Ekwiwalent za urlop przy krótkim okresie zatrudnienia – jak obliczyć?

W dzisiejszym dynamicznym środowisku pracy, gdzie rotacja kadr i krótkoterminowe umowy stają się coraz powszechniejsze, kwestia prawidłowego rozliczenia świadczeń pracowniczych nabiera szczególnego znaczenia. Jednym z kluczowych zagadnień, które budzi liczne wątpliwości zarówno wśród pracodawców, jak i pracowników, jest zasada ustalania podstawy ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, w szczególności w przypadkach, gdy okres zatrudnienia jest krótki. Celem niniejszego artykułu jest dogłębna analiza i wyjaśnienie mechanizmów związanych z tym jak poprawnie powinien być obliczony ekwiwalent za urlop przy krótkim okresie zatrudnienia, wskazując na kluczowe zasady dotyczące ustalania podstawy tego świadczenia.

Prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Zgodnie z art. 171 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy: w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Wyjątkiem jest sytuacja, w której strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej.

Wyliczenie ekwiwalentu za urlop

Zasady wyliczania ekwiwalentu za urlop określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej: rozporządzenie). 

W § 14 tego aktu wskazano, że ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się, stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego ze zmianami przewidzianymi w tym rozporządzeniu dla ekwiwalentu.

Współczynnik ekwiwalentu w 2026 roku

Współczynnik ekwiwalentu, stosowany przy ustalaniu kwoty należnej za jeden dzień niewykorzystanego urlopu, określa się odrębnie dla każdego roku kalendarzowego i wykorzystuje przy rozliczeniach dokonywanych w tym roku.

Współczynnik ten oblicza się, odejmując od liczby dni w roku kalendarzowym łączną liczbę niedziel, świąt oraz dni wolnych wynikających z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Otrzymany wynik dzieli się następnie przez 12.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy.

W 2026 r. współczynnik ekwiwalentu będzie wyliczony z uwzględnieniem:

• 52 niedziel, 

• 10 świąt przypadających w innym dniu niż niedziela, 

• 52 dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, co do zasady będących sobotami. 

365 dni – 52 dni – 10 dni – 52 dni = 251 dni. 

Otrzymany wynik należy podzielić przez 12.

Jakich świadczeń nie bierze się pod uwagę przy wyliczaniu ekwiwalentu?

Przy wyliczaniu ekwiwalentu za urlop nie uwzględnia się następujących świadczeń ze stosunku pracy:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Wyliczenie ekwiwalentu przy krótkoterminowym zatrudnieniu

Przy ustalaniu ekwiwalentu składniki wynagrodzenia w stałej stawce miesięcznej uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu.

Składniki wynagrodzenia, które przysługują za okresy krótsze niż miesiąc (z wyjątkiem składników w stałej stawce miesięcznej), bierze się pod uwagę w średniej wysokości z trzech miesięcy poprzedzających nabycie prawa do ekwiwalentu, o ile zostały w tym czasie wypłacone.

Ekwiwalent dla pracownika zatrudnionego krócej niż miesiąc oblicza się, dzieląc wynagrodzenie faktycznie mu wypłacone przez liczbę dni pracy, za które ono przysługiwało. Tak otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem.

Jeżeli pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, w których by je otrzymywał. Jeżeli wynagrodzenie wypłacono za okres krótszy niż przyjęty do obliczeń, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za czas faktycznie przepracowany.

Przy ustalaniu ekwiwalentu składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż miesiąc, wypłacone w ciągu 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu.

Przykład 1. 

Jak obliczyć ekwiwalent dla pracownika zatrudnionego od 1 do 31 stycznia 2026 roku z rocznym wymiarem urlopu 26 dni i wynagrodzeniem 4806 zł brutto?

Współczynnik ekwiwalentu na 2026 rok wynosi 20,92. 

Zgodnie z przepisami urlop za niepełny miesiąc kalendarzowy pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca, jeśli pracownik przepracował w nim co najmniej 1 dzień. Zatem przysługuje mu urlop za pełny miesiąc zatrudnienia.

W opisywanym przypadku obliczenia są następujące:

1. Liczba dni przysługującego urlopu – 26 : 12 = 2,16, co daje w zaokrągleniu 3 dni.
2. Ekwiwalent za 1 dzień urlopu – 4806 zł : 20,92 = 229,73 zł.
3. Godzina ekwiwalentu za niewykorzystany urlop – 229,73 zł : 8 = 28,72 zł. 
4. Liczba godzin niewykorzystanego urlopu – 3 × 8 = 24.
5. Ekwiwalent przysługujący pracownikowi – 24 × 28,72 zł = 689,28 zł.

