Jak wyliczyć urlop w przypadku jednodniowego zatrudnienia?

Czy jeden dzień pracy wystarczy, żeby nabyć prawo do urlopu? Choć brzmi to niewiarygodnie, odpowiedź brzmi: tak. W świecie kadr jeden dzień bywa równy całemu miesiącowi, a wszystko przez specyficzne przepisy dotyczące tego, jak wyliczyć urlop w przypadku jednodniowego zatrudnienia. Jeśli zastanawiasz się, jak rozliczyć pracownika, z którym rozstajesz się zaraz po podpisaniu umowy, przygotowaliśmy krótką instrukcję, która przeprowadzi Cię przez te obliczenia krok po kroku.

Wymiar urlopu a staż pracy

Wymiar urlopu pracownika regulują przepisu Kodeksu pracy a konkretniej art. 154 tego aktu prawnego. Wymiar urlopu wynosi:

1. 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
2. 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Do okresu stażu istotnego z punktu widzenia wymiaru urlopu wlicza się okres nauki zgodnie z poniższymi regułami:

• okres uczęszczania do zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata;
• okres uczęszczania do średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat;
• okres uczęszczania do średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych wynoszący 5 lat;
• okres uczęszczania do średniej szkoły ogólnokształcącej wynoszący 4 lata;
• okres uczęszczania do szkoły policealnej wynoszący 6 lat;
• okres uczęszczania do szkoły wyższej wynoszący 8 lat.

Okresy te nie podlegają sumowaniu, a gdy pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika.

Do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się:

• okres wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, w których ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
• okres wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej, w których ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
• okres, w którym osoba fizyczna współpracowała z osobą wykonującą umowę zlecenia, umowę o świadczenie usług, umowę agencyjną, w których ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
• okres pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej, w których ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
• okres pozostawania przez osobę fizyczną członkiem spółdzielni kółek rolniczych, w których ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
• okres, w którym przedsiębiorca korzystał z „Ulgi na start”;
• okres współpracy z przedsiębiorcą korzystającym z „Ulgi na start”;
• okres zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
• okres sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe;
• udokumentowany okres wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyty za granicą;
• okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności gospodarczej oraz okresy współpracy z osobą fizyczną prowadzącą tę działalność, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe;
• okres służby w Policji, Urzędzie Ochrony Państwa, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, Biurze Ochrony Rządu, Służbie Ochrony Państwa, Służbie Więziennej, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej, Straży Marszałkowskiej i Służbie Celno-Skarbowej.

Nabywanie prawa do urlopu po raz pierwszy

Zgodnie z art. 153 §1 kp pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku.

Przykład 1. 

Pani Julianna urodziła się 10 stycznia 2006 roku. Nigdy wcześniej nie pracowała. 7 stycznia 2026 roku podjęła swoją pierwszą w życiu pracę na umowę o pracę. Następnego dnia strony rozwiązały umowę o pracę za porozumieniem stron. Jak w jej przypadku będzie wyglądał urlop? Z uwagi na to, że pani Julianna podjęła pracę po raz pierwszy już po przepracowaniu 1 miesiąca, zyskuje ona 1/12 z 20 dni, czyli 1,66 dnia. Dopiero 1 stycznia 2027 roku kobieta nabędzie prawo do pełnego wymiaru urlopu wynoszącego 20 dni z góry.

Ustanie stosunku pracy a urlop

W roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop zgodnie z następującymi zasadami:

• pracownik ten ma prawo do urlopu u dotychczasowego pracodawcy w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze;
• pracownik ten ma prawo do urlopu u kolejnego pracodawcy w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego, a w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym u nowego pracodawcy.

Pamiętać jednak należy, że jeżeli pracownik przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u pracodawcy, u którego kończy zatrudnienie, to u nowego pracodawcy przysługuje mu urlop w odpowiednio niższym wymiarze z uwzględnieniem reguły, że łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być jednak niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców.

