Cechą charakterystyczną umowy o pracę zawieranej w celu zapewnienia zastępstwa nieobecnego pracownika jest sposób, w jaki określono czas jej obowiązywania – jej trwanie uzależnione jest od zdarzeń dotyczących innego, równocześnie trwającego stosunku pracy łączącego pracodawcę z pracownikiem zastępowanym. Sprawdź, kiedy może nastąpić rozwiązanie umowy na zastępstwo z pracownikiem zastępowanym.
Umowa na zastępstwo
Zgodnie z art. 251 § 4 pkt 1 Kodeksu pracy (kp) umowa o pracę na zastępstwo to umowa zawarta na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, gdy w danym przypadku służy to zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.
Zawieranie umów na zastępstwo nie podlega ograniczeniom określonym w art. 251 § 1 kp, który stanowi, że okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech.
Bez dodatkowych ograniczeń można zawierać umowy na czas określony: w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy; w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym; w celu wykonywania pracy przez okres kadencji; w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie, jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy. W takich przypadkach konieczne jest określenie w umowie o pracę tego celu lub okoliczności, tj. zamieszczenie informacji o przyczynach obiektywnie uzasadniających zawarcie takiej umowy (art. 29 § 11 kp).
Rozwiązanie umowy na zastępstwo
Charakterystycznym dla umowy na zastępstwo sposobem jej rozwiązania jest podjęcie pracy przez pracownika zastępowanego. W postanowieniu Sądu Najwyższego z 13 lutego 2024 roku (I PSK 72/23) wskazano: „Jeżeli termin rozwiązania umowy zawartej na czas określony został oznaczony nie przez wskazanie konkretnej daty kalendarzowej, lecz pośrednio, przez wskazanie zdarzenia, które w przyszłości ma nastąpić w określonym miejscu i czasie, umowa rozwiązuje się w dniu, w którym nastąpiło przewidywane zdarzenie […]. Zatem umowy o pracę na czas zastępstwa nieobecnego pracownika są one zawierane na czas obejmujący tę nieobecność, a umowa na zastępstwo rozwiązuje się z momentem powrotu do pracy zastępowanego pracownika. W sytuacji, gdy data powrotu pracownika, który jest zastępowany, nie jest datą pewną, dopuszczalne jest wyznaczenie końcowego terminu obowiązywania umowy o pracę na zastępstwo w sposób opisowy, uwzględniający specyfikę tej umowy”.
Przykład 1.
Pracownikowi udzielono urlopu bezpłatnego w okresie od 15 kwietnia do 31 lipca 2024 roku. Na ten czas zatrudniono na zastępstwo inną osobę. W związku z tym, że data powrotu pracownika zastępowanego do pracy była z góry znana, w umowie o pracę z pracownikiem zastępującym wskazano okres zastępstwa, a zarazem okres obowiązywania tej umowy, podając, że została ona zawarta na czas określony od 15 kwietnia do 31 lipca 2024 roku.
Przykład 2.
Umowę na zastępstwo zawarto w związku z nieobecnością w pracy pracownika zastępowanego z powodu choroby. Z uwagi na to, że w chwili zawarcia umowy nie był znany dzień powrotu zastępowanego pracownika, w umowie zapisano, iż została ona zawarta na czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika, nie wskazując konkretnego dnia kalendarzowego.
W każdym z przypadków przedstawionych w powyższych przykładach umowa na zastępstwo uległa rozwiązaniu z upływem czasu, na który była zawarta (art. 30 § 1 pkt 4 kp), czyli w związku z powrotem do pracy pracownika zastępowanego. Wydaje się też dopuszczalne takie sformułowanie umowy na zastępstwo, zgodnie z którym stosunek pracy ustanie jeszcze przed zakończeniem nieobecności pracownika zastępowanego poprzez wskazanie krótszego okresu zastępstwa.
Przykład 3.
Nawiązując do przykładu 1., przyjmijmy, że umowę na zastępstwo zawarto nie od 15 kwietnia do 31 lipca 2024 roku, lecz od 15 kwietnia do 30 czerwca 2024 roku, gdyż pracodawca uznał, że w lipcu zastępstwo nieobecnego pracownika nie będzie konieczne. Wówczas umowa na zastępstwo uległa rozwiązaniu 30 czerwca 2024 roku, czyli o miesiąc wcześniej niż okres nieobecności pracownika zastępowanego.
Przykład 4.
Odnosząc się z kolei do stanu faktycznego przedstawionego w przykładzie 2., załóżmy, że strony zawarły umowę na zastępstwo na okres do 20 maja 2024 roku, ponieważ pracodawca przewidywał, że po tym dniu nieobecny pracownik powróci do pracy. Jednak okres nieobecności zastępowanego pracownika trwał również po tej dacie. I w tym przypadku umowa o pracę rozwiązała się więc jeszcze w czasie trwania nieobecności zastępowanego pracownika.
Na marginesie dodajmy, że poza rozwiązaniem umowy na zastępstwo z upływem czasu, na który ją zawarto, stosunek pracy nawiązany w następstwie zawarcia takiej umowy może ustać:
- na mocy porozumienia stron;
- za wypowiedzeniem,
- bez wypowiedzenia,
- z dniem śmierci pracownika;
- z dniem śmierci pracodawcy – jeżeli nie nastąpiło przejęcie pracownika przez nowego pracodawcę na zasadach określonych w art. 231 kp oraz nie ustanowiono zarządu sukcesyjnego z chwilą śmierci pracodawcy zgodnie z Ustawą z dnia 5 lipca 2018 roku o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw;
- z upływem 3 miesięcy nieobecności pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania, chyba że pracodawca rozwiązał wcześniej bez wypowiedzenia umowę o pracę z winy pracownika (art. 30 § 1–3, art. 631 § 1, art. 632 § 1, art. 66 § 1 kp).
Czy umowa na zastępstwo rozwiązuje się, gdy ustaje stosunek pracy z pracownikiem zastępowanym?
Skoro w myśl definicji zamieszczonej w art. 251 § 4 pkt 1 kp umowa na zastępstwo jest umową o pracę zawartą na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, to koniecznym warunkiem istnienia takiej umowy jest trwanie nieobecności zastępowanego pracownika. Z nieobecnością pracownika w pracy mamy do czynienia tylko wtedy, gdy trwa stosunek pracy łączący go z pracodawcą. Jeżeli stosunek pracy ustanie, osoba nieobecna w pracy traci status pracownika, a w konsekwencji nie ma już miejsca jej nieobecność – jako pracownika – w pracy. Tym samym z dniem rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem zastępowanym (nieobecnym w pracy) upływa okres obowiązywania umowy o pracę zawartej w celu zastępstwa tego pracownika. Podobne następstwa będzie miało zakończenie umowy o pracę z pracownikiem zastępowanym w wyniku jej wygaśnięcia.
Przykład 5.
Pracownik zastępowany w czasie jego trwającej usprawiedliwionej nieobecności w pracy wypowiedział umowę o pracę. Po upływie okresu wypowiedzenia umowa o pracę z tym pracownikiem uległa rozwiązaniu 31 sierpnia 2024 roku. W związku z tym również 31 sierpnia 2024 roku rozwiązała się umowa o pracę zawarta na czas określony w celu zastępstwa tego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, gdyż we wspomnianym dniu upłynął okres nieobecności pracownika.
Przykład 6.
Pracodawca i pracownik zastępowany rozwiązali umowę o pracę na mocy porozumienia stron 14 lipca 2024 roku. Zatem w tym samym dniu uległa rozwiązaniu umowa na zastępstwo, którą zawarto w związku z nieobecnością tego pracownika.
Podsumowując, upływ okresu, na który zawarto umowę o pracę na zastępstwo, może nastąpić w chwili powrotu zastępowanego pracownika do pracy, a także przed tym powrotem – jeżeli w umowie określono wcześniejszy dzień jej zakończenia niż dzień, w którym faktycznie nastąpił powrót zastępowanego pracownika. Do rozwiązania umowy o pracę może dojść również z dniem ustania stosunku pracy łączącego pracodawcę z pracownikiem zastępowanym, czy to w następstwie rozwiązania stosunku pracy, czy to jej wygaśnięcia, gdyż w takich przypadkach kończy się nieobecność w pracy zastępowanego pracownika z powodu utraty przez niego statusu strony stosunku pracy (pracownika).
