W kontekście obecnie dobrowolnego systemu KSeF warto zastanowić się, w jaki sposób należy rozwiązać kwestię, jaką jest poprawna numeracja faktur w KSeF w sytuacji, gdy w trakcie roku podatkowego przedsiębiorca zdecyduje się na rozpoczęcie wystawiania e-faktur. Czy z uwagi na nadawane numery KSeF fakturom istnieje konieczność zmiany dotychczas stosowanej numeracji faktur? Postaramy się odpowiedzieć na tak postawione pytanie.
Zasady numeracji faktur obowiązujące na gruncie ustawy VAT
Nasze rozważania zacznijmy od wskazania, że zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy VAT faktura powinna zawierać kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę. Jest to jeden z obligatoryjnych elementów faktury.
W konsekwencji faktury powinny być tak numerowane, aby zapewnić ciągłość ewidencjonowania wystawianych faktur poprzez ich kolejne numerowanie, jak również umożliwić identyfikację danej faktury. Zachowanie powyższych założeń ciągłości numerowania i możliwości identyfikacji, sposób nadawania numerów poszczególnym fakturom, ustala wyłącznie podatnik, wystawiający te faktury.
Przepisy nie określają, co należy rozumieć przez pojęcie „kolejny”. Jak jednak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 7 lutego 2023 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.603.2022.1.KP), odwołując się do wykładni językowej, „kolejny” to występujący w porządku następczym, jeden po drugim, następny. Chodzi zatem o to, by kolejno następującym po sobie fakturom nadawać numery w porządku chronologicznym. Tym samym prawidłowa jest taka wykładnia art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy, że każda kolejna faktura musi mieć numer o jeden większy od poprzedniego.
Dalej w interpretacji czytamy, że w świetle art. 106e ustawy poprawną metodą jest nadawanie fakturom kolejnych następujących po sobie numerów. Zgodnie bowiem z literalnym brzmieniem ww. przepisu faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać m.in. numer kolejny faktury. Przy wystawianiu faktur powinna więc zostać zachowana chronologia numerowania i powinna ona dotyczyć wszystkich dokumentów będących fakturami. Faktury powinny zawierać m.in. indywidualne numery – według prowadzonej przez podatnika ewidencji.
Numeracja faktur w KSeF a aktualnie obowiązujące regulacje dotyczące e-faktur
Jak wskazaliśmy, obecnie system KSeF ma charakter dobrowolny, jednak podatnik może zdecydować się na stosowanie tego systemu w każdym momencie roku podatkowego. Stosowanie e-faktur nie jest bowiem zastrzeżone dla wystawiania faktur z początkiem danego roku podatkowego.
Jak stanowi art. 106na ustawy VAT, fakturę ustrukturyzowaną (e-fakturę) uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
W myśl art. 106nc ust. 1 ww. ustawy faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego.
Według art. 106nd ust. 2 pkt 8 ustawy VAT Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym służącym do oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur.
Stosowanie dotychczasowej numeracji faktur a numeracja faktur w KSeF
W związku z powyższym należy zastanowić się, co w przypadku gdy podatnik posiadający określoną numerację faktur zdecyduje się na stosowanie systemu KSeF (gdzie faktury są oznaczane specjalnym numerem KSeF).
Po pierwsze wskażmy, że zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów „[w] przypadku sprzedawcy istnieje konieczność przechowywania numeru KSeF z uwagi na wymóg podawania go w ewentualnie wystawianych fakturach korygujących. W przypadku nabywcy przepisy nie nakładają takiego obowiązku jednak w celach dowodowych warto ten numer przechowywać, gdyż fakt nadania tego numeru przesądza o tym, że faktura została wystawiona. Nie przewiduje się dodatkowych obowiązków związanych z raportowaniem numerów KSeF”.
Ponadto z informacji Ministerstwa Finansów z 12 grudnia 2023 roku nr 573461 wynika, że zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług KSeF służy do oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w tym systemie. Każda faktura ustrukturyzowana przyjęta przez KSeF oznaczona zostaje unikalnym, niepowtarzalnym numerem pozwalającym na jej identyfikację w tym systemie. Numer ten jest generowany i przydzielany automatycznie przez KSeF, a następnie zwracany w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO).
Dalej Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że numer przydzielony przez KSeF nie zastępuje numeru faktury nadawanego przez podatnika samodzielnie. Elementem niezbędnym na fakturze jest jej numer, który występuje jako kolejny nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę. Oznacza to, że faktury powinny być tak numerowane, aby zapewnić ciągłość ich ewidencjonowania poprzez ich kolejne numerowanie, jak również umożliwić identyfikację danej faktury.
Numeracja KSeF identyfikuje fakturę ustrukturyzowaną w tym systemie, a nie w dokumentacji księgowej. Numerem obligatoryjnym faktury pozostaje nadal numer nadawany na fakturze przez podatnika, numer KSeF jest tylko numerem identyfikującym ten dokument w KSeF.
Warto również zwrócić uwagę, że zgodnie z § 6 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 roku w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dostęp do faktury ustrukturyzowanej jest możliwy poprzez podanie:
- numeru identyfikującego daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, o którym mowa w art. 106nd ust. 2 pkt 8 ustawy;
- numeru faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy;
- numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy towarów lub usług albo informacji o braku identyfikatora;
- imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług albo informacji o braku tych danych;
- kwoty należności ogółem.
Przywołany przepis odróżnia zatem numer identyfikujący fakturę w KSeF od numeru faktury nadanego przez podatnika (o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy VAT).
W świetle powyższego należy wskazać, że w przypadku, gdy w trakcie roku podatkowego podatnik zdecyduje się na rozpoczęcie korzystania z KSeF i wystawiania e-faktur, nie ma obowiązku dokonywania zmiany dotychczas stosowanej numeracji.
Przyjętą numerację faktur należy stosować w dalszym ciągu, ponieważ numer KSeF służy wyłącznie do identyfikacji faktury w systemie i nie zaburza dotychczas przyjętych oznaczeń.
Mając powyższe na uwadze, należy wskazać na odrębność systemu KSeF, który posługuje się własnymi oznaczeniami stosowanymi do identyfikacji faktur ustrukturyzowanych. Przepisy regulujące KSeF nie kolidują w tym zakresie z regułami dotyczącymi stosowanej numeracji faktur.
