Jak w każdej dziedzinie gospodarki, tak i w przypadku przedsiębiorców prowadzących biura rachunkowe może dojść do zawarcia umowy z nieuczciwym kontrahentem. W przypadku zaprzestania opłacania zleconej usługi usługodawca ma prawo do wypowiedzenia umowy i zaprzestania wykonywania świadczeń na rzecz dłużnika. Co jednak wówczas zrobić z posiadaną dokumentacją kontrahenta? Czy biuro ma prawo je zatrzymać do czasu opłacenia usługi? Przy tego typu działalności dochodzą jeszcze kwestie skarbowe, ponieważ dokumentacja podatkowa musi być przechowywana minimum 5 lat, w razie, gdyby fiskus chciał przeprowadzić kontrolę podatnika. Czy jednak w chwili wypowiedzenia umowy przez biuro rachunkowe niepłacącemu kontrahentowi przedsiębiorca je prowadzący ma obowiązek wydania dokumentów klienta organom skarbowym? Czym grozi zatrzymanie dokumentów klienta przez biuro rachunkowe? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym artykule.
Prowadzenie usług księgowych – charakter umowy
Nie są rzadkością sytuacje, gdy współpraca z biurem rachunkowym przestaje obowiązywać z powodu nieuregulowania przez kontrahenta umówionego wynagrodzenia. Pół biedy, kiedy klient przyjmie wypowiedzenie umowy, ureguluje zaległości i odbierze swoją dokumentację. Problem pojawia się w sytuacji, gdy kontrahent nie zamierza regulować długu albo nie jest zainteresowany odbiorem dokumentów. Może się również zdarzyć, że po dokumenty księgowe byłego klienta zgłosi się urząd skarbowy. W każdym z opisanym przypadków przedsiębiorca prowadzący biuro powinien poważnie zastanowić się, jak postąpić, ponieważ popełnienie przez niego błędu może wiele go kosztować.
Umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych jest umową starannego działania, a nie umową rezultatu. Oznacza to, że jest ona zbliżona do umowy zlecenia. Charakteryzuje ją należyta staranność i działanie na podstawie zaufania do wykonawcy bez nadzoru zlecającego. Z racji tego, że Kodeks cywilny nie uregulował szczegółowo tego typu umowy, należy uznać, że strony – zgodnie z zasadą swobody umów – stosunki prawne między sobą mogą konstruować w swobodny sposób, byleby zapisy umowne nie sprzeciwiały się obowiązującemu prawu.
Z uwagi na to, że tego typu kontrakty najczęściej zawierane są między przedsiębiorcami, jest to umowa profesjonalnego działania, przy czym owego profesjonalizmu wymaga się od obu stron. Umowa usług księgowych jest przy tym umową wzajemną, w przypadku której świadczenie jednej ze stron ma być odpowiednikiem świadczenia drugiej strony. Biuro rachunkowe zobowiązuje się do świadczenia usług księgowych w zamian za regularnie wypłacane wynagrodzenie.
Czy biuro rachunkowe może rozwiązać umowę, jeżeli klient nie płaci?
Umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych jest umową wzajemną. Prowadzenie usług rachunkowych przez biuro jest ekwiwalentem wynagrodzenia wypłacanego przez klienta. W przypadku, jeżeli jedna ze stron przestaje wypełniać swoje obowiązki, druga strona ma prawo zaprzestać wykonywania swoich zobowiązań i rozwiązać umowę.
Przedsiębiorca, zawierając kontrakt z biurem rachunkowym, jako profesjonalny uczestnik obrotu gospodarczego, ma obowiązek zapoznania się z zawieraną umową. Natomiast w razie, gdyby pewne zapisy kontraktowe były niezrozumiałe lub sprawiały wrażenie bezprawnych, przedsiębiorca powinien skonsultować to z biurem rachunkowym lub z prawnikiem. Podpisując kontrakt, przedsiębiorca godzi się na jego warunki, musi być zatem w pełni świadomy, że będzie regularnie ponosił koszty usług księgowych, a w związku z tym powinien zawczasu zadbać o odpowiednie środki pieniężne potrzebne na wypełnienie swojej części umowy.
