Poradnik Przedsiębiorcy

Fikcyjne doręczenie - czym się charakteryzuje?

Korespondencję należy odbierać. Tłumaczenie, że nie można było tego zrobić, „bo byłem na urlopie”, niewiele pomoże – list zostanie i tak uznany za skutecznie doręczony. Przedstawiamy zasady doręczania korespondencji z sądów i urzędów do osób fizycznych, w tym prowadzących działalność gospodarcząFikcyjne doręczenie - kiedy obowiązuje? 

Kto może odebrać korespondencję?

Korespondencję może oczywiście odebrać jej adresat (tzw. doręczenie właściwe). Jeśli w sądzie czy w urzędzie nie podano innego adresu, to korespondencja do osób fizycznych jest wysyłana na adres miejsca zamieszkania. Dopiero przy trudnościach z doręczeniem na ten adres, można doręczyć ją w miejscu pracy (o ile taki adres jest na kopercie – nie decyduje o tym listonosz, tylko nadawca!) lub tam, gdzie się adresata zastanie.

Jeśli listonosz nie zastanie adresata w mieszkaniu, może zostawić list dorosłemu domownikowi. Teoretycznie może go zostawić też dozorcy domu lub sołtysowi, ale w praktyce zdarza się to niezbyt często. Pismo w postępowaniu administracyjnym listonosz może też zostawić sąsiadowi adresata (art. 43 Kodeksu postępowania administracyjnego) Warunkiem pozostawienia korespondencji jednej z tych osób jest to, że nie są one przeciwnikami adresata w sprawie i podjęły się oddania mu pisma.

Awizo w skrzynce

Jeśli listonosz nie zastanie w mieszkaniu adresata ani pełnoletniego domownika, to wrzuca do skrzynki pocztowej tzw. awizo. W razie braku skrzynki może je zostawić w drzwiach.

Na awizo znajduje się informacja, na jakiej poczcie i do kiedy list można odebrać. Termin na pierwszym awizo wynosi siedem dni. Jeśli przesyłka nie zostanie odebrana, to do skrzynki zostanie wrzucone drugie awizo – z kolejnym siedmiodniowym terminem. Łącznie jest więc czternaście dni na odebranie listu na poczcie. Fikcyjne doręczenie występuje w przypadku dwukrotnego nieodebrania awiza. W przypadku korespondencji wysłanej w postępowaniu administracyjnym, już w pierwszym awizo podany jest ostateczny, 14-dniowy termin na odbiór listu na poczcie.

Fikcyjne doręczenie 

Co jeśli mimo dwukrotnego pozostawienia awizo, list nie zostanie odebrany na poczcie? Nieodebrany z poczty mimo dwukrotnego awizowania list będzie traktowany tak, jakby został skutecznie doręczony w ostatnim dniu na jego odbiór (fikcyjne doręczenie, tzw. doręczenie zastępcze). Chodzi o to, żeby nie blokować postępowań sądowych czy administracyjnych tylko z tego powodu, że adresat nie odbiera korespondencji.

Datą doręczenia w trybie doręczenia zastępczego jest dzień, w którym upłynął termin do odbioru złożonego na poczcie lub innej placówce doręczającego pisma. Będzie to wprawdzie tylko postać fikcji prawnej doręczenia, ale fikcyjne doręczenie pociąga za sobą wszelkie skutki doręczenia – uznał Sąd Najwyższy w postanowieniu z 12 marca 2015 r., sygn. akt I CZ 6/15.

Przykład 1.

Na adres Jana Kowalskiego został wysłany z sądu nakaz zapłaty, zobowiązujący go do zapłaty 10 000 zł. 1 marca listonosz nie zastał adresata, bo ten wyjechał na 2-tygodniowy urlop. Listonosz zostawił więc w skrzynce pierwsze awizo (z terminem odbioru do 8 marca), a tydzień później – drugie awizo (z terminem odbioru 15 marca). Jan Kowalski po powrocie z urlopu wyjął ze skrzynki awizo i 16 marca udał się na pocztę. Tam dowiedział się, że termin odbioru listu upłynął 15 marca i list  został zwrócony do nadawcy. List jest traktowany jako skutecznie doręczony (fikcyjne doręczenie) 15 marca. Od tego dnia sąd zaczyna naliczać Janowi Kowalskiemu 14-dniowy termin na zaskarżenie nakazu zapłaty. Jeśli Jan Kowalski nakazu w tym terminie nie zaskarży, to uprawomocni się on.

