Praca kierowcy charakteryzuje się pewną specyfiką, co z kolei wpływa na składniki, które stanowią pełne wynagrodzenie takiego pracownika. Wspomniane składniki muszą być także uwzględnione podczas ustalania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Jakie zasady obowiązują wyliczając ekwiwalent urlopowy dla kierowcy — wyjaśnienia w artykule.
Ekwiwalent urlopowy dla kierowcy — obowiązujące przepisy
W odniesieniu do pracowników będących kierowcami stosuje się — w zakresie prawa do ekwiwalentu urlopowego — ogólne zasady zawarte w przepisach Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku — Kodeks pracy (kp).
Postępowanie dotyczące obliczania ekwiwalentu urlopowego jest określone w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, zwanym dalej „rozporządzeniem”.
Podstawowe zasady dotyczące ustalania i wypłacania ekwiwalentu urlopowego
Zgodnie z art. 171 § 1 kp w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.
Pracodawca nie ma jednak obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wtedy, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Jeżeli pracodawca na podstawie odrębnych przepisów jest obowiązany objąć pracownika ubezpieczeniem gwarantującym mu otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu, pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie urlopowe lub ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
W razie gdy wyżej wskazane świadczenie pieniężne za czas urlopu jest niższe od wynagrodzenia urlopowego lub od ekwiwalentu pieniężnego za urlop ustalonego na podstawie przepisów kp, pracodawca jest obowiązany wypłacić pracownikowi kwotę stanowiącą różnicę między tymi należnościami.
Szczegółowe zasady ustalania ekwiwalentu urlopowego
Jak już wspomnieliśmy, przy obliczaniu ekwiwalentu urlopowego dla kierowcy stosuje się ogólnie obowiązujące zasady. Oznacza to zatem, że ustalając wysokość ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, stosuje się reguły obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego ze zmianami określonymi w § 15–19 rozporządzenia.
Składniki wynagrodzenia wyrażone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu urlopowego w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu (§ 15 rozporządzenia).
Jak wynika § 16 ust. 1 rozporządzenia, składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem składników określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości, wypłacone pracownikowi w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu urlopowego – uwzględnia się przy ustalaniu tego ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.
Jeżeli jednak pracownik nie przepracował pełnych 3 miesięcy poprzedzających bezpośrednio miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu urlopowego, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie należy podzielić przez:
liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a następnie
otrzymany wynik pomnożyć przez dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
W przypadku gdy przez cały okres przyjęty do obliczania ekwiwalentu urlopowego pracownik nie miał prawa do wynagrodzenia, przy ustalaniu wysokości tego ekwiwalentu uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało wynagrodzenie.
Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu urlopowego – uwzględnia się przy ustalaniu tego ekwiwalentu w średniej wysokości z okresu 12 miesięcy. Jeżeli jednak pracownikowi w okresie 12 miesięcy nie przysługiwało wynagrodzenie (przez pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe), do obliczenia ekwiwalentu urlopowego przyjmuje się najbliższe miesiące, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie.
W celu ustalenia kwoty ekwiwalentu urlopowego należy dokonać następujących obliczeń:
ustalić ekwiwalent za 1 dzień urlopu — czyli podzielić sumę miesięcznych wynagrodzeń, ustalonych na podstawie § 15–17 rozporządzenia przez współczynnik urlopowy wynoszący w 2024 roku – 20,92;
obliczyć ekwiwalent za 1 godzinę urlopu — czyli podzielić ekwiwalent za 1 dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika (w standardowym zatrudnieniu w pełnym wymiarze będzie to 8 godzin).
Jakie składniki wynagrodzenia uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu urlopowego kierowcy?
Przy ustalaniu ekwiwalentu urlopowego dla kierowcy stosuje się takie same zasady jak w przypadku innych pracowników. Z kolei przy obliczaniu wspomnianego ekwiwalentu mają zastosowanie zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego, z uwzględnieniem wcześniej omówionych zmian określonych w § 15–19 rozporządzenia.
Jakie składniki wynagrodzenia uwzględnić przy ustalaniu ekwiwalentu urlopowego, które zaś pominąć — w tym przypadku stosuje się przepisy rozporządzenia dotyczące obliczania wynagrodzenia urlopowego.
Zgodnie z § 6 rozporządzenia wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem:
jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie;
wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju;
gratyfikacji (nagród) jubileuszowych;
wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy;
ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego;
wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę;
nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej;
odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych;
wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.
Powyżej wskazanych składników nie uwzględnia się w ekwiwalencie urlopowym kierowcy, można zatem stwierdzić w pewnym uproszczeniu, że pozostałe składniki płacowe, niewymienione w § 6 rozporządzenia, bierze się pod uwagę przy obliczaniu tego ekwiwalentu.
Przy ustalaniu ekwiwalentu urlopowego należy zatem uwzględnić następujące składniki:
wynagrodzenie zasadnicze (podstawowe);
dodatki do wynagrodzenia przysługujące na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów (m.in. dodatki za pracę w nadgodzinach oraz dodatki za pracę w porze nocnej);
dodatki przysługujące na podstawie przepisów zakładowych (m.in. dodatki stażowe, dodatki funkcyjne, dodatki z tytułu posiadania określonych kwalifikacji oraz umiejętności, dodatki za pracę w warunkach szkodliwych lub uciążliwych dla zdrowia);
premie regulaminowe, a więc takie, które przysługują na zasadach i według kryteriów ustalonych przez pracodawcę — składnikami takimi nie są tzw. premie uznaniowe, będące w istocie nagrodami.
Jak już o tym wspominaliśmy, zatrudnienie kierowcy — zwłaszcza w transporcie międzynarodowym — wiąże się z pewną specyfiką, która z kolei ma wpływ na katalog składników wynagrodzenia uwzględnianych przy ustalaniu ekwiwalentu urlopowego.
W zależności od danego przypadku pracownik-kierowca może liczyć m.in. na:
dodatki UE (np. z tytułu wyrównania do wynagrodzenia za czas pracy),
należności w związku z wykonywaniem transportu bilateralnego,
premie stanowiące dodatek za pakiet mobilności.
Niezależnie jednak od nazwy wspomniane składniki wynagrodzenia kierowcy będą się mieścić w katalogu elementów składowych płacy uwzględnianej w ekwiwalencie urlopowym — zgodnie z przepisami rozporządzenia.
Przykład 1.
Kierowca jest zatrudniony na pełnym etacie i wykonuje zarówno krajowe, jak i międzynarodowe przewozy. 20 czerwca 2024 roku stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu, przy czym pracownik ma prawo do 26 dni urlopu. Do chwili ustania zatrudnienia kierowca wykorzystał 9 dni urlopu, w związku z czym z dniem rozwiązania umowy o pracę nabywa on prawo do ekwiwalentu pieniężnego za 4 dni niewykorzystanego urlopu (na zasadzie proporcjonalności wynikającej z ustania stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego). Pracownik otrzymuje 5500 zł wynagrodzenia zasadniczego. Ponadto kierowca uzyskał dodatek UE (z tytułu przejazdów międzynarodowych) w następujących kwotach: 1500 zł w marcu, 2500 zł w kwietniu oraz 2000 zł w maju. Jak wyliczyć ekwiwalent pracownika należny za 4 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego?
Uwzględniając informacje podane w przykładzie, ekwiwalent urlopowy powinien być ustalony w poniższy sposób:
w pierwszej kolejności należy ustalić podstawę ekwiwalentu, a więc przyjmuje się wynagrodzenie zasadnicze z miesiąca nabycia przez pracownika prawa do ekwiwalentu, czyli kwotę 5500 zł;
następnie zmienne składniki wynagrodzenia (wypłacane za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc) uwzględnia się w przeciętnej wysokości z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, sumuje się zatem dodatki UE z marca (1500 zł), kwietnia (2500 zł) i maja (2000 zł), co daje sumę 6000 zł. Przeciętna suma składników zmiennych w okresie 3 miesięcy wynosi 2000 zł (6000 zł : 3);
w następnym etapie obliczeń sumuje się średnią miesięczną wysokość poszczególnych składników wynagrodzenia, czyli 5500 zł + 2000 zł (7500 zł);
ekwiwalent za 1 dzień urlopu oblicza się przy wykorzystaniu współczynnika urlopowego — w 2024 roku wynosi on 20,92. Oznacza to, że w omawianym przypadku ekwiwalent za 1 dzień urlopu to 358,51 zł (7500 zł : 20,92);
ekwiwalent za 1 godzinę urlopu to z kolei 44,81 zł (358,51 zł : 8 godzin);
ekwiwalent za 4 dni niewykorzystanego urlopu (32 godziny) wynosi 1433,92 zł (44,81 zł × 32 godziny).
Przykład 2.
Pracownik będący kierowcą wykonuje transporty międzynarodowe. Przysługuje mu stałe wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 7500 zł oraz półroczna premia w zmiennej kwocie z tytułu pakietu mobilności (40% płacy zasadniczej wypłacane w grudniu i 45% wypłacane w czerwcu). Przy ustalaniu podstawy ekwiwalentu urlopowego wynagrodzenie podstawowe uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Należność w formie premii należy natomiast ustalić w średniej wysokości z okresu 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Pracownik uzyskał prawo do ekwiwalentu w lipcu, w związku z tym suma składników premiowych z tego okresu to 6375 zł, co oznacza, że średnia miesięczna wysokość tych składników z 12 miesięcy wynosi 531,25 zł (6375 zł : 12).
Jakie składniki wziąć pod uwagę, wyliczając ekwiwalent urlopowy dla kierowcy (pakiet mobilności)? Podsumowanie
Przy obliczaniu ekwiwalentu urlopowego dla kierowcy stosuje się ogólnie panujące zasady, co oznacza, że ustalając wysokość ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, stosuje się reguły obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego z określonymi zmianami. Kierowcy w transporcie międzynarodowym mogą otrzymywać np. dodatki unijne lub premie stanowiące dodatek za pakiet mobilności. Powyższe składniki wynagrodzenia kierowcy mieszczą się jednak w katalogu elementów składowych płacy uwzględnianej w ekwiwalencie urlopowym, zgodnie z przepisami prawa pracy.