Mając powyższe na uwadze, należy uznać, że umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych podlega pod przepis art. 490 § 1 Kodeks cywilny. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli jedna ze stron obowiązana jest spełnić świadczenie wzajemne, a spełnienie świadczenia przez drugą stronę jest wątpliwe ze względu na jej stan majątkowy, strona zobowiązana do wcześniejszego świadczenia może powstrzymać się z jego spełnieniem, dopóki druga strona nie zaoferuje świadczenia wzajemnego lub nie da zabezpieczenia. Oznacza to, że w każdym wypadku, gdy kontrahent zalega z płatnością, a umowa nie stanowi inaczej, biuro rachunkowe ma prawo do zawieszenia świadczenia usług, jak również do rozwiązania zawartej z kontrahentem umowy.
Brak zapłaty za usługi księgowe zatrzymanie dokumentów klienta przez biuro rachunkowe
W sytuacji, gdy klient biura rachunkowego nie płaci za usługi księgowe, biuro ma prawo do zaprzestania świadczenia usług, jak również do rozwiązania umowy. Czy może ono jednak zachować dokumenty klienta mimo jego wezwania do ich wydania? Niestety biuro rachunkowe nie może w ten sposób zabezpieczyć swoich wierzytelności. Nie ma bowiem żadnych podstaw do zatrzymania dokumentów księgowych klienta.
Co do zasady – biuro rachunkowe ma obowiązek przechowywać dokumentację księgową swoich klientów wyłącznie w razie istnienia ważnych umów na prowadzenie ksiąg rachunkowych. Zerwanie przedmiotowej umowy powoduje zatem obowiązek zwrotu dokumentów. Nie zmienia tego nawet wyrażenie zgody przez byłego klienta na dalsze przechowywanie dokumentacji.
Przedsiębiorca prowadzący biuro rachunkowe powinien pamiętać, że próba wymuszenia na kliencie zapłacenia wynagrodzenia poprzez zatrzymanie dokumentów księgowych do czasu uregulowania zaległości może skończyć się dla niego sprawą karną. Odmowa wydania dokumentów może bowiem powodować odpowiedzialność karną z art. 276 Kodeksu karnego. Zgodnie z tym przepisem każdy, kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać – podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 9 sierpnia 2000 roku (sygn. akt: V KKN 208/00), podkreślając, że „zaprzeczenie posiadania dokumentu i przetrzymywanie oraz niewydanie go, mimo żądania, osobie uprawnionej, może stanowić ukrywanie dokumentu w rozumieniu art. 276 KK”.
Zatrzymanie dokumentacji nie może zatem stanowić sankcji wymierzonej przez biuro rachunkowe wobec klienta, który zalega z zapłaceniem wynagrodzenia. Spór o zapłatę powinien być rozstrzygany na drodze sądowej w postępowaniu cywilnym.
Rozwiązanie umowy z klientem a wydanie dokumentów organom skarbowym
Innym problemem, który może pojawić się w praktyce prowadzenia biura rachunkowego, jest sytuacja, kiedy biuro rozwiązało z klientem umowę z powodu zaległości w wynagrodzeniu, a następnie zostało ono wezwane przez organy skarbowe do wydania dokumentacji księgowej klienta. Czy w takim wypadku biuro rachunkowe powinno zastosować się do wezwania organu? Odpowiadając na to pytanie, najlepiej jest oprzeć się o wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 1 sierpnia 2019 roku (sygn. akt: II FSK 2746/17), który dokładnie określił, co w takiej sytuacji należy zrobić.
W sprawie prowadzonej przez NSA biuro rachunkowe posiadało dokumentację księgową spółki za kontrolowany okres, mimo że współpraca między obiema stronami już się zakończyła. Gdy naczelnik organu skarbowego wezwał biuro do udostępnienia tych dokumentów, przedstawiciel biura rachunkowego oświadczył, że nie ma prawnych podstaw do ich przekazania, gdyż kontrolowany podatnik nie jest już klientem biura, a fakt, że nie odebrał on swojej dokumentacji, obciąża wyłącznie podatnika.
Sąd uznał jednak, że biuro rachunkowe nie może odmówić wydania dokumentacji księgowej byłego klienta, który pozostawił taką dokumentację w biurze, nie dokonując zapłaty za usługi. Przedsiębiorca prowadzący biuro rachunkowe wskazywał w swojej argumentacji, że nie ma upoważnienia byłego klienta do wydania dokumentów i w związku z takim wydaniem mogłaby mu grozić odpowiedzialność karna. Sąd stwierdził jednak, że biuro rachunkowe nie może żądać od pracowników organu podatkowego, którzy zwrócili się o wydanie dokumentów – pełnomocnictwa od byłego klienta biura. Wymóg taki nie wynika z przepisów o postępowaniu podatkowym. W ocenie sądu niezależnie od okoliczności sprawy, biuro rachunkowe ma obowiązek wydać na żądanie organu podatkowego dokumentację podatnika, nawet jeśli stron nie łączy już żadna umowa, ale łączą nadal nieuregulowane płatności. Sąd swoje stanowisko uzasadniał w ten sposób, że „między rachunkowością a prawem podatkowym istnieje jedynie związek techniczno-formalny, sprowadzający się do korzystania przez te dwa systemy prawa z tej samej ewidencji, tj. ksiąg rachunkowych. Bez znaczenia jest zatem formalne (wynikające z dokumentów zgłoszeniowych) miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej, skoro nie ulega wątpliwości, że faktycznie jest ona przechowywana u strony skarżącej (red. w siedzibie biura rachunkowego). Bez znaczenia jest również fakt zdekompletowania przedmiotowej dokumentacji (część została wydana już uprzednio córce prezesa kontrolowanej spółki – klienta biura). Biuro rachunkowe powinno – na wezwanie organu – wydać żądaną dokumentację w takim stanie, w jakim ją posiada”.
Dodatkowo NSA podtrzymał stanowisko organu podatkowego, który nałożył na biuro rachunkowe karę pieniężną za niewywiązanie się z nałożonego na nie obowiązku administracyjnego na podstawie art. 262 § 3 pkt 3 Ordynacji podatkowej. Zgodnie z tym przepisem osoby, którym podatnik zlecił prowadzenie lub przechowanie ksiąg podatkowych bądź dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach (biura rachunkowe), mogą zostać ukarane karą pieniężną, jeżeli osoby te bezzasadnie odmówią okazania lub nie przedstawią w wyznaczonym terminie ksiąg rachunkowych bądź dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach. Zgodnie z przepisem kara może wynosić maksymalnie 2800 zł. Jednak zgodnie z obwieszczeniem Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 6 sierpnia 2021 roku (M.P. z 2021 roku poz. 735) wysokość kwoty na rok 2022 wynosi 3000 zł.
Podsumowując, przypadku braku systematycznego regulowania wynagrodzenia za prowadzenie ksiąg rachunkowych biuro rachunkowe ma prawo zaprzestać świadczenia swoich usług, a także zerwać umowę. W takiej sytuacji obowiązkiem biura jest niezwłoczne wydanie klientowi jego dokumentacji księgowej. Biuro nie może zatrzymać tych dokumentów, broniąc się, że jest gotowe je wydać dopiero po uregulowaniu przez klienta zaległości. Niewydanie dokumentacji w takim wypadku może stanowić przestępstwo. Podobnie jest w przypadku gdy organ skarbowy wzywa biuro rachunkowe do wydania dokumentacji byłego klienta, z którym biuro zerwało już umowę. Ordynacja podatkowa nakłada w takiej sytuacji bezwzględny obowiązek wydania dokumentacji. Uchylanie się od tego obowiązku grozi właścicielowi biura karą administracyjną nawet do 3000 zł.
