Poradnik Przedsiębiorcy

Skuteczne doręczenie – czym jest i na czym polega?

Doręczanie pism wydawałoby się stosunkowo prostym zadaniem, jednakże w praktyce to zagadnienie wywołuje wiele trudności. W niektórych przypadkach dla skuteczności doręczenia wystarczające jest dwukrotne awizowanie nadanej przesyłki. Skuteczne doręczenie przesyłek ma niebagatelne znaczenie, od daty doręczenia biegną bowiem terminy do podejmowania określonych czynności prawnych, takich jak na przykład wnoszenie środków zaskarżenia.

Adresat musi mieć możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia

Przepisy Kodeksu cywilnego, które znajdują zastosowanie w przypadku spraw cywilnych (na przykład w relacjach i sporach pomiędzy przedsiębiorcami czy w przypadku spraw pracowniczych), nie pozostawiają wątpliwości: oświadczenie woli jest złożone z chwilą, w której doszło do adresata oświadczenia w taki sposób, że osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią. 

Przepis art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego
„Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej”.

Interpretacja tego przepisu jednakże nie jest łatwa, gdyż potencjalnych sposobów doręczenia oświadczenia woli mogłyby być dziesiątki. Z pomocą przychodzą przepisy Kodeksu postępowania cywilnego, regulującego sposoby doręczenia przesyłek sądowych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, można wyróżnić dwa rodzaje doręczeń:

  1. właściwe – doręczenie dokonane bezpośrednio i osobiście do rąk adresata przesyłki;

  2. zastępcze – w przypadku, w którym adresat przesyłki nie odbiera przesyłki albo nie może jej odebrać.

Doręczenie przesyłek jest dokonywane w różny sposób:

  • przez operatora pocztowego (obecnie jest to Poczta Polska),

  • przez pracowników sądu,

  • przez sądową służbę doręczeniową,

  • przez komornika sądowego,

  • w formie elektronicznej (w przypadku elektronicznego postępowania upominawczego).

W przypadku osób pełnoletnich doręczanie przesyłek winno być dokonywane stronie osobiście. Jeśli ustanowiła ona pełnomocnika, wówczas doręczenie musi być bezwzględnie dokonane na jego adres – zaniechanie tego obowiązku jest uznawane za naruszenie przepisów procedury cywilnej (por. postanowienie SN z 24 sierpnia 2007 r., wydane w sprawie o sygn. I CZ 97/07).

Przepis art. 133 Kodeksu postępowania cywilnego 
„§ 1. Jeżeli stroną jest osoba fizyczna, doręczenia dokonuje się jej osobiście, a gdy nie ma ona zdolności procesowej – jej przedstawicielowi ustawowemu. 
§ 2. Pisma procesowe lub orzeczenia dla osoby prawnej, jak również dla organizacji, która nie ma osobowości prawnej, doręcza się organowi uprawnionemu do reprezentowania ich przed sądem lub do rąk pracownika upoważnionego do odbioru pism. 
§ 2a. Pisma procesowe dla przedsiębiorców i wspólników spółek handlowych, wpisanych do rejestru sądowego albo Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), doręcza się na adres udostępniany w rejestrze albo CEIDG, chyba że strona wskazała inny adres dla doręczeń. Jeżeli ostatni udostępniony adres został wykreślony jako niezgodny z rzeczywistym stanem rzeczy i nie zgłoszono wniosku o wpis nowego adresu, który podlegałby udostępnieniu, adres wykreślony jest uważany za adres udostępniony w rejestrze albo CEIDG. 
§ 2b. (uchylony)
§ 2c. Pisma procesowe lub orzeczenia dla osób reprezentujących podmiot wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego, likwidatorów, prokurentów, członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu doręcza się na adres do doręczeń wskazany zgodnie z przepisami art. 19a ust. 5–5b i 5d ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2018 r. poz. 986).
§ 3. Jeżeli ustanowiono pełnomocnika procesowego lub osobę upoważnioną do odbioru pism sądowych, doręczenia należy dokonać tym osobom. Jednakże Skarbowi Państwa doręczenia dokonuje się zawsze w sposób określony w § 2”

Odnośnie do miejsca doręczenia należy wskazać, że zazwyczaj to strona decyduje o tym, pod jaki adres ma być wysyłana korespondencja, podając konkretne dane adresowe. Co do zasady, doręczeń dokonuje się w mieszkaniu, w miejscu pracy lub tam, gdzie znajduje się adresat. 

