Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty rodzajowe - jako sposób ewidencjonowania wydatków

Osoby prowadzące księgi rachunkowe mogą wyróżnić dwa sposoby ewidencjonowania kosztów działalności: na koncie zespołu 4 „Koszty według rodzajów” oraz na koncie zespołu 5 „Koszty według typów działalności”. Podział kosztów według układu rodzajowego niezbędny jest do stworzenia rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym. Sprawdź, jak ewidencjonowane są koszty rodzajowe!

Koszty operacyjne działalności

Koszty działalności operacyjnej to koszty dotyczące działalności podstawowej danej jednostki. Mogą być ewidencjonowane w księgach rachunkowych na kontach zespołu 4 lub 5 bądź jednocześnie na obu zespołach kont. Jeżeli koszty ewidencjonowane są w zespole 4 (układ rodzajowy), wówczas rachunek zysków i strat sporządzany jest w wariancie porównawczym, natomiast w przypadku zespołu 5 (układ funkcjonalny), według wariantu kalkulacyjnego. W przypadku księgowania kosztów w zespole 4 i 5 jednocześnie możliwy jest wybór sposobu sporządzania rachunku zysków i strat oraz kalkulacji wyniku finansowego. Sposób ewidencji i rozliczania kosztów w danym przedsiębiorstwie jest wskazany w polityce rachunkowości. W dokumencie tym wskazana jest informacja o obowiązującym sposobie rozliczania kosztów – w układzie rodzajowym lub funkcjonalnym bądź za pomocą obu sposobów, a także wybrany wariant rachunku zysków i strat (porównawczy bądź funkcjonalny).

Koszty według rodzajów działalności obejmują koszty operacyjne i koszty zarządu. Same koszty operacyjne dzielimy na koszty działalności:

  • podstawowej (związane bezpośrednio ze sprzedażą towarów i usług),
  • pomocniczej (związane z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa np. koszty mediów, remontów, usług biura rachunkowego, czy opłaty lokalne).

Koszty rodzajowe - zakładowy plan kont

Układ kosztów rodzajowych (zespół czwarty zakładowego planu kont) głównie obejmuje 7 grup kosztów, na których księgowane są koszty związane z:

  • zaopatrzeniem, produkcją i sprzedażą,
  • wynagrodzeniami pracowników,
  • funkcjonowaniem przedsiębiorstwa.

Koszty rodzajowe to tzw. koszty proste bieżącej działalności, które zostały poniesione w danym okresie sprawozdawczym w podziale na ich rodzaj.

W układzie rodzajowym ujmowane są koszty, które zostały faktycznie poniesione w bieżącym okresie sprawozdawczym, bez względu na okres, jakiego dotyczą. Podzielenie kosztów według tego układu umożliwia charakterystykę kosztów, według rodzaju. Układ ten jest niezbędny do ustalenia wyniku ze sprzedaży oraz wyniku finansowego netto. Możliwe jest to poprzez przeniesienie kosztów rodzajowych bezpośrednio na wynik finansowy przez konto 490 „rozliczenie kosztów rodzajowych”. To właśnie ten układ kosztów stosowany jest najczęściej przez przedsiębiorców prowadzących firmy handlowe.

W zespole 4 nie są księgowane koszty takie jak:

  • koszty sprzedanych wyrobów gotowych,
  • koszty sprzedanych usług,
  • wartość sprzedanych towarów w cenie zakupu/nabycia,
  • wartość sprzedanych materiałów w cenie zakupu/nabycia,
  • koszty finansowe, w tym związane z inwestycjami
  • pozostałe koszty operacyjne.
  • Wskazane wyżej koszty są ewidencjonowane w zespole 7 zakładowego planu kont.

Podział kont w układzie rodzajowym kosztów

Koszty rodzajowe księgowane są kontach wynikowych (niebilansowych), które znajdują się w planie kont w zespole czwartym. Konta w układzie rodzajowym w zakładowym planie kont to:

  • amortyzacja (konto 400) – odpisy amortyzacyjne środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (umorzenie środków trwałych),
  • zużycie materiałów i energii (konto 401) – obejmuje wartość materiałów wydanych z magazynu, bądź oddanych do zużycia (w procesie produkcyjnym), bezpośrednio po zakupie (bez magazynowania) oraz koszty energii (elektrycznej, cieplnej, wodnej itp.),
  • usługi obce (konto 402) – na tym koncie ujmowane są koszty usług i robót wykonywanych przez zewnętrzne podmioty na rzecz firmy m.in. usługi remontowe, księgowe, doradcze, transportowe, informatyczne, dzierżawy, pocztowe, bankowe,
  • podatki i opłaty (konto 403) – wszelkie koszty związane z zapłatą podatków i opłat dotyczące działalności (np. podatek od nieruchomości, inne podatki na rzecz miasta i gminy, podatek od środków transportu, opłaty skarbowe, sądowe),
  • wynagrodzenia (konto 404) – ewidencjonowane są tu koszty wynagrodzenia pieniężnego lub ekwiwalenty dla pracowników w kwotach brutto,
  • ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (konto 405) – na tym koncie księgowane są koszty stanowiące narzuty na wynagrodzenia. Należą do nich składki na rzecz świadczeń dla pracowników obciążające pracodawcę (są to m.in. składki emerytalne, składki rentowe, składki wypadkowe, składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, środki przeznaczone na szkolenia pracowników czy ochronę ich zdrowia),
  • pozostałe koszty rodzajowe (konto 409) – konto, do którego zaliczane są pozostałe koszty nieujęte w poprzednich kontach (np. koszty reklamy, koszty podróży służbowych czy ubezpieczenia majątkowe).

Przykład 1.

W maju 2019 roku przedsiębiorstwo produkcyjne prowadzące księgi rachunkowe oraz rozliczające koszty w zespole 4 zakładowego planu kont poniosło następujące koszty:

  • koszt energii elektrycznej hali produkcyjnej i biura,
  • wydanie materiałów do produkcji,
  • podatek od nieruchomości,
  • wynagrodzenie pracowników hali produkcyjnej i zarządu,
  • koszty reklamy.

Na jakich kontach w zespole 4 zostaną zaksięgowane koszty?

Księgowanie powyższych kosztów rodzajowych wyglądać będzie następująco:
koszt energii elektrycznej hali produkcyjnej – zużycie materiałów i energii (konto 401),
wydanie materiałów do produkcji – zużycie materiałów i energii (konto 401),
podatek od nieruchomości – podatki i opłaty (konto 403),
wynagrodzenie pracowników hali produkcyjnej i zarządu – wynagrodzenia (konto 404),
koszty reklamy – pozostałe koszty rodzajowe (konto 409).