Delegacja a oddelegowanie pracownika - różnice

Jaka jest różnica między oddelegowaniem a delegację pracownika? Czy faktycznie pojęcia te łatwo odróżnić w praktyce? Delegacja a oddelegowanie pracownika to temat bardzo złożony. W niniejszym artykule zostały ujęte najważniejsze różnice, które w aktualnym stanie prawnym mogą ciągle wzbudzać kontrowersje.

Delegacja a oddelegowanie - wyjaśnienie pojęcia

Definicję ustawową podróży służbowej zawiera art. 77[5] par. 1 kp, który stanowi, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową - czyli tak zwaną delegacją. Należy tutaj podkreślić, że w umowie o pracę zgodnie z art. 29 par. 1 kp pracodawca określa między innymi miejsce wykonywania pracy. W związku z tym, jeżeli pracownik na polecenie pracodawcy, pisemne bądź ustne, wyjeżdża poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy, w celu wykonania określonych zadań służbowych krajowych bądź zagranicznych, to odbywa się to na zasadach delegacji. W takiej sytuacji pracownikowi należeć się będzie należność na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową zgodnie z przepisami określonymi w przepisach prawa. W tym przypadku mamy do czynienia z delegacją. Nie następuje tutaj zmiana miejsca wykonywania pracy, a jedynie zostaje dokonane polecenie przełożonego do odbycia wyjazdu służbowego. Oczywiście polecenie wyjazdu nie może być dorozumiane, musi być jasno sprecyzowane i cel takiej podróży również musi być skonkretyzowany.

Należy tutaj podkreślić, że przepis art. 29 par. 1 kp (o którym wyżej mowa), w którym wymienione są warunki, jakie powinna zawierać umowa o pracę, nie wymaga jednak, by strony uzgodniły jedno stałe miejsce świadczenia pracy. Nie musi to być wskazany dokładny lokal czy pomieszczenie mające stały adres znajdujący się w jednej miejscowości. Wyrok SN z 11.04.2001 r. (I PKN 350/00, OSNP 2003/2/36) określił, iż miejsce wykonywania pracy, jeżeli uzasadnia to rodzaj pracy, może obejmować pewną zamkniętą przestrzeń poza granicami administracyjnymi jednej miejscowości. Pracodawca może w umowie o pracę określić miejsce jej świadczenia np.: rejon kilku województw. Tak też często bywa w przypadku zatrudnienia pracownika na stanowisku handlowca. Z kolei jeżeli pracownik dostaje od przełożonego jasne polecenie wyjazdu służbowego do miejscowości wykraczającej poza zakres umowy o pracę, pracownikowi nie trzeba zmieniać umowy o pracę, w przeciwieństwie do oddelegowania. W przypadku oddelegowania następuje zmiana miejsca pracy i w takiej sytuacji należy zmienić treść umowy o pracę.

Wynagrodzenie za pracę w czasie delegacji i oddelegowania

Wynagrodzenie za pracę w delegacji jest, co do zasady, opodatkowane i oskładkowane, niezależnie od tego, czy praca podczas delegacji wykonywana jest w Polsce, czy za granicą. Wszystkie dodatkowe świadczenia związane z delegacją i wypłacane w limitach ustawowych, nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS i podatku.

Z kolei świadczenia wypłacane za pracę za granicą w zależności od okresu oddelegowania i postanowień umowy międzynarodowej są opodatkowane z zasady w Polsce (jeżeli oddelegowanie nie przekracza 183 dni i są spełnione łącznie inne warunki określone w art. 15 ust. 2 umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania) lub za granicą, jeśli oddelegowanie przekracza 183 dni w roku kalendarzowym lub w ciągu kolejnych 12 miesięcy.

Zasadą jest, że świadczenia za pracę za granicą są oskładkowane w kraju oddelegowania zgodnie z przepisami prawa lokalnego. Jednakże należy podkreślić wyjątek, który dotyczy sytuacji oddelegowania do państw UE na okres do 2 lat i uzyskanie w polskim oddziale ZUS potwierdzonego formularza A1 na podstawie art. 12 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004, w takiej sytuacji pracodawca nie potrąca składek z wynagrodzenia pracownika. W związku z tym jeśli pracodawca nie posiada formularza A1, składki powinny być płacone w kraju, w którym praca jest świadczona. Prawo jednak dopuszcza stronom możliwość podpisania porozumienia tak, aby pracownik sam płacił za siebie składki - podstawa prawna art. 21 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009. W wyjątkowych sytuacjach na podstawie porozumienia szczególnego między polskim ZUS-em a instytucją kraju oddelegowania, składki mogą być płacone za oddelegowanego przez okres do 5 lat w Polsce - art. 16 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29.04.2004r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Delegacja a oddelegowanie i zwolnienia podatkowe

W przypadku delegacji wolne od podatku są:

• diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju z zastrzeżeniem ust. 13 niniejszej ustawy.

W przypadku oddelegowania wolna od podatku jest:

• część przychodu osób przebywających czasowo za granicą i uzyskujących przychody ze stosunku pracy, za każdy dzień pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w  stosunku pracy w kwocie odpowiadającej 30% diety określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 15 niniejszej ustawy. Do dni takiego pobytu wlicza się: dni pracy, dni rozkładowo wolne od pracy w okresie oddelegowania pracy za granicą (np. sobota, niedziela), dni urlopu wypoczynkowego od pracy.  Do dni pobytu nie zalicza się: dni choroby pracownika, za które pracownik otrzymał zasiłek, okresu korzystania z urlopu wypoczynkowego.

Zwolnienia od składki ZUS i składki zdrowotnej 

W przypadku delegacji wolne od składek ZUS i zdrowotnej są:

• diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju z zastrzeżeniem pkt 17 niniejszej ustawy.

W przypadku oddelegowania wolne od składek ZUS i zdrowotnej jest:

• część wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców z wyłączeniem osób wymienionych w art. 18 ust. 12 ustawy - w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemy w sferze budżetowej. Z zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób, stanowiący podstawę wymiaru składek, nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia ustalonego w danym roku kalendarzowym (w 2017 r. jest to kwota 4263,00 zł). Należy tutaj wskazać, że ZUS wypowiedział się, jak należy ustalać dni pracy. Interpretacja oddziału ZUS nr 1281/2014 z 20.11.2014 r. nr WPI/200000/43/1281/2014 wskazuje, że “do dni pobytu wlicza się: dni pracy, dni rozkładowo wolne od pracy w okresie oddelegowania od pracy za granicą (np.: sobota, niedziela). Do dni pobytu nie zalicza się: dni urlopu wypoczynkowego pracownika. Zaznaczyć należy, że inaczej są te dni traktowane w zwolnieniu podatkowym, dni choroby pracownika (wszystkie dni choroby, zarówno te, za które pracownik otrzyma wynagrodzenie chorobowe jaki zasiłek, okresu korzystania z urlopu bezpłatnego)”.

Czasem trudno wyznaczyć granicę między delegacją a oddelegowaniem. Należy tutaj podkreślić, że obie formy wiąże przepis art. 42 § 4 kp i pamiętać, że mają one odmienne cechy i inne świadczenia mają w nich miejsce. Główną cechą oddelegowania jest zmiana warunków umowy bez jej wypowiadania na okres nie dłuższy niż trzy miesiące w roku kalendarzowym. Jeżeli podróż służbowa trwa dłużej, umowę należy zmienić porozumieniem zmieniającym bądź wypowiedzeniem zmieniającym. Podróż służbową wyróżnia natomiast wykonywanie zadania poza stałym miejscem pracy i jej incydentalność. Ponadto w przypadku podróży służbowej pracodawca ma obowiązek pokryć koszty z nią związane np.: noclegi, przejazdy, które są dla pracownika wolne od podatku dochodowego, natomiast przy oddelegowaniu, jeżeli pracodawca kupuje pracownikowi bilety czy wynajmuje mieszkanie, to wartość jest dla pracownika przychodem do opodatkowania.