Poradnik Przedsiębiorcy

Doręczanie pism w postępowaniu administracyjnym - czy można kurierem?

Wysyłając pisma do urzędów trzeba to zrobić tak, aby nie przepadł termin, np. na złożenie odwołania zawartego w wysyłanej korespondencji. Nadanie pisma nawet w ostatnim dniu terminu za pośrednictwem Poczty Polskiej jest równoznaczne z zachowaniem terminu. Czy doręczanie pism w postępowaniu administracyjnym lub podatkowym może odbywać się kurierem? Jakie ryzyko się z tym wiąże i jak go uniknąć?

Doręczanie pism Pocztą Polską

Najbezpieczniej jest wysyłać pisma do urzędów Pocztą Polską, listem poleconym. Termin na wniesienie pisma uważa się za zachowany, jeśli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, czyli w placówce Poczty Polskiej S.A. Wynika to zarówno z Ordynacji podatkowej regulującej postępowanie podatkowe (a więc również odwołania od decyzji naczelnika urzędu skarbowego- art. 12 §  6 pkt 2 O.p.)  jak i z Kodeksu postępowania administracyjnego (art. 57 §  5 pkt 2 K.p.a.) .

To Poczta Polska SA pełni w naszym kraju funkcję operatora wyznaczonego, czyli zobowiązanego do świadczenia na terenie całego kraju tzw. powszechnych usług pocztowych, do których zalicza się m.in. przyjmowanie i doręczanie pism (przesyłek listowych poleconych).

Wysłanie w terminie pisma za pośrednictwem Poczty Polskiej SA daje gwarancję tego, że niezależnie od daty faktycznego doręczenia przesyłki, termin zostanie dotrzymany. Doręczanie pism do urzędów Pocztą Polską jest więc najbezpieczniejsze. Ważne, aby przesyłka w postępowaniu administracyjnym lub podatkowym została nadana najpóźniej w ostatnim dniu terminu. Decyduje wtedy data nadania, a nie data doręczenie listu do urzędu.

Wrzucenie pisma do skrzynki nie wystarczy

Czekanie do ostatniego dnia terminu z wysłaniem urzędowego pisma jest też ryzykowne. O ile w większych miejscowościach poczta jest czynna dłużej, są też placówki czynne całą dobę, to w mniejszych miejscowościach zamknięcie placówki np. o godz. 17.00 może spowodować spore problemy. Nic nie da wrzucenie listu do pocztowej skrzynki oddawczej Poczty Polskiej - termin nie będzie uznawany za zachowany z chwilą wrzucenia listu do skrzynki.

“Można powoływać się na terminowe złożenia pisma w placówce operatora (pocztowej), natomiast nie można powoływać się na wykonanie tego obowiązku przez umieszczenie pisma w skrzynce nadawczej, jeżeli data stempla placówki operatora będzie późniejsza, albowiem procedura administracyjna wymaga złożenia pisma w placówce pocztowej”.

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 8 kwietnia 2014 r., sygn. akt III SA/Kr 1153/12.

Doręczanie pism do urzędu kurierem - ryzyka


Przesyłka w postępowaniu administracyjnym lub podatkowym wysłana kurierem może nie dojść w terminie. Doręczanie pism w ten sposób jest więc ryzykowne, ale nie jest zabronione.

Jeśli pismo zostanie nadane u innego niż Poczta Polska operatora pocztowego, to decydująca o zachowaniu terminu nie będzie data jego nadania, tylko data faktycznego doręczenia pisma do urzędu. Jeśli np. dojdzie do opóźnienia w doręczeniu przesyłki, to termin upłynie. Nie będzie można się skutecznie powoływać na to, że firma kurierska zamiast w jeden dzień doręczyła przesyłkę w dwa dni. Nie pomoże też tłumaczenie, że w dniu wysłania przesyłki kurierem termin jeszcze nie upłynął. Decydując się na doręczanie pism w postepowaniu administracyjnym lub podatkowym kurierem, warto wziąć to pod uwagę.

