Delegacja a oddelegowanie pracownika - różnice

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Jaka jest różnica między oddelegowaniem a delegację pracownika? Czy faktycznie pojęcia te łatwo odróżnić w praktyce? Delegacja a oddelegowanie pracownika to temat bardzo złożony. W niniejszym artykule zostały ujęte najważniejsze różnice, które w aktualnym stanie prawnym mogą ciągle wzbudzać kontrowersje.

Delegacja a oddelegowanie - wyjaśnienie pojęcia

Definicję ustawową podróży służbowej zawiera art. 77[5] par. 1 kp, który stanowi, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową - czyli tak zwaną delegacją. Należy tutaj podkreślić, że w umowie o pracę zgodnie z art. 29 par. 1 kp pracodawca określa między innymi miejsce wykonywania pracy. W związku z tym, jeżeli pracownik na polecenie pracodawcy, pisemne bądź ustne, wyjeżdża poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy, w celu wykonania określonych zadań służbowych krajowych bądź zagranicznych, to odbywa się to na zasadach delegacji. W takiej sytuacji pracownikowi należeć się będzie należność na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową zgodnie z przepisami określonymi w przepisach prawa. W tym przypadku mamy do czynienia z delegacją. Nie następuje tutaj zmiana miejsca wykonywania pracy, a jedynie zostaje dokonane polecenie przełożonego do odbycia wyjazdu służbowego. Oczywiście polecenie wyjazdu nie może być dorozumiane, musi być jasno sprecyzowane i cel takiej podróży również musi być skonkretyzowany.

Należy tutaj podkreślić, że przepis art. 29 par. 1 kp (o którym wyżej mowa), w którym wymienione są warunki, jakie powinna zawierać umowa o pracę, nie wymaga jednak, by strony uzgodniły jedno stałe miejsce świadczenia pracy. Nie musi to być wskazany dokładny lokal czy pomieszczenie mające stały adres znajdujący się w jednej miejscowości. Wyrok SN z 11.04.2001 r. (I PKN 350/00, OSNP 2003/2/36) określił, iż miejsce wykonywania pracy, jeżeli uzasadnia to rodzaj pracy, może obejmować pewną zamkniętą przestrzeń poza granicami administracyjnymi jednej miejscowości. Pracodawca może w umowie o pracę określić miejsce jej świadczenia np.: rejon kilku województw. Tak też często bywa w przypadku zatrudnienia pracownika na stanowisku handlowca. Z kolei jeżeli pracownik dostaje od przełożonego jasne polecenie wyjazdu służbowego do miejscowości wykraczającej poza zakres umowy o pracę, pracownikowi nie trzeba zmieniać umowy o pracę, w przeciwieństwie do oddelegowania. W przypadku oddelegowania następuje zmiana miejsca pracy i w takiej sytuacji należy zmienić treść umowy o pracę.

Ważne!

Delegacja ma charakter incydentalny, oddelegowanie cechuje stała zmiana miejsca wykonywania pracy.

Wynagrodzenie za pracę w czasie delegacji i oddelegowania

Wynagrodzenie za pracę w delegacji jest, co do zasady, opodatkowane i oskładkowane, niezależnie od tego, czy praca podczas delegacji wykonywana jest w Polsce, czy za granicą. Wszystkie dodatkowe świadczenia związane z delegacją i wypłacane w limitach ustawowych, nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS i podatku.

Z kolei świadczenia wypłacane za pracę za granicą w zależności od okresu oddelegowania i postanowień umowy międzynarodowej są opodatkowane z zasady w Polsce (jeżeli oddelegowanie nie przekracza 183 dni i są spełnione łącznie inne warunki określone w art. 15 ust. 2 umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania) lub za granicą, jeśli oddelegowanie przekracza 183 dni w roku kalendarzowym lub w ciągu kolejnych 12 miesięcy.

Zasadą jest, że świadczenia za pracę za granicą są oskładkowane w kraju oddelegowania zgodnie z przepisami prawa lokalnego. Jednakże należy podkreślić wyjątek, który dotyczy sytuacji oddelegowania do państw UE na okres do 2 lat i uzyskanie w polskim oddziale ZUS potwierdzonego formularza A1 na podstawie art. 12 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004, w takiej sytuacji pracodawca nie potrąca składek z wynagrodzenia pracownika. W związku z tym jeśli pracodawca nie posiada formularza A1, składki powinny być płacone w kraju, w którym praca jest świadczona. Prawo jednak dopuszcza stronom możliwość podpisania porozumienia tak, aby pracownik sam płacił za siebie składki - podstawa prawna art. 21 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009. W wyjątkowych sytuacjach na podstawie porozumienia szczególnego między polskim ZUS-em a instytucją kraju oddelegowania, składki mogą być płacone za oddelegowanego przez okres do 5 lat w Polsce - art. 16 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29.04.2004r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Delegacja a oddelegowanie i zwolnienia podatkowe

W przypadku delegacji wolne od podatku są:

  • diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju z zastrzeżeniem ust. 13 niniejszej ustawy.

W przypadku oddelegowania wolna od podatku jest:

  • część przychodu osób przebywających czasowo za granicą i uzyskujących przychody ze stosunku pracy, za każdy dzień pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w  stosunku pracy w kwocie odpowiadającej 30% diety określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 15 niniejszej ustawy. Do dni takiego pobytu wlicza się: dni pracy, dni rozkładowo wolne od pracy w okresie oddelegowania pracy za granicą (np. sobota, niedziela), dni urlopu wypoczynkowego od pracy.  Do dni pobytu nie zalicza się: dni choroby pracownika, za które pracownik otrzymał zasiłek, okresu korzystania z urlopu wypoczynkowego.

Zwolnienia od składki ZUS i składki zdrowotnej 

W przypadku delegacji wolne od składek ZUS i zdrowotnej są:

  • diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju z zastrzeżeniem pkt 17 niniejszej ustawy.

W przypadku oddelegowania wolne od składek ZUS i zdrowotnej jest:

  • część wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców z wyłączeniem osób wymienionych w art. 18 ust. 12 ustawy - w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemy w sferze budżetowej. Z zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób, stanowiący podstawę wymiaru składek, nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia ustalonego w danym roku kalendarzowym (w 2017 r. jest to kwota 4263,00 zł). Należy tutaj wskazać, że ZUS wypowiedział się, jak należy ustalać dni pracy. Interpretacja oddziału ZUS nr 1281/2014 z 20.11.2014 r. nr WPI/200000/43/1281/2014 wskazuje, że “do dni pobytu wlicza się: dni pracy, dni rozkładowo wolne od pracy w okresie oddelegowania od pracy za granicą (np.: sobota, niedziela). Do dni pobytu nie zalicza się: dni urlopu wypoczynkowego pracownika. Zaznaczyć należy, że inaczej są te dni traktowane w zwolnieniu podatkowym, dni choroby pracownika (wszystkie dni choroby, zarówno te, za które pracownik otrzyma wynagrodzenie chorobowe jaki zasiłek, okresu korzystania z urlopu bezpłatnego)”.

Czasem trudno wyznaczyć granicę między delegacją a oddelegowaniem. Należy tutaj podkreślić, że obie formy wiąże przepis art. 42 § 4 kp i pamiętać, że mają one odmienne cechy i inne świadczenia mają w nich miejsce. Główną cechą oddelegowania jest zmiana warunków umowy bez jej wypowiadania na okres nie dłuższy niż trzy miesiące w roku kalendarzowym. Jeżeli podróż służbowa trwa dłużej, umowę należy zmienić porozumieniem zmieniającym bądź wypowiedzeniem zmieniającym. Podróż służbową wyróżnia natomiast wykonywanie zadania poza stałym miejscem pracy i jej incydentalność. Ponadto w przypadku podróży służbowej pracodawca ma obowiązek pokryć koszty z nią związane np.: noclegi, przejazdy, które są dla pracownika wolne od podatku dochodowego, natomiast przy oddelegowaniu, jeżeli pracodawca kupuje pracownikowi bilety czy wynajmuje mieszkanie, to wartość jest dla pracownika przychodem do opodatkowania.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów