Poradnik Przedsiębiorcy

Delegacje pracownicze a zwrot kosztów wyżywienia

Podróże służbowe wiążą się z różnego rodzaju wydatkami, w tym m.in. kosztami wyżywienia. Co do zasady pracownikowi będącemu w delegacji przysługują diety w wysokości zgodnej z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podróży służbowych. Przedsiębiorca może jednak zdecydować, że zamiast wypłacania diet, pracownikowi zwracane będą koszty wyżywienia na podstawie przedstawionych przez niego rachunków. Jak takie rozwiązanie wpływa na podatek dochodowy?

Diety w podróży służbowej

Obecnie obowiązująca stawka diety krajowej wynosi 30 zł za dobę podróży.

Podstawą wyliczenia diety jest rzeczywisty czas trwania podróży (od momentu jej rozpoczęcia aż do zakończenia). Liczony jest on w sposób ciągły.

Gdy podróż służbowa nie przekracza jednej doby oraz wynosi:

  • mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje;

  • od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety;

  • ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Gdy czas podróży służbowej przekracza dobę, za każdą pełną dobę należy naliczyć dietę w pełnej wysokości, natomiast za niepełną, ale rozpoczętą:

  • do 8 godzin - 50% diety;

  • ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Należy zaznaczyć, że jeżeli pracownik odbywający delegację krajową otrzymał bezpłatnie wyżywienie, kwota diety ulega pomniejszeniu o:

  • 25% diety - śniadanie;

  • 50% diety - obiad;

  • 25% diety - kolacja.

W przypadku służbowych podróży zagranicznych, za każdą dobę pracownikowi należy się dieta w pełnej wysokości, natomiast za niepełną lecz rozpoczętą dobę:

  • do 8 godzin - 1/3 diety;

  • od 8 do 12 godzin - 50% diety;

  • ponad 12 godzin - dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej zależy od państwa docelowego.

Kwotę diety zagranicznej zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia o:

  • śniadanie - 15% diety;

  • obiad - 30% diety;

  • kolacja - 30% diety.

 

Ważne!

Dieta nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Zwrot kosztów wyżywienia ponad limit diet

Zgodnie z kodeksem pracy przedsiębiorca ma prawo ustalić inne, bardziej korzystne dla pracownika zasady rozliczania podróży służbowej. Pracodawca może np. zwracać pracownikowi koszty wyżywienia na podstawie przedstawionych przez pracownika rachunków.

Jeśli ustalenia między pracodawcą a pracownikiem na to pozwalają, kwota zwrotu może być zatem znacznie wyższa niż 30 zł wynikające z ustawowo przysługującej diety.

Warto jednak zaznaczyć, że zwrot kosztów wyżywienia poniesionych przez pracownika w trakcie podróży służbowej korzysta ze zwolnienia przedmiotowego (na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) wyłącznie do wysokości przysługującej diety. Wszelka nadwyżka ponad ustawową kwotę podlegać będzie opodatkowaniu.

Zwrot kosztów wyżywienia - stanowisko organów podatkowych

Organy podatkowe od dłuższego czasu zgodnie twierdziły, że każda kwota ponad ustawowe 30 zł diety, zwracana pracownikowi w ramach zwrotu kosztów wyżywienia, podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Wątpliwości wzbudził natomiast wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (K 7/13), w którym stwierdzono,  że aby  świadczenie powodowało powstanie przychodu:

  • pracownik musi wyrazić na nie zgodę,

  • musi leżeć w interesie pracownika,

  • musi powodować osiągnięcie przez pracownika konkretnej korzyści (przyrost finansowy lub zaoszczędzenia wydatków).

Według tego orzecznictwa wydawać by się mogło, że zwrot kosztów wyżywienia ponad limit diety nie powinien powodować powstania przychodu po stronie pracownika. Odbywana przez pracownika podróż służbowa służy bowiem przede wszystkim interesom pracodawcy, a nie samego pracownika.

Wyrok NSA w sprawie zwrotu kosztów wyżywienia

Wszelkie wątpliwości rozwiał prawomocny wyrok NSA (sygn. II FSK 1516/13) wydany we wrześniu 2015 r.

NSA przyznał rację urzędnikom. Zgodnie z orzecznictwem ze zwolnienia z podatku dochodowego korzystają jedynie diety, a nie zwrot pełnych kosztów wyżywienia.

W swoim wyroku NSA nawiązał również do wcześniej wspomnianego wyroku TK z 8 lipca 2014 r. NSA stwierdził, że pełne wyżywienie w trakcie podróży służbowej leży w interesie pracownika, argumentując to tym, że pracownik musi jeść bez względu na to, czy przebywa w podróży służbowej, czy też w domu.

Jeśli zatem przedsiębiorca zdecyduje się na zwrot swojemu pracownikowi pełnej kwoty wyżywienia, zobowiązany będzie opodatkować kwotę przekraczającą limit diet.