“Oddanie przed upływem przewidzianego prawem terminu pisma w postępowaniu regulowanym przepisami Ordynacji podatkowej w polskiej placówce pocztowej innego operatora, niż wyznaczony w rozumieniu art. 12 § 6 pkt 2 O.p. w zw. z art. 178 ust. 1 Prawa pocztowego, nie skutkuje zachowaniem terminu, gdy pismo dostarczono organowi podatkowemu po jego upływie”

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 1 marca 2018 r., sygn. akt II FSK 510/16

Pocztex a doręczanie pism do urzędu

Powstały wątpliwości, co z kurierem Poczty Polskiej (usługa Pocztex). Czy nadanie pisma Pocztex-em jest równoznaczne z nadaniem go “w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego”? Jedna z firm wysłała pismo w ostatnim dniu terminu za pośrednictwem Pocztex-u, a nie listem poleconym. Spór o to, czy pismo zostało złożone w terminie musiał rozstrzygnąć sąd administracyjny. Sąd uznał, że skorzystanie z Pocztex-u spełnia warunek “nadania w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego”, więc termin był zachowany.

“Dla zachowania warunków określonych w art. 57 § 5 pkt 2 k.p.a. wystarczy, by strona nadała pismo w jakimkolwiek, mieszczącym się na terenie Polski, punkcie obsługi Poczty Polskiej Spółki Akcyjnej, z siedzibą w Warszawie. Przy czym nie ma znaczenia, czy zawierając umowę z Pocztą Polską strona zawarła umowę o świadczenie usługi pocztowej powszechnej, czy też innej usługi pocztowej. Zgłaszająca się do placówki pocztowej Poczty Polskiej strona ma prawo skorzystać z dowolnej usługi pocztowej świadczonej przez ten podmiot i nawet nie musi mieć wiedzy, czy dokonany przez nią wybór dotyczy usługi powszechnej, czy też nie”.

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach z 8 listopada 2017 r., sygn. akt II SA/Ke 568/17.

Doręczanie pism wysyłanych z zagranicy

Czy przesyłka w postępowaniu administracyjnym lub podatkowym może zostać nadana za granicą? Czy decyduje wtedy data jej nadania, czy doręczenia do urzędu?

Jeśli przesyłka w postępowaniu podatkowym (np. odwołanie od decyzji naczelnika urzędu skarbowego) została nadana za granicą, to stosuje się następujące zasady:

  • tylko jeśli nadano ją w kraju należącym do Unii Europejskiej, w placówce pocztowej operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne w tym kraju - to decyduje data nadania (art. 12 § 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej);

  • jeśli nadano ją w kraju należącym do Unii Europejskiej, ale nie w placówce operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne w tym kraju - nie decyduje data nadania, tylko data doręczenia do urzędu skarbowego;

  • jeśli nadano ją za granicą, w kraju nienależącym do Unii Europejskiej - nie decyduje data nadania; można bronić tezy, że decyduje wtedy data przekazania przesyłki przez zagraniczną pocztę - Poczcie Polskiej SA (jeśli takie przekazanie miało miejsce i to Poczta Polska SA ostatecznie doręczyła przesyłkę)

  • przesyłkę można też złożyć za granicą w polskim urzędzie konsularnym - decyduje wtedy data złożenia przesyłki.

Inaczej wygląda doręczanie pism z zagranicy w postępowaniu administracyjnym (np. odwołanie od decyzji odmawiającej udzielenia pozwolenia na budowę). Jeśli przesyłka w postępowaniu administracyjnym została nadana za granicą, to stosuje się następujące zasady:

  • jeśli przesyłka w postępowaniu administracyjnym została  nadana za granicą (nawet, gdy jest to kraj należący do Unii Europejskiej) - nie decyduje data nadania; decyduje wtedy data przekazania przesyłki przez zagraniczną pocztę - Poczcie Polskiej SA (jeżeli takie przekazanie przez zagraniczną pocztę miało miejsce i to Poczta Polska SA ostatecznie doręczyła przesyłkę lub data faktycznego doręczenia do urzędu - gdy przesyłki nie przekazano Poczcie Polskiej)

  • przesyłkę można też złożyć za granicą w polskim urzędzie konsularnym - decyduje wtedy data złożenia przesyłki.

Doręczanie pism wysłanych elektronicznie

Niezależnie od tego, czy pismo jest wysyłanie z Polski, czy z zagranicy, warto skorzystać z możliwości jego złożenia w formie elektronicznej. Termin uznaje się za zachowany, jeżeli pismo zostało wysłane w formie dokumentu elektronicznego do organu podatkowego lub urzędu, a nadawca otrzymał urzędowe poświadczenie odbioru. Doręczanie pism w ten sposób jest więc szybkie.