Przykład 2. 

Jak obliczyć ekwiwalent dla pracownika zatrudnionego od 2 do 22 stycznia 2026 roku z rocznym wymiarem urlopu 26 dni i wynagrodzeniem 4806 zł brutto?

Współczynnik ekwiwalentu na 2026 rok to 20,92. Pracownik przepracował 21 dni w styczniu.

Zgodnie z przepisami urlop za niepełny miesiąc kalendarzowy pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca, jeśli pracownik przepracował w nim co najmniej 1 dzień. Zatem przysługuje mu urlop za pełny miesiąc zatrudnienia.

W opisywanym przypadku obliczenia są następujące:

1. Liczba dni przysługującego urlopu – 26 : 12 = 2,16, co daje w zaokrągleniu 3 dni.
2. Stawka godzinowa za godzinę pracy w styczniu 2026 roku – 4806 zł : 160 = 30,03 zł.
3. Przepracowana liczba godzin –15 × 8 = 120.
4. Wynagrodzenie za styczeń 2026 roku – 120 × 30,03 zł = 3603,60.

Przy ustalaniu ekwiwalentu składniki wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. W związku z tym będą tutaj obowiązywały te same obliczenia co w przykładzie nr 1, mimo że faktycznie wypłacone wynagrodzenie było niższe. Wynagrodzenie to należało uzupełnić do pełnej kwoty miesięcznej na potrzeby obliczenia ekwiwalentu, ponieważ zatrudnienie ustało w trakcie miesiąca. 

Przykład 3. 

Jak obliczyć ekwiwalent dla pracownika zatrudnionego od 2 do 22 stycznia 2026 roku z rocznym wymiarem urlopu 26 dni i wynagrodzeniem 4806 zł brutto, jeśli pracownik ten otrzymał dodatek za pracę w porze nocnej w kwocie 60,10 zł i dodatek za nadgodziny w wysokości 60,06 zł?

Współczynnik ekwiwalentu na 2026 rok wynosi 20,92. Pracownik przepracował 21 dni w styczniu. 

Zgodnie z przepisami urlop za niepełny miesiąc kalendarzowy pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca, jeśli pracownik przepracował w nim co najmniej 1 dzień. Zatem przysługuje mu urlop za pełny miesiąc zatrudnienia.

W tym przypadku obliczenia są następujące:

1. Liczba dni przysługującego urlopu – 26 : 12 = 2,16, co w zaokrągleniu daje 3 dni.

2. Stawka godzinowa za pracę w styczniu 2026 roku – 4806 zł : 160 = 30,03 zł.

3. Przepracowana liczba godzin – 13 × 8 = 104.

4. Stałe wynagrodzenie za styczeń 2026 roku – 104 × 30,03 zł = 3123,12.

5. Wynagrodzenie za styczeń 2026 roku wraz z dodatkami – 3123,12 zł + 60,10 zł + 60,06 zł = 3243,28 zł.

6. Kwota dodatków za przepracowany dzień (60,10 zł + 60,06 zł) : 15 = 8,01 zł.

7. Kwota dodatków po uzupełnieniu – 8,01 zł × 20 = 160,20 zł.

Wypłacone wynagrodzenie wraz ze zmiennymi składnikami należało uzupełnić do pełnego miesiąca na potrzeby obliczania ekwiwalentu, ponieważ pracownik rozpoczął pracę w trakcie miesiąca. W związku z tym dalsze obliczenia wyglądają następująco:

1. 4806 zł + 160,20 zł = 4966,20 zł.

2. 4966,20 zł : 20,92 = 237,39 zł.

3. 237,39 zł : 8 = 29,67 zł (godzina ekwiwalentu).

4. (3 × 8) × 29,67 zł = 712,08 zł.

Podsumowanie - ekwiwalent za urlop przy krótkim okresie zatrudnienia

Podsumowując, prawidłowe ustalenie podstawy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy w przypadku krótkiego okresu zatrudnienia wymaga od pracodawcy precyzyjnej znajomości i ścisłego stosowania odpowiednich przepisów Kodeksu pracy oraz rozporządzenia. Kluczowe jest zrozumienie, że nawet w przypadku zatrudnienia trwającego krócej niż miesiąc pracownikowi przysługuje ekwiwalent za nabyty urlop, a zasady jego obliczania muszą być dostosowane do specyfiki tak krótkiego okresu.