Poradnik Przedsiębiorcy

Rzetelność i niewadliwość KPiR

Przedsiębiorcy, którzy opodatkowują swój dochód zgodnie z zasadami ogólnymi (tzn. wg skali podatkowej) lub podatkiem liniowym, zobowiązani są do prowadzenia specjalnej ewidencji, która pozwoli im ustalić podstawę do obliczenia daniny dla urzędu skarbowego. W zależności od wybranej formy działalności oraz formy rozliczeń w takim wypadku księgowość firmy prowadzona jest w oparciu na księgach rachunkowych lub podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR). Bez względu na to, która ewidencja jest tą właściwą, musi być ona prowadzona zgodnie z zasadami określonymi w przepisach podatkowych. Do najważniejszych z nich należą rzetelność i niewadliwość prowadzonych ksiąg.

Zasady prowadzenia KPiR

Jeżeli podatnik jest zobowiązany do prowadzenia księgowości firmy w oparciu na KPiR, właściwym aktem prawnym, w którym powinien poszukiwać wskazówek w tej kwestii, jest Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Można w nim znaleźć m.in. informacje na temat tego, jak dokonywać zapisów w ewidencji, co powinna ona zawierać, jak należy ją broszurować i numerować. Co ważne, inne zasady dotyczą rolników i podatników niebędących rolnikami w rozumieniu par. 2 ust. 2 wskazanego wyżej rozporządzenia.

Zasady prowadzenia KPiR - rzetelność i niewadliwość

W par. 11 rozporządzenia w sprawie KPiR znajduje się zapis mówiący o tym, że ewidencja ta powinna być prowadzona w sposób rzetelny i niewadliwy. Co to dokładnie oznacza? Otóż podatkową księgę przychodów i rozchodów uznaje się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. W przepisach (par. 11 ust. 4 rozporządzenia) określono wiele odstępstw od tej zasady, co sprawia, że nie każdy błąd wiąże się automatycznie z nierzetelnością ewidencji.

 

Par. 11 ust. 4 rozporządzenia w sprawie KPiR

“Księgę uznaje się za rzetelną również, gdy:

1) niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub

2) brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub

3) błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub

4) podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej, lub

5) błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom, o których mowa w § 12 ust. 3.”

 

Za nierzetelną będzie uznana księga przychodów i rozchodów, która:

  • zawiera wpis o zdarzeniu, które w rzeczywistości nie zaistniało (np. na podstawie tzw. pustej faktury),
  • nie zawiera wpisu o zdarzeniu, które rzeczywiście zaistniało (np. nieujawnienie części obrotu),
  • zawiera kwoty inne niż zaistniałe w rzeczywistości (np. zaniżenie obrotu).

Zgodnie z drugim warunkiem - niewadliwością KPiR - powinna ona być prowadzona w oparciu o przepisy rozporządzenia oraz objaśnienia do wzoru księgi. Za wadliwą uznaje się bowiem ewidencję, w której stwierdza się błędy formalne, jak np. niezachowanie formy zbroszurowanej KPiR, brak numeracji poszczególnych kart, czy też brak chronologii.

Zasady prowadzenia KPiR - jaka kara za wadliwość i nierzetelność?

Naczelnym skutkiem nierzetelności lub wadliwości księgi przychodów i rozchodów jest odrzucenie przez organy skarbowe jej mocy dowodowej w postępowaniu podatkowym. Jeżeli chodzi o niespełnienie warunku rzetelności, jest to czyn kwalifikowany zgodnie z art. 61 par. 1 Kodeksu karnego skarbowego jako przestępstwo skarbowe, które podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.

Wadliwość księgi kwalifikuje się natomiast jako wykroczenie skarbowe, dlatego za niedopełnienie tego obowiązku grozi zdecydowanie niższa kara. Może ona przyjąć formę grzywny w wysokości od 1/10 do 20-krotności minimalnego wynagrodzenia lub mandatu do maksymalnie dwukrotności wynagrodzenia.

Co więcej, odrzucenie księgi przychodów i rozchodów może okazać się dla podatnika bardzo niekorzystne, bowiem w takiej sytuacji organ podatkowy ma prawo określić podstawę opodatkowania podatnika przez szacowanie (w oparciu o metody wskazane w art. 23 Ordynacji podatkowej).