Wygodne jest przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej. Jednak nie zawsze jest to prawnie dopuszczalne. Czy składanie dokumentów elektronicznych przez pracownika wyłącznie w takiej formie jest możliwe?
Postać elektroniczna a forma elektroniczna
Zmiany wprowadzone w Kodeksie pracy umożliwiają składanie wielu dokumentów w postaci elektronicznej.
Dokumentami w postaci elektronicznej będą:
skan,
fotokopia,
faks,
e-mail,
SMS,
wiadomość w wewnątrzzakładowym systemie elektronicznym.
Możliwe jest także składanie dokumentów w formie elektronicznej. Zgodnie z Kodeksem cywilnym do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Akta osobowe i ich zakres
Akta osobowe pracownika obejmują 5 części numerowanych literami alfabetu, tj. A, B, C, D E.
W części A pracodawca przechowuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.
W części B akt osobowych przechowywane są oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy;
umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków;
zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy określonego w umowie o pracę;
dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 19 grudnia 2008 roku o emeryturach pomostowych;
potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z: treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia, przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;
potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia, celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami, o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania;
potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;
dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy bądź zmiany tych warunków w innym trybie;
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się;
dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia;
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;
dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu;
dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego;
oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem;
dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące: wstępnych badań lekarskich oraz okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy;
wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy;
dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania;
dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;
dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej;
wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy, i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika;
wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę i odpowiedź pracodawcy na ten wniosek pracownika;
dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy
Części C akt osobowych zawiera oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:
oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę;
wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy;
dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
kopię wydanego świadectwa pracy;
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.
W części D akt osobowych znajdzie się odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu, a w części E dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, w tym:
informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę;
informacja dotycząca badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego;
informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu;
informacja dotycząca badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.
Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmuje dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:
wnioski pracownika dotyczące: udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat, ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty, stosowania systemu skróconego tygodnia pracy, stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta, stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy, stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego;
dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy czy z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę
Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Może też dokonać zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną lub z elektronicznej na papierową.
Składanie dokumentów elektronicznych przez pracownika
Przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej w formie papierowej konieczne jest dołączanie do niej wydruków dokumentów złożonych elektronicznie. W przypadku dokumentacji elektronicznej wystarczy taki dokument załączyć do systemu, w którym prowadzona jest taka dokumentacja.
W przypadku złożenia wniosku w postaci elektronicznej konieczne jest sporządzenie wydruku dokumentu złożonego w postaci elektronicznej i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem w postaci elektronicznej, gdy dokumentacja jest prowadzona papierowo. W przypadku prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej dokumenty w postaci elektronicznej należy załączyć do akt.
Przykład 1.
Pan Jan wysłał pracodawcy wniosek o urlop bezpłatny w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Czy taki wniosek jest skuteczny?
Tak, taki wniosek jest skuteczny, zrównany jest bowiem z dokumentem w formie pisemnej.
Podsumowując, składanie dokumentów elektronicznych przez pracownika jest dopuszczalne, chyba że przepisy prawa pracy nakładają określoną formę dokumentu i nie przyjmują go w postaci elektronicznej, wówczas nie będzie ona honorowana. Forma elektroniczna a postać elektroniczna nie są tożsamymi pojęciami na gruncie prawa i o tym należy pamiętać.