Obowiązkiem strony w postępowaniu sądowym jest informowanie sądu o każdej zmianie adresu korespondencyjnego (por. postanowienie SN 10 listopada 2010 r., wydane w sprawie o sygn. II CZ 116/10). Jeśli strona zaniedba tego obowiązku, wówczas przesyłkę pozostawia się w aktach ze skutkiem doręczenia, chyba że nowy adres jest znany sądowi z urzędu.

W przypadku osób zamieszkałych za granicą mają one obowiązek wskazania w Polsce pełnomocnika do doręczeń, którego zadaniem będzie odbieranie kierowanej do strony korespondencji.

W przypadku przedsiębiorców doręczenia przesyłek są dokonywane na adres wskazany w odpowiednim rejestrze (CEIDG lub KRS). Na przedsiębiorcy ciąży obowiązek aktualizacji danych adresowych w przypadku ich zmiany – jeśli przedsiębiorca nie wskaże w rejestrze nowego adresu, dostarczenie pod poprzedni adres jest uznawane za skuteczne doręczenie.

Analogiczny obowiązek dotyczy przedsiębiorców, którzy mają bezwzględny obowiązek aktualizowania adresu swojej siedziby w stosownym rejestrze (Krajowym Rejestrze Sądowym lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – w zależności od rodzaju prowadzonej działalności).

Warto pamiętać, że jeśli adresat przesyłki odmówi odbioru pisma, wówczas przesyłka zostanie uznana za doręczoną.

Doręczenie innej osobie też może być skuteczne

Jeśli doręczenie bezpośrednie nie jest możliwe, wówczas zastosowanie znajdą przepisy o doręczeniu zastępczym. Może ono przybrać dwie formy:

  1. doręczenie innej niż adresat osobie,

  2. doręczenie poprzez awizowanie.

W przypadku innej osoby może być to dorosły domownik, osoba zatrudniona w administracji domu, sołtys i dozorca domu, a w przypadku miejsca pracy – osoba upoważniona do odbioru korespondencji.

W przypadku doręczenia przesyłki osobie innej niż adresat, musi się ona zobowiązać do oddania przesyłki adresatowi oraz nie może być jego przeciwnikiem w sprawie, której przesyłka dotyczy.

Gdy również doręczenie zastępcze okaże się niemożliwe, przychodzi kolej na pozostawienie przesyłki w urzędzie pocztowym albo urzędzie gminy. Na drzwiach mieszkania adresata lub w należącej do niego skrzynce pocztowej należy pozostawić zawiadomienie o przesyłce (awizo). Awizowana przesyłka winna być odebrana w terminie siedmiu dni od daty zawiadomienia, a w razie upływu tego terminu konieczne jest pozostawienie kolejnego awiza. Łączny czas awizowania przesyłki wynosi 14 dni – po bezskutecznym upływie tego terminu sąd uzna to za skuteczne doręczenie.

Skuteczne doręczenie - gdy adresat nie otrzyma awiza

Jak wspomniano powyżej, doręczenie zastępcze – do rąk innej osoby albo poprzez podwójne awizowanie – wiąże się z domniemaniem, że przesyłka w rzeczywistości została doręczona jej adresatowi. Domniemanie to stanowi fikcję prawną i jest możliwe do obalenia, o ile adresat wykaże, że w rzeczywistości nie otrzymał przesyłki i co za tym idzie, nie mógł zapoznać się skutecznie z jej treścią (por np. postanowienie SN z 4 września 1970 r., wydane w sprawie o sygn. I PZ 53/70, postanowienie SN z 12 stycznia 1973 r., wydane w sprawie o sygn. I CZ 157/72, postanowienie SN z 8 marca 2005 r., wydane w sprawie o sygn. IV CZ 6/05).

Jeśli adresat nie otrzymał nadanej do niego przesyłki (np. zostanie ona doręczona domownikowi, który nie przekazał jej adresatowi), a doręczenie przesyłki rozpoczynało bieg terminu do podjęcia określonej czynności (np. wniesienia apelacji), adresat przesyłki ma prawo do złożenia wniosku o przywrócenie terminu do podjęcia czynności. Wniosek składa się w terminie 7 dni od daty ustania przyczyny uchybienia terminu. Należy w nim wykazać, z jakiego powodu termin został uchybiony. Równocześnie z wnioskiem konieczne jest dokonanie spóźnionej czynności (np. wniesienie apelacji).

Jeśli skuteczne doręczenie przesyłki nie nastąpiło dlatego, że powód podał sądowi niewłaściwy adres pozwanego, wówczas doręczenie nie może być uznane za skuteczne. W konsekwencji terminy do wniesienia środków zaskarżenia nie rozpoczynają swojego biegu i nie ma konieczności składania wniosku o przywrócenie terminu (por. postanowienie SN z 18 marca 2009 r., IV CNP 87/08).