Poradnik Przedsiębiorcy

Delegacja pracownika - ile może trwać?

Z czym kojarzy się delegacja pracownicza? Zazwyczaj z maksymalnie kilkudniową nieobecnością zatrudnionego w miejscu pracy - szkolenia oraz mityngi biznesowe nie zajmują zwykle więcej niż tydzień. Nie oznacza to, że nie zdarzają się kilkumiesięczne wyjazdy pracownika, których celem jest na przykład inspekcja działań przedsiębiorstwa w dalekich stronach. Zastanówmy się teraz, czy tego typu wyjazd można zakwalifikować jako podróż służbową pracownika.

Podróż służbowa pracownika firmy - definicja

Przy określaniu, czy wyjazd może być uznany za delegację pracownika, trzeba w pierwszej kolejności odnieść się do elementarnej definicji podróży służbowej, której będziemy szukać w Kodeksie pracy, czyli w głównym akcie prawnym dotyczącym spraw pracowniczych.

Co prawda w k.p. na próżno szukać wyrażonej wprost definicji podróży służbowej, jednak można oprzeć się na art. 77(5) par. 1, który wskazuje, że za taką podróż przysługuje zwrot kosztów - ustalając tym samym podstawową cechę delegacji pracowniczej.

Art. 77(5) par. 1 k.p.
“Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.”

Z tego zapisu płynie wniosek, że podróż służbowa jest wyjazdem pracownika poza stałe miejsce pracy lub poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Co więcej, delegacja wyróżnia się tym, że służy wykonaniu jakiegoś służbowego zadania - czyli jest zlecona przez pracodawcę. Jeżeli wszystkie powyższe warunki zostaną spełnione, wtedy mamy do czynienia z wysłaniem w delegację.

Docelowe miejsce delegacji - według Kodeksu pracy - jest jednym z podstawowych kryteriów przy rozważaniach o podróży służbowej. W przypadku gdy podwładny, którego wyłącznym miejscem pracy jest stacjonarne biuro, wyjedzie do pobliskiej miejscowości, by wykonać zlecone zadanie, trzeba rozliczyć delegację. Z kolei jeśli dotyczy to pracownika terenowego, dla którego stałe miejsce pracy jest dużym terenem (np. województwa) i wyjedzie on w podróż w obrębie tego obszaru, to wtedy o delegacji nie może być mowy (np. przedstawiciele handlowi).

Długość delegacji

Kodeks pracy jasno określa więc warunki konieczne do uznania podróży za delegację. Pojawia się jednak kolejna wątpliwość - tym razem związana z czasem trwania takiej podróży służbowej. Czy Kodeks pracy ogranicza ich długość? Nie - zapisów limitujących na próżno szukać w jego artykułach. W konsekwencji oznacza to, że czas trwania podróży służbowej co do zasady jest zupełnie nieistotny z prawnego punktu widzenia.

Pojawiają się jednak głosy rozmaitych ekspertów, którzy utrzymują, że czas trwania delegacji nie powinien przekraczać trzech miesięcy. Powołują się przy tym na poniższy paragraf Kodeksu pracy:

Art. 42 par. 4 k.p.
“Wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.”

To oznacza, że w momencie, gdy pojawią się odstępstwa od podpisanej z zatrudnionym umowy o pracę, wtedy pod paroma wyjątkami - m.in ograniczeniem czasowym do trzech miesięcy - nie jest niezbędna modyfikacja warunków pracy. W tym przypadku alternatywnym rozwiązaniem dla polecenia wyjazdu służbowego okazuje się czasowa zmiana miejsca pracy, którą trzeba umieścić w stosownym aneksie do umowy.

Art. 42 jednak nie ma bezpośredniego odniesienia do podróży służbowej, stanowiącej specyficzną sytuację rodzącą się w obrębie stosunku pracy, dlatego wykorzystanie alternatywnej opcji nie jest takie jasne. Z tego wynika, że pracodawca (w teorii) ma możliwość wysłania podwładnego na trwający np. 4 miesiące wyjazd związany z wykonaniem zadania służbowego i może ją odpowiednio udokumentować oraz rozliczyć jak delegację.