Przepisy ustawy VAT dopuszczają możliwość wystawiania faktur w formie elektronicznej. Warunkiem jest w takim przypadku zgoda nabywcy na otrzymanie faktur tą drogą. W poniższym artykule zastanowimy się, co w sytuacji, gdy wystąpi wysłanie faktury mailem przez sprzedawcę, pomimo braku zgody nabywcy.
Rodzaje faktur i zasady ich wystawiania
Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Z kolei art. 106g ust. 1 ustawy stanowi, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
W świetle art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.
Definicje faktury i faktury elektronicznej zawiera art. 2 pkt 31 i 32 ustawy VAT, zgodnie z którym:
- faktura to dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;
- faktura elektroniczna to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
Faktura elektroniczna, dokładnie tak samo jak faktura w formie papierowej, musi zawierać elementy wymagane przepisami ustawy o VAT. Ponadto, aby faktura została uznana za fakturę elektroniczną, musi zostać wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
Jak czytamy w uzasadnieniu do nowelizacji ustawy o VAT – wyboru formatu dokonują podatnicy. Obejmowałby on faktury w formie ustrukturyzowanych komunikatów (jak np. XML) lub inne rodzaje formatu elektronicznego (jak np. wiadomości e-mail z załącznikiem w PDF lub faks otrzymany w formacie elektronicznym, a nie papierowym) Rodzaj formatu elektronicznego faktury pozostawał będzie bez znaczenia, ważny powinien być jedynie fakt, że faktura jest w formacie elektronicznym w momencie jej wystawienia oraz otrzymania.
Wysłanie faktury mailem a warunek akceptacji jej przez nabywcę
Należy wskazać, że na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów.
Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.
Jak wskazuje treść interpretacji Dyrektora IS w Poznaniu z 20 grudnia 2016 roku (nr 3063-ILPP1-3.4512.150.2016.1.J), wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.
Ponadto należy podkreślić, że dokonana akceptacja ma charakter ogólny, co oznacza, że raz wyrażona zgoda obejmuje wszystkie faktury (aż do momentu odwołania zgody). Nabywca nie musi zatem dokonywać akceptacji przed każdorazowym wysłaniem pojedynczej faktury. Akceptacja faktur elektronicznych może mieć też postać dorozumianą, co oznacza, że brak sprzeciwu co do takiego sposobu wysyłki również stanowić będzie zgodę w tym zakresie.
Brak zgody nabywcy na doręczanie faktur elektronicznych
Jeśli chodzi o zagadnienie wprowadzenia faktur do obrotu, w orzecznictwie wskazuje się, że w świetle przepisów ustawy o podatku od towarów i usług przez „wystawienie” faktury ustawodawca rozumiał jej „doręczenie”. Zatem pojęcia „wprowadzenie do obrotu” nie można rozumieć inaczej, jak tylko przez fakt ich doręczenia kontrahentowi (wyrok NSA z dnia 16 lutego 2005 r., FSK 1559/04).
Podkreślmy, że to wystawca faktury jest odpowiedzialny za skuteczne wprowadzenia faktury do obrotu i to jego rolą jest uzyskanie akceptacji nabywcy co do takiej formy przesyłania faktur. Akceptacja ma na celu ochronę odbiorcy, który powinien spełniać wymogi techniczne pozwalające mu na odbiór faktur w takiej formie i powinien mieć klarowną sytuację co do tego, w jakiej formie będzie otrzymywał faktury od wystawcy.
To oznacza, że faktura przesłana w formie elektronicznej bez zgody odbiorcy jest uważana za niewprowadzoną do obrotu gospodarczego. To ma również swoje skutki z punktu widzenia nabywcy, ponieważ z nieważnej faktury kupujący nie może odliczyć podatku naliczonego.
Przykład 1.
Pan Olaf sprzedał towar nowemu kontrahentowi będącemu polskim przedsiębiorcą. Po sprzedaży zapytał, czy może przesłać fakturę drogą mailową. Nabywca odpisał, że nie akceptuje takiej formy, lecz mimo to pan Olaf przesłał fakturę mailem. Wiadomość mailowa została odebrana przez nabywcę. Czy w tym przypadku doszło do skutecznego wystawienia i doręczenia faktury elektronicznej?
W tym przypadku należy uznać, że pan Olaf nie wystawił ważnej i prawnie skutecznej faktury. Nabywca nie wyraził zgody na formę faktury elektronicznej, a zatem nie został spełniony warunek określony w art. 106n ustawy VAT. Nie ma w tym przypadku znaczenia fakt, że nabywca odebrał wiadomość mailową. Pan Olaf jest zobowiązany do wystawienia faktury papierowej i przesłania jej do kontrahenta.
Na podstawie powyższego przykładu warto też wskazać, że zgodnie z art. 62 par. 1 Kodeksu karnego skarbowego, kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.
Faktura elektroniczna bez zgody nabywcy będzie uznana za przypadek niewystawienia faktury, co może wiązać się z odpowiedzialnością karnoskarbową.
Z przytoczonych przepisów jednoznacznie wynika, że faktura może być sporządzona, wystawiona, przesłana i przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej, lecz jedynie przy zachowaniu warunków wymienionych w ww. przepisach. Warunkiem stosowania faktur elektronicznych jest natomiast zgoda nabywcy na otrzymywanie faktur tą drogą komunikacji.
