Urlop to niezbywalne prawo każdego pracownika do corocznego i nieprzerwanego odpoczynku. Pracownik powinien otrzymać ekwiwalent pieniężny za urlop w przypadku, gdy podczas zatrudnienia nie wykorzystał w naturze należnego mu urlopu w całości lub w części, a jakiego stosunek pracy uległ rozwiązaniu bądź wygasł. W jaki sposób ustalić współczynnik do wyliczenia ekwiwalentu w 2024?
Prawo do ekwiwalentu
Jak już wcześniej zostało wspomniane, prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop ma swoje uregulowanie w Kodeksie pracy. Stanowi podstawę do rozliczenia należności, jakie ma zagwarantowane pracownik ze względu na łączący go stosunek pracy z pracodawcą. Jest to równowartość niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego w formie rekompensaty pieniężnej, jaką ma prawo otrzymać pracownik. Ekwiwalent pieniężny dotyczy zarówno niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego za bieżący rok, jak i urlopu zaległego. Nie ma możliwości wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego w trakcie trwania stosunku pracy, a jedynie z chwilą rozwiązania umowy z pracodawcą. Wyjątek od tej zasady dotyczy sytuacji, w której strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie zatrudnienia nawiązanego na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą, bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy.
Współczynnik do wyliczenia ekwiwalentu w 2024 r.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oblicza się w oparciu o stałe i zmienne składniki wynagrodzenia, a także przy użyciu współczynnika, który jest wartością stałą dla danego roku kalendarzowego. Sposób obliczania współczynnika do wyliczenia ekwiwalentu reguluje przepis § 19 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Od liczby dni w danym roku kalendarzowym należy odjąć łączną liczbę przypadających w danym roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Uzyskany wynik dzieli się przez 12. W 2024 roku współczynnik do wyliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wynosi 20,92.
[365 dni roku – (52 niedziele + 11 dni świątecznych + 52 soboty)] : 12 = 20,92;
250 dni : 12 = 20,92
W przypadku, gdy pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu, to współczynnik za niewykorzystany urlop ustala się proporcjonalnie do tego wymiaru czasu pracy. Przykładowo współczynnik dla pracownika zatrudnionego:
- na 3/4 etatu wynosi: 20,92 x 3/4 = 15,69;
- na 1/2 etatu wynosi: 20,92 x 1/2 = 10,46;
- na 1/3 etatu wynosi: 20,92 x 1/3 = 6,97;
- na 1/4 etatu wynosi: 20,92 x 1/4 = 5,21.
Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop?
W celu obliczenia kwoty ekwiwalentu przysługującej pracownikowi należy:
1. Ustalić podstawę wymiaru ekwiwalentu.
W której uwzględnia się przeciętne wynagrodzenie pracownika: określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc oraz składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc.
2. Obliczyć ekwiwalent za 1 godzinę niewykorzystanego urlopu. Czyli podstawę wymiaru ekwiwalentu dzieli się przez współczynnik ekwiwalentu, a następnie przez dobową normę czasu pracy pracownika.
3. Otrzymany ekwiwalent za 1 godzinę niewykorzystanego urlopu należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.
Przykład 1.
Pracownik jest zatrudniony na 3 miesiące w pełnym wymiarze czasu pracy od 1 stycznia do 31 marca. Jego wynagrodzenie zasadnicze wynosi 5 230,00 zł. Pracownikowi przysługiwało 5 dni urlopu, z których wykorzystał 4 dni, za pozostały dzień dostanie ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Przeciętny tydzień pracy to 5 dni po 8 godzin.
1. Podstawa obliczenia ekwiwalentu: 5000,00 zł
2. Podstawę należy podzielić przez współczynnik:
5230,00 zł / 20,92 = 250,00 zł
następnie wynik podzielić przez dobową normę czasu pracy:
250,00 zł / 8 = 31,25 zł
3. Ekwiwalent za 1 godzinę urlopu należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanych dni
niewykorzystany urlop – 1 dni po 8 godzin
31,25 zł x 8 godziny = 250,00 zł → kwota ekwiwalentu
Termin wypłaty ekwiwalentu
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powinien być wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia. W tym dniu pracownik zamiast prawa do urlopu nabywa prawo do ekwiwalentu. Do ustalenia ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu danego roku, należy zastosować współczynnik urlopowy w wysokości obowiązującej w roku nabycia do niego prawa.
Przykład 2.
Pracodawca rozwiązał z pracownikiem umowę w dniu 31.12.2023 r., wynagrodzenie za grudzień pracownik otrzymał 10 stycznia 2024 r. Pracownik do dnia rozwiązania stosunku pracy nie wykorzysta 5 dni (40 godz.) urlopu wypoczynkowego za 2023 r. Pracodawca powinien wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop w dniu 31.12.2023 r. Do ustalenia jego wysokości pracodawca będzie zobowiązany zastosować współczynnik do wyliczenia ekwiwalentu obowiązujący w 2023 r., który wynosił 20,83.
Ekwiwalent w systemie kadrowym
Systemy kadrowe pomagają wyliczyć ekwiwalent, taka funkcjonalność proponuje też wFirma. Gdzie kwota ekwiwalentu wyliczana jest automatycznie na podstawie wprowadzonych danych. Ekwiwalent wystarczy dodać poprzez KADRY » PRACOWNICY i wybrać danego pracownika (nacisnąć na imię i nazwisko). Otworzy się okno Szczegóły pracownika, w którym należy przejść do zakładki DODATKI I POTRĄCENIA » DODAJ, następnie wybrać z listy EKWIWALENT ZA URLOP.
Tak dodany ekwiwalent zostanie wykazany na liście płac. O czym więcej Wprowadzenie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.
