajduje się w jego ofercie, jeżeli ktoś zdecyduje się po przeczytaniu artykułu na skorzystanie z jego usług. Dodatkowo powinny zostać opisane wymagania techniczne niezbędne do korzystania ze strony oraz ścieżka składania reklamacji i zażaleń.
Treść regulaminu to nie jedyna rzecz, o której należy pamiętać
Regulamin wiąże użytkownika bloga, o ile ten miał możliwość się z nim zapoznać. Oznacza to tyle, że warunki i zasady określone przez przedsiębiorcę będą wiązały użytkownika tylko wtedy, jeżeli ten zapoznał się z regulaminem przed skorzystaniem z portalu.
Regulamin musi przy tym zostać udostępniony nieodpłatnie i to w taki sposób, który umożliwia pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie jego treści za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się użytkownik. Oznacza to zatem, że żaden zapis nie będzie wiązał użytkownika, jeżeli nie będzie on miał łatwego i intuicyjnego dostępu do warunków korzystania ze strony. A zatem treść regulaminu musi być przystępna, napisana prostym językiem, zrozumiałym dla przeciętnego konsumenta. Do tego odnośnik do regulaminu nie może być schowany, musi znajdować się w widocznym miejscu, tak aby każdy, kto wchodzi na stronę, od razu (bez szczegółowego zapoznawania się z jej treścią) był w stanie go odnaleźć.
Publikowanie dokumentu gdzieś w odmętach strony, chowanie odnośnika czy sporządzenie go „małym druczkiem” nie jest dobrym pomysłem. Powyższe jest bowiem zrównywane z nieposiadaniem regulaminu, co z kolei może doprowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. Jeżeli przedsiębiorca już decyduje się na posiadanie regulaminu na swoim blogu firmowym, niech zrobi to porządnie, inaczej nie warto zawracać sobie głowy.
Blog firmowy a polityka prywatności
Formułki dotyczące ochrony danych osobistych są wciskane wszędzie, nawet tam, gdzie zupełnie nie są potrzebne. Jak to wygląda w przypadku blogów firmowych? Jeżeli strona nie dotyka kwestii opisywanych w RODO, polityka prywatności nie jest konieczna.
W praktyce wygląda to tak, że blog, na którym jedyną możliwą czynnością, jaką może podjąć użytkownik, jest przeczytanie artykułu, nie wymaga określania praw i obowiązków konsumentów w przedmiocie przetwarzania danych osobowych. Dane te nie zostały przecież w żaden sposób pobrane od użytkownika.
Inaczej jest w przypadku, gdy na stronie znajdują się moduły wymagające od użytkownika podania swoich danych osobowych. Są to m.in. formularze kontaktowe, newslettery czy publikowanie komentarzy. Wszędzie tam, gdzie dana osoba musi zostawić informacje o sobie, np. imię, nazwisko, numer telefonu, adres email administrator bloga musi stworzyć politykę prywatności, w której określi wszystkie zasady przetwarzania danych osobowych oraz wyjaśni, jakie prawa przysługują użytkownikowi, który takie dane zostawił.
Polityka prywatności w formie dokumentu czy checkboxa?
W większości przypadków nikt nie zastanawia się, czy wybrać oddzielną podstronę, na której opublikowana zostanie treść polityki prywatności, czy szczegółowy checkbox pod formularzem, do którego wpisywane są dane osobowe użytkownika. Tworzone jest to i to. Tylko czy jest to wymóg?
Nie, wystarczy, aby osoba fizyczna korzystająca ze strony była właściwie poinformowana o przetwarzaniu jej danych oraz o przysługujących jej prawach. W sytuacji, gdy na stronie znajduje się wyłącznie formularz kontaktowy, wszystkie istotne informacje można zawrzeć w rozbudowanym checkboxie. Jeżeli jednak blog firmowy ma szereg funkcjonalności wymagających podawania informacji o osobie, wówczas nie ma sensu tworzyć checkboxów o rozbudowanej treści. W takim wypadku tworzymy politykę prywatności, a pod formularzem informujemy, że wymagana jest znajomość tego dokumentu i dodajemy odnośnik.
Podsumowując, niezależnie od tego, jaką przyjmiemy formę, treść informacji o przetwarzaniu danych osobowych musi odpowiadać prawu i mieć wszystkie elementy, które są wymagane od przedsiębiorców RODO. Czy będzie to oddzielna strona z dokumentem, czy rozbudowany checkbox, nie ma przy tym większego znaczenia.
