Poradnik Przedsiębiorcy

Otrzymane odszkodowania w KPiR - księgowanie

Podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, co do zasady powinien ujmować w niej przychody osiągnięte w ramach prowadzonej działalności oraz koszty uzyskania przychodów z nią związane.

Oczywistym jest fakt ewidencjonowania w KPiR przychodów ze sprzedaży towarów czy świadczonych usług. Odpowiednią kolumną do ich ujęcia jest w takim przypadku kolumna 7 - Sprzedaż towarów i usług. Jednak w KPiR znajduje się jeszcze jedna, dodatkowa kolumna dotycząca przychodów: kolumna 8 - Pozostałe przychody. Jakie transakcje należy w niej ujmować?

Pozostałe przychody - kolumna 8 KPiR

Kwestia pozostałych przychodów jest regulowana w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, np. przychodów z odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych.

Natomiast szerszy katalog przychodów zaliczanych do pozostałych przychodów znajduje się w art. 14 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zalicza się tutaj przychody takie jak:

  • odpłatne zbycie składników majątku,

  • dotacje,

  • subwencje,

  • różnice kursowe,

  • otrzymane kary umowne,

  • odsetki od środków pieniężnych na rachunkach bankowych,

  • umorzone lub przedawnione zobowiązania,

  • wartość zwróconych wierzytelności opisanych jako nieściągalne lub na które utworzono rezerwy zaliczone do kosztów uzyskania przychodów,

  • otrzymane świadczenia w naturze,

  • wynagrodzenie za obsługę pracowniczego programu emerytalnego uczestnika,

  • środki pieniężne otrzymane przez wspólnika spółki niebędącej osobą prawną z tytułu wystąpienia z takiej spółki,

  • otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub z prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej.

Otrzymane odszkodowania od firmy ubezpieczeniowej - rozliczenie

Odszkodowanie otrzymane od firmy ubezpieczeniowej należy wykazać w KPiR po stronie przychodów niezależnie od tego, czy polisa ubezpieczeniowa została ujęta w kosztach. Warto również wspomnieć, że kwoty otrzymane z tytułu ubezpieczeń osobowych i majątkowych są wolne od podatku dochodowego. Wyjątek stanowią odszkodowania związane ze składnikami majątku związanymi z prowadzoną działalnością oraz prowadzeniem specjalnych działów produkcji rolnej. Faktury za poniesione koszty naprawy ubezpieczonego przedmiotu podatnik wprowadza jako “Pozostałe wydatki” i wykazuje w kolumnie 13 KPiR, nie jest istotne, czy sam pokrywa koszty naprawy, czy koszty te zostaną zwrócone w formie odszkodowania przez firmę ubezpieczeniową. Jednakże w przypadku strat poniesionych co do samochodów, rozliczenie kosztów i przychodów z nimi związanych zależy od wykupionego ubezpieczenia.

Podatek VAT związany z otrzymanym zwrotem kosztów naprawy możliwy jest do odliczenia, jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT.

Przykład 1.

Podatnik jest czynnym płatnikiem podatku VAT. Koszt naprawy wynosi 8 000 zł netto, podatek VAT 1 840 zł, kwota brutto 9 840 zł. Fakturę kosztową należy zaksięgować do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w kwocie netto (8 000 zł), podatek VAT w wysokości 1 840 zł powinien zostać wykazany w deklaracji VAT-7. Ubezpieczyciel wypłacił odszkodowanie w wysokości 8 000 zł, które należy zaksięgować w kolumnie 8 KPiR - Pozostałe przychody, w dacie otrzymania odszkodowania.

W przypadku podatników zwolnionych z VAT, kosztem podatkowym jest kwota brutto z całości transakcji.

Przykład 2.

Podatnik jest zwolniony z VAT. Koszt naprawy wynosi 8 000 zł netto, podatek VAT 1 840 zł, kwota brutto 9 840 zł. Kwotę za naprawę środka należy zaksięgować w kwocie brutto jako: “pozostałe wydatki” w kolumnie 13 KPiR. Ubezpieczyciel wypłaca odszkodowanie w wysokości 8 000 i taka też kwota powinna zostać zaksięgowana do KPiR w kolumnie 8, również w dacie wypłaty odszkodowania.

Uzyskanie odszkodowania oraz zaksięgowanie kosztów naprawy ubezpieczonego mienia, które z przyczyn losowych zostało uszkodzone, jest niezależne od przyjętej formy rozliczeń pomiędzy ubezpieczonym a ubezpieczającym.

Otrzymane odszkodowania związane z samochodem - rozliczenie

W przypadku napraw powypadkowych pojazdów należy sprawdzić, w jakiej wartości będzie wypłacane odszkodowanie. Jest to uzależnione od możliwości odliczenia podatku VAT w związku z używaniem pojazdu.

W przypadku odszkodowania dotyczącego samochodu, który jest ubezpieczony wyłącznie w ramach ubezpieczenia obowiązkowego OC, nie księguje się kosztