Jedną z zasad dotyczących księgowania kosztów w uproszczonej księgowości jest metoda memoriałowa, gdzie występuje konieczność przypisania kosztów do tego roku podatkowego, w którym wydatek został poniesiony. Przedsiębiorcy rozbijają wówczas wartość kosztu - na dwie części, rzadziej na dwanaście - i ujmują w odpowiednich okresach rozliczeniowych. Co jednak w sytuacji, gdy kupujemy ubezpieczenie na raty? W jaki sposób należy ująć taki wydatek w kosztach uzyskania przychodów?
Ubezpieczenie na raty w różnych latach podatkowych
W przypadku zakupu polisy - bez względu na to, czy jest to ubezpieczenie na raty, czy też płatne jednorazowo - najważniejsze, aby koszt został zaksięgowany do tego roku podatkowego, którego dotyczy. Jest to podstawowa zasada obowiązująca w księgowości uproszczonej, rozliczanej metodą memoriałową.
Przykład 1.
Podatnik nabył roczną polisę ubezpieczeniową samochodu firmowego w maju 2017 r. Polisa będzie obowiązywała od maja 2017 r. do kwietnia 2018 r. Jej koszt to 700 zł.
Wartość polisy należy podzielić na 12 miesięcy: 700 : 12 = 58,33 zł (+ 4 gr raty wyrównującej do 700 zł, płatnej wraz z ostatnią ratą).
Teraz podatnik może albo co miesiąc księgować podaną kwotę, albo też zaksięgować ją:
jednorazowo do roku 2017 - 58,33 zł * 8 miesięcy (maj-grudzień 2017) = 466,64 zł, oraz
jednorazowo do roku 2018 - 58,33 zł * 4 miesiące (styczeń-kwiecień) + 0,04 zł (rata wyrównująca do 70 zł)= 233,36 zł.
Ubezpieczenie na raty - metoda kasowa
Nieco inaczej sytuacja z księgowaniem ubezpieczenia na raty będzie wyglądała w przypadku podatników korzystających z metody kasowej. W ich przypadku koszt można zaksięgować w okresie, w którym wystawiono dokument zakupu - polisę.
Zatem wykupione ubezpieczenie na raty podatnik rozliczający się metodą kasową będzie ujmował jednorazowo w dacie wystawienia polisy.
Przykład 2.
Podatnik nabył roczną polisę ubezpieczeniową. Polisa została wystawiona 1 grudnia 2017 r. i obejmuje okres od grudnia 2017 r. do listopada 2018 r. Jej koszt to 700 zł.
Wykorzystując do rozliczeń metodę kasową, podatnik koszt ten ujmuje w dacie wystawienia polisy, czyli 1 grudnia 2017 r. Pod tą datą wprowadza łączną kwotę z dokumentu, a więc 700 zł.
Ubezpieczenie na raty a korekta kosztów od 2016 r.
Zgodnie z przepisami od 1 stycznia 2016 r. podatnik nie będzie miał obowiązku dokonywania korekty kosztów od wydatków, które nie zostały opłacone w terminie. Dotyczy to również wydatków na ubezpieczenie płatnych w ratach.
Przedsiębiorca powinien mieć na względzie, że jeśli poniósł wydatek w 2015 roku, a korekta kosztu od tego wydatku powinna nastąpić w 2016 roku, wówczas nie należy od niego dokonywać korekty kosztu, bowiem z 1 stycznia 2016 r. obowiązek ten utracił ważność. Wystarczy więc, że przedsiębiorca będzie pamiętać o dokonywaniu comiesięcznych wpłat ubezpieczycielowi i dla rzetelności prowadzenia ksiąg podatkowych uwzględnianiu tych kwot w swojej księgowości.