Co zrobić, gdy upłynął termin na odbiór awizowanego listu?

Jeśli termin odbioru awizowanego listu upłynął, należy:

  • jak najszybciej udać się na pocztę (mimo upływu terminu do odbioru listu) i poprosić o ustalenie, kto był nadawcą listu; pracownicy poczty mogą to zrobić, sprawdzając numer przesyłki (jest widoczny na awizo) w wewnętrznym systemie poczty;

  • skontaktować się jak najszybciej z nadawcą (zadzwonić do sądu, urzędu) i ustalić, w jakiej sprawie została nadana do nas korespondencja i czego dotyczy;

  • jak najszybciej odebrać korespondencję w sądzie lub urzędzie, tak żeby mieć szanse na dotrzymanie terminu wskazanego w piśmie, które jest już uznawane za skutecznie doręczone (termin już biegnie!).

Odmowa odebrania przesyłki

Zdarza się, że adresat przesyłki oświadcza listonoszowi, który chce mu doręczyć list z sądu czy urzędu, że tego listu nie odbierze. Jakie będą skutki odmowy odebrania korespondencji?

Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma, doręczenie uważa się za dokonane. W takim przypadku doręczający zwraca pismo do sądu z adnotacją o odmowie jego przyjęcia (art. 139 § 2 kpc). Podobnie jak w przypadku braku odbioru dwukrotnie awizowanej przesyłki, również taki list będzie traktowany tak, jakby został odebrany (fikcyjne doręczenie). Za datę odbioru będzie uznawany dzień, w którym adresat odmówił przyjęcia listu.

Wskazówka:

Jeśli celem adresata nie jest odmowa odebrania przesyłki, a chce on tylko zyskać na czasie i woli, żeby listonosz zostawił w skrzynce awizo – to trzeba to wyraźnie powiedzieć listonoszowi, prosząc go o wypisanie awiza. Jeśli listonosz zamiast zostawić awizo zamieści na liście adnotację o odmowie przyjęcia przesyłki, to przesyłka zostanie zwrócona do nadawcy i będzie uznawana za skutecznie doręczoną!

Zmieniasz adres? Poinformuj o tym!

Jeśli w trakcie trwania postępowania przed sądem lub urzędem strona zmienia swój adres, musi o tym poinformować sąd (lub urząd). Zaniedbanie tego będzie miało poważne konsekwencje. Co zrobić by nie zadziałało fikcyjne doręczenie?

List (np. zawiadomienie o terminie rozprawy) wysłany na stary adres wróci do sądu z adnotacją „adresat wyprowadził się”. Ponieważ nastąpiło to już w trakcie postępowania, na adres, na który już wcześniej wysyłano do strony korespondencję, to sąd nie będzie sam ustalał nowego adresu. Znowu zadziała fikcyjne doręczenie. List wróci do nadawcy, a ten zostawi go w aktach sprawy i  będzie traktować list tak, jakby został on skutecznie doręczony. Fikcyjne doręczenie nie nastąpi w przypadku kiedy sąd zna nowy adres.

Wyjeżdżasz? Zostaw pełnomocnictwo pocztowe!

Z odbiorem na poczcie awizowanych listów z sądów i urzędów może być problem, gdy zamiast adresata ma to zrobić upoważniona przez niego osoba. Wysłanie na pocztę np. członka rodziny po odbiór pisma z sądu niewiele pomoże – mimo że adres w dowodzie osobistym będzie ten sam. Pracownik poczty nie wyda takiej przesyłki.

Żeby uniknąć takich problemów, i nie nastąpiło fikcyjne doręczenie - należy na poczcie udzielić pełnomocnictwa pocztowego do odbioru korespondencji. Przy udzielaniu pełnomocnictwa nie musi być obecna osoba, która będzie pełnomocnikiem. Konieczna jest natomiast osobista obecność osoby udzielającej pełnomocnictwo – bo musi ona je podpisać w obecności pracownika poczty. Potrzebne będą następujące dane pełnomocnika: imię, nazwisko, numer dokumentu tożsamości. Na druku zaznacza się zakres pełnomocnictwa (do odbioru jakich przesyłek upoważnia) i czas trwania pełnomocnictwa (może być na czas nieoznaczony). Opłata od pełnomocnictwa pocztowego to 25,83 zł brutto (płatne na poczcie).