Pracownik podejmujący pracę u kolejnego pracodawcy w ciągu innego roku kalendarzowego niż rok, w którym ustał jego stosunek pracy z poprzednim pracodawcą, ma prawo do urlopu u kolejnego pracodawcy w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego, a w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym.

Wymiar urlopu za każdy przepracowany miesiąc u danego pracodawcy

Art. 1552a kp określa wyliczenie wymiaru urlopu. W myśl powoływanej regulacji ustalając wymiaru urlopu, należy przyjąć, że kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi zgodnie ze stażem jego pracy, czyli odpowiednio 20 lub 26 dniom. Niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca. Jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca.

Przykład 2. 

Pani Agnieszka 7 stycznia 2026 roku podjęła kolejną w swoim w życiu pracę na podstawie umowy o pracę. Pracownica ma prawo do 26 dni urlopu. Następnego dnia strony rozwiązały umowę o pracę za porozumieniem stron. Jak w jej przypadku będzie wyglądał urlop? 26 dni urlopu: 12 = 2,16, co zgodnie z zasadami prawa pracy oznacza 3 dni urlopu. Pani Agnieszka nabyła prawo do 3 dni urlopu u dotychczasowego pracodawcy.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop - Jak wyliczyć urlop w przypadku jednodniowego zatrudnienia?

Zgodnie z art. 171 kp w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny, chyba że strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą. 

Zasady wyliczania ekwiwalentu za urlop określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. 

W § 14 tego aktu wskazano, że ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się, stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego ze zmianami przewidzianymi w tym rozporządzeniu dla ekwiwalentu. Jeśli chodzi o składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, uwzględnia się je przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.

W przypadku krótkich terminów zatrudnienia obowiązują zasady, zgodnie z którymi ekwiwalent pracownika, który nie przepracował pełnego okresu jednego miesiąca, oblicza się w ten sposób, że wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. 

Jeżeli pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie przy ustalaniu podstawy wymiaru, uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie. Jeżeli pracownik otrzymał wynagrodzenie za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany. 

Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.

Przykład 3. 

Jak wyliczyć ekwiwalent dla pani Agnieszki, która 7 stycznia 2026 roku podjęła kolejną w swoim w życiu pracę na podstawie umowy o pracę? Pracownica ma prawo do 26 dni urlopu. Umowa została rozwiązana 8 stycznia 2026 roku. Od 1 stycznia wynagrodzenie miesięczne wynosiło na umowie 4806 zł brutto.

Współczynnik ekwiwalentu na 2026 rok to 20,92. 

Zgodnie z przepisami urlop za niepełny miesiąc kalendarzowy pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca, jeśli pracownik przepracował w nim co najmniej 1 dzień. Zatem pani Agnieszce przysługuje urlop za 1 pełny miesiąc zatrudnienia.

26:12 = 2,16 w zaokrągleniu 3 dni – liczba przysługującego urlopu

4806 : 160 = 30,03 zł – kwota za godzinę pracy w styczniu 2026 roku

8 × 30,03 zł = 240,24 zł – wynagrodzenie za styczeń 2026 roku

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Wypłacone wynagrodzenie należało uzupełnić do pełnego miesiąca na potrzeby obliczania ekwiwalentu, ponieważ zatrudnienie ustało w trakcie miesiąca. 

Ekwiwalent za 1 dzień urlopu: 4806 zł : 20,92 = 229,73 zł 

229,73 zł : 8 = 28,72 zł – godzina ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

3 × 8 = 24 – liczba godzin niewykorzystanego urlopu

24 × 28,72 = 689,28 zł – przysługujący pracownikowi ekwiwalent

Urlop w przypadku jednodniowego zatrudnienia. Podsumowanie

Podsumowując, jednodniowe zatrudnienie może nieść ze sobą dodatkowe koszty, przewyższające wynagrodzenie w postaci ekwiwalentu. Pracownik, pracując nawet jeden dzień u danego pracodawcy, nabywa urlop, którego nie ma jak wykorzystać, kończąc zatrudnienie, co wiąże się z obowiązkiem wypłaty ekwiwalentu.