Poradnik Przedsiębiorcy

Profil zaufany a podpis elektroniczny. Czym się różnią?

Każdy wniosek składany przez internet do organów państwowych, np. do urzędu skarbowego, do ZUS-u musi być podpisany. Wiele spraw można załatwić przez internet, korzystając z profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Co zatem różni podpis elektroniczny a profil zaufany?

Zarówno podpis elektroniczny, jak i ePUAP są podpisami potwierdzającymi tożsamość. Do głównych zalet posiadania e-podpisów można zaliczyć możliwość załatwienia danej sprawy o każdej porze. Co zatem różni podpis elektroniczny i profil zaufany?

Definicje, czyli co jest czym?

Profil zaufany (eGo) - jest podpisem potwierdzającym tożsamość (przypisanym do konkretnego numeru PESEL) w kontaktach on-line z urzędami. To produkt niekomercyjny.

ePUAP - to elektroniczna platforma usług administracji publicznej, za pomocą której obywatele mogą załatwiać sprawy urzędowe za pośrednictwem internetu.

Posiadanie konta na platformie ePUAP nie jest wymagane do założenia profilu zaufanego.

Podpis elektroniczny - to dane (identyfikujące konkretną osobę) w postaci elektronicznej, które służa jako podpis równoważny podpisowi własnoręcznemu. To produkt komercyjny.

Kwalifikowany podpis elektroniczny - zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Profil zaufany a podpis elektroniczny - co je różni?

Zastosowanie:

Profil zaufany znajduje zastosowanie jedynie w załatwianiu spraw urzędowych online (np. przez ePUAP, obywatel.gov.pl, PUE ZUS, praca.gov.pl) - czyli na platformach urzędowych.

Kwalifikowany podpis elektroniczny ma szersze zastosowanie, ponieważ z jego użyciem można zarówno załatwić sprawy urzędowe, jak i np. podpisywać niektóre dokumenty komputerowe (np. PDF, WORD) czy e-maile.

Odpłatność:

Profil zaufany jest bezpłatny.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest płatny.

Ważność:

Profil zaufany jest ważny 3 lata. Po tym czasie można bezpłatnie przedłużyć ważność profilu zaufanego.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest ważny 1 rok lub 2 lata. Po tym czasie można odpłatnie przedłużyć jego ważność (opłata jest niższa niż przy kupnie podpisu elektronicznego).

Bez względu na różnice, warto mieć jeden z “podpisów online”: czy to podpis elektroniczny, czy profil zaufany. Zalety tego rozwiązania to przede wszystkim:

  • możliwość załatwiania spraw nie tylko od 8.00 do 16.00, ale przez 24 godziny na dobę,

  • brak konieczności osobistego stawiania się w urzędzie,

  • oszczędność czasu (na dojazd do urzędów), pieniędzy (na wydruki papierowe, wysyłki) oraz nerwów (podczas stania w kolejce).

Jak uzyskać profil zaufany?

Aby uzyskać profil zaufany należy:

  1. założyć konto na portalu “profil zaufany”,

  2. złożyć wniosek o potwierdzenie profilu,

  3. w ciągu 14 dni od dnia złożenia wniosku zgłosić się osobiście z dokumentem tożsamości w tzw. Punkcie Potwierdzającym (np. ZUS, urząd skarbowy), aby potwierdzić wniosek. Listę punktów potwierdzających można znaleźć na stronie: https://pz.gov.pl/pz/confirmationPointAddressesList

Profil zaufany można również w całości założyć bez wychodzenia z domu - w tym celu potwierdzenie wniosku należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub za pośrednictwem bankowości elektronicznej, w bankach które oferują usługę zakładania profilu zaufanego.

Informacje, jakie zawiera profil zaufany, to przede wszystkim imię, nazwisko, e-mail, PESEL i identyfikator użytkownika, czyli login.

Założenie oraz korzystanie z profilu zaufanego jest bezpłatne, a jego ważność trwa 3 lata od dnia podpisania wniosku. Po tym okresie można przedłużyć ważność profilu zaufanego.

Jak podpisać dokument profilem zaufanym?

Gdy wypełniamy dany dokument przez internet (np. na ePUAP), możemy odnaleźć opcję “podpisz profilem zaufanym”.

Po kliknięciu danej opcji następuje przekierowanie do strony logowania profilu zaufanego.

Po zalogowaniu (uwierzytelnieniu) do profilu zaufanego użytkownik zostaje przekierowany na stronę do podpisu dokumentu.

Po naciśnięciu przycisku “podpis profilem zaufanym” uruchomiona zostaje strona autoryzacji podpisania dokumentu profilem zaufanym, gdzie należy wprowadzić kod autoryzacyjny przesłany przez system na wskazany w profilu zewnętrznym (podany przez nas wcześniej) kanał autoryzacji, np. SMS, e-mail.

Poprawne zakończenie procesu podpisania dokumentu zakończy się przekierowaniem z powrotem do systemu klienckiego.

Jakie sprawy można załatwić z wykorzystaniem profilu zaufanego?

Za pośrednictwem profilu zaufanego można załatwić m.in:

  • sprawy związane z rejestracją firmy - podpisać wniosek o wpis do KRS, w CEIDG, w KRS,

  • sprawy związane ze zmianą danych firmy - zgłoszenie zmian w CEIDG adresu, nazwy firmy, likwidacji czy zawieszenia przedsiębiorstwa,

  • sprawy w ZUS, np.:

    1. podpisać wniosek o otrzymanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek,

    2. zgłosić i wyrejestrować ubezpieczonych,

    3. udzielić pełnomocnictwo w zakresie relacji z ZUS,

    4. sprawdzić salda składek,

    5. umówić się na wizytę w ZUS-ie,

  • sprawy w urzędzie skarbowym, np.

    1. zgłosić zmianę formy opodatkowania za pośrednictwem CEIDG,

    2. podpisać i złożyć deklaracje: PIT-WZ, PIT-OP, PIT-37, PIT-38, JPK_VAT,

    3. zarejestrować kasę fiskalną,

    4. ustanowić pełnomocnika do podpisywania deklaracji elektronicznej,

    5. złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach.

Do jednego konta na ePUAP dostęp może mieć kilka osób - jest to przydatne rozwiązanie, gdy dany dokument wymaga podpisu co najmniej dwóch osób.

Aby z jednego konta mogło korzystać wiele osób i np. podpisać ten sam dokument, każda z nich musi być zarejestrowana w ePUAP.

Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny?

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest narzędziem komercyjnym, można go kupić u certyfikowanych dostawców, nadzorowanych przez Ministerstwo Cyfryzacji. Listę dostawców można znaleźć na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert).

Wysokość opłaty ustalana jest przez podmioty oferujące podpis elektroniczny - cena zależy od długości ważności certyfikatu (rok lub dwa lata) oraz rodzaju urządzenia do składania podpisu elektronicznego (czytnik kart USB, token USB lub PCMCIA).

Kupując kwalifikowany podpis elektroniczny, należy:

  • podpisać z dostawcą tzw. umowę subskrypcyjną - jej warunki określa kodeks postępowania certyfikacyjnego lub polityka certyfikacji,

  • stawić się osobiście w centrum certyfikacji z dokumentem tożsamości - aby dostawca mógł potwierdzić tożsamość kupującego,

  • zainstalować otrzymane oprogramowanie.

Uwaga!

Zakup kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla celów firmowych można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Wymaganie prawne co do bezpiecznego kwalifikowanego podpisu elektronicznego można odnaleźć w tzw. Rozporządzeniu eIDAS, czyli rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego (...) w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE.