Poradnik Przedsiębiorcy

Czy osoba nieprowadząca działalności może wystawić fakturę VAT?

Osoby fizyczne mogą wykonywać określone czynności za wynagrodzeniem na podstawie różnych stosunków prawnych. Nie zawsze aktywność osoby fizycznej musi opierać się na działalności gospodarczej. Podstawą wypłaty wynagrodzenia może być przykładowo umowa zlecenie czy też umowa o dzieło. Często jednak zdarza się, że zleceniodawca (nabywca) prosi o wystawienie faktury VAT. W związku z tym należy postawić sobie pytanie, czy osoba nieprowadząca działalności może wystawić fakturę VAT?

Katalog podmiotów uprawnionych do wystawienia faktury VAT

Aby prawidłowo odpowiedzieć na pytanie postawione w tytule, należy w pierwszej kolejności przeanalizować, jakie podmioty są uprawnione do wystawienia faktury. W tym zakresie konieczne będzie sięgnięcie do treści przepisów ustawy VAT.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy VAT w przypadku wykonywania czynności opodatkowanych podatnicy są zobowiązani do wystawienia z tego tytułu faktury. Jak zatem widać, fakturę może wystawić taki podmiot, który posiada status podatnika VAT.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy VAT podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Natomiast w myśl art. 15 ust. 2 ustawy VAT działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Obejmuje ona w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Dokonując analizy przedstawionej definicji, możemy wskazać, że status podatnika VAT uzależniony jest od okoliczności merytorycznych, a nie formalnych. Nie jest konieczne dla uzyskania statusu podatnika VAT dokonanie rejestracji w CEIDG czy też na formularzu VAT-R na potrzeby podatku VAT w urzędzie skarbowym.

Już z tytułu samego wykorzystywania towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych dana osoba fizyczna staje się podatnikiem podatku VAT.

Podmiotem uprawnionym do wystawienia faktury jest podatnik w rozumieniu ustawy VAT. Dla uzyskania tego statusu nie jest jednak konieczne formalne zarejestrowanie działalności gospodarczej. Status ten uzyskuje się w momencie spełnienia materialnych warunków określonych w ustawie VAT.

Podmioty, które nie są podatnikami podatku VAT

Z przedstawionej definicji wynika, że przesłanką uznania osoby fizycznej za podatnika podatku VAT jest samodzielne wykonywanie działalności gospodarczej

W tym jednak miejscu musimy zaznaczyć, że nie każda samodzielnie wykonywana działalność jest z automatu traktowana jako działalność gospodarcza, w art. 15 ust. 3 i ust. 3a ustawy VAT podano bowiem, iż za wykonywaną samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 1, nie uznaje się czynności:

  • z których tytułu przychody zostały wymienione w art. 12 ust. 1–6 ustawy PIT (chodzi przede wszystkim o umowę o pracę);

  • z których tytułu przychody zostały wymienione w art. 13 pkt 2–9 ustawy PIT (umowy cywilnoprawne typu umowa zlecenie oraz umowa o dzieło), jeżeli z tytułu wykonania tych czynności osoby te są związane ze zlecającym wykonanie tych czynności prawnymi więzami tworzącymi stosunek prawny pomiędzy zlecającym wykonanie czynności i wykonującym zlecane czynności co do warunków ich wykonywania, wynagrodzenia i odpowiedzialności zlecającego wykonanie tych czynności wobec osób trzecich;

  • usług twórców i artystów wykonawców w rozumieniu przepisów o prawie autorskim i prawach pokrewnych, wynagradzanych w formie honorariów za przekazanie lub udzielenie licencji do praw autorskich lub praw artystycznego wykonania albo ich wykonanie, w tym również wynagradzanych za pośrednictwem organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi.

Przykładowo zatem osoba fizyczna wykonująca określoną pracę w oparciu na umowę zlecenie, choć działa w tym zakresie samodzielnie i może wykorzystywać określone przedmioty do celów zarobkowych w sposób ciągły, nie jest podatnikiem podatku VAT. W związku z tym w zakresie swojej aktywności nie jest uprawniona do wystawienia faktury VAT. 

Analogicznie będzie w przypadku osób wykonujących określoną pracę na podstawie umowy o dzieło.

Jeżeli osoba fizyczna wykonuje określone prace za wynagrodzeniem na podstawie stosunku cywilnoprawnego typu umowa zlecenie czy umowa o dzieło, to z tego tytułu nie jest podatnikiem podatku VAT. W konsekwencji nie jest uprawniona do wystawienia faktury VAT.

Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej może wystawić rachunek

Podmioty, które nie są podatnikami VAT i nie mogą wystawić faktury, są natomiast uprawnione do wystawienia rachunku.

Zgodnie z art. 87 § 1 Ordynacji podatkowej, jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Choć powyższy przepis odnosi się do podatników prowadzących działalność gospodarczą, to należy pamiętać, że w tym przypadku chodzi o działalność gospodarczą w rozumieniu Ordynacji podatkowej, a nie w rozumieniu ustawy VAT.

Jak stanowi art. 3 pkt 9 Ordynacji, poprzez działalność gospodarczą rozumie się każdą działalność zarobkową w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców, w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także każdą inną działalność zarobkową wykonywaną we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność – do przedsiębiorców.

Jak widać, przedstawiona definicja ma charakter bardzo szeroki i obejmuje również czynności wykonywane samodzielnie, a więc właśnie działania w ramach umów cywilnoprawnych. To zaś oznacza, że osoba taka nie może wystawić faktury, ale może wystawić rachunek.

Zgodnie z art. 87 § 3 Ordynacji podatkowej podatnicy wymienieni w § 1, od których zażądano rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wystawiają rachunek nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania.

W myśl natomiast rozporządzenia w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi zawiera co najmniej:

  • imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;

  • datę wystawienia i numer kolejny rachunku;

  • określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;

  • ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.

W ww. art. 87 §  4 Ordynacji podatkowej czytamy, że podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy VAT nie wystawiają faktur. Na żądanie zleceniodawcy (podmiotu wypłacającego wynagrodzenie) mogą one wystawić rachunek. Żądanie wystawienia rachunku musi być zgłoszone w ciągu 3 miesięcy, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
Zagadnienie wystawiania faktur VAT przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej jest o tyle skomplikowane, że opiera się na dwóch różnych definicjach działalności gospodarczej zawartych w ustawie VAT oraz Ordynacji podatkowej. Definicje te nie w pełni się pokrywają, co może rodzić wątpliwości, czy w danym przypadku należy wystawić fakturę, czy rachunek.