Poradnik Przedsiębiorcy

Refakturowanie w praktyce - warto wiedzieć

Refakturowanie nie jest pojęciem ściśle wynikającym z przepisów bowiem w żadnym z nich nie znajdziemy jego definicji. Refakturowanie polega na odsprzedaży osobie trzeciej usług, które wcześniej przedsiębiorca nabył. Funkcjonuje to w celu przeniesienia na ostatecznego nabywcę kosztu usługi. Według przepisów ustawy o VAT przedsiębiorca dokonujący odsprzedaży nie jest traktowany jako wyłącznie pośredniczący w usłudze ale jako jej wykonawca (art. 8 ust. 2a Ustawy o VAT). W związku z takim traktowaniem przedsiębiorcy refakturującego daną usługę pojawiają się wątpliwości co do opodatkowania odsprzedaży podatkiem od towarów i usług.

Uwaga!

Zwykle refakturowanie dotyczy usług, natomiast nie ma żadnych obostrzeń prawnych aby dotyczyło również odsprzedaży towarów.

Refakturowanie a podatek VAT

Usługi z naliczoną stawką VAT - refakturowanie

Ogólnie przy refakturowaniu odsprzedający usługę stosuje taką samą stawkę VAT z jaką otrzymał daną usługę. Natomiast co do tej zasady istnieją pewne wyjątki. Ustawa o VAT daje bowiem możliwość pewnym podmiotom na korzystanie ze zwolnień podatkowych. A zatem pytanie czy refakturujący również może korzystać z takiego zwolnienia?

Usługi nabyte od nievatowca (podmiotowo zwolniony z VAT)

Jeżeli usługa została nabyta od przedsiębiorcy niebędącego czynnym podatnikiem VAT, to jej potwierdzeniem jest rachunek bez naliczonej kwoty VAT. W momencie odsprzedaży czynny podatnik VAT odsprzedaje tę usługę naliczając odpowiedni podatek VAT. Taki jaki byłby naliczony przez sprzedawcę, gdyby był on czynnym podatnikiem VAT. Czyli przy refakturowaniu usługi nabytej od nievatowca należy zastosować stawkę podatku właściwą dla danej usługi.

Usługi zwolnione z VAT a refakturowanie

Zwolnienia przedmiotowe często łączą się z danymi podmiotami, których dotyczą. Czyli w zasadzie można by je było nazwać zwolnieniami przedmiotowo-podmiotowymi z VAT. Takie zwolnienia dotyczą m.in. usług pocztowych,
sportowych czy kulturalnych, które to mogą podlegać zwolnieniu, ale wyłącznie gdy świadczone są przez określoną grupę podmiotów. W związku z tym podczas refakturowania tego typu usług odsprzedający nie może zastosować tej samej zwolnionej stawki VAT. Przy sprzedaży takich usług powinien zastosować stawkę podatku VAT właściwą dla danego charakteru usługi (bez wykorzystania zwolnienia z opodatkowania przysługującego szczególnym podmiotom).

Usługi kompleksowe - refakturowanie

Zgodnie z interpretacjami organów podatkowych refakturowanie nie może być podstawą do rozbicia na poszczególne części usługi kompleksowej. Jeżeli więc świadczenie kompleksowe stanowi jedną, niepodzielną całość nie może być rozbijane w celu refakturowania poszczególnych jego części.

Odsprzedaż z naliczoną prowizją a refaktura

Ponieważ refakturujący jest traktowany jako podmiot, który wykonał usługę i ją sprzedaje, może doliczyć do niej swoją prowizję, marżę. Nie zabrania tego żaden z przepisów nawiązujących do refakturowania.

Uwaga!

Nie można refakturować kosztów usługi, którą w całości najpierw wykorzystał sam podatnik. Podmiot refakturujący może natomiast korzystać z części usług, na które wystawiona została faktura pierwotna.

Wystawianie faktur dokumentujących odsprzedaż

W związku z tym, że przy odsprzedaży może być doliczona marża i odsprzedaż nie zawsze następuje z tą taką samą stawką VAT, jaka obowiązywała na fakturze pierwotnej, faktura dokumentująca odsprzedaż nie musi dokładnie odzwierciedlać faktury zakupowej. Faktury dokumentujące refakturowanie są wystawiane tak jak “normalne” faktury sprzedażowe. Nawet w nagłówku dokumentu powinno widnieć faktura VAT a nie jakby się mogło wydawać refaktura. Przepisy podatkowe nie znają takiego pojęcia.

Podsumowując, refakturujący może sprzedawać usługi po takiej samej cenie po jakiej je zakupił, ale również może naliczyć do nich marżę. Odsprzedając wystawia on zwykłą fakturę VAT z odpowiednią stawką i wartościami. Warto wspomnieć, że nadużywanie refakturowania może być zakwestionowane przez organy podatkowe. Refakturowanie bowiem daje możliwość obciążenia kontrahentów dodatkowymi kosztami związanymi z nabywaną przez nich usługą.

Wystawienie refaktury w systemie wfirma.pl

Użytkownicy systemu wfirma.pl mogą w prosty sposób dokonać wystawienia refaktury. W tym celu należy wystawić zwykłą fakturę VAT i opodatkować ją właściwą stawką VAT.

Zatem w systemie należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » WYSTAW FAKTURĘ.

W oknie wystawienia faktury należy wprowadzić dane zgodnie z fakturą pierwotną i ewentualnie zawrzeć zastosowaną marżę. W polu nazwy produktu należy zamieścić informację, że jest to refaktura oraz napisać czego ona dotyczy. Następnie należy wybrać odpowiednią dla danej transakcji stawkę VAT.

Refakturowanie w systemie wfirma.pl

Po zapisaniu dana faktura zostanie ujęta w rejestrze sprzedaży VAT oraz KPIR w kol. 7 jako sprzedaż towarów i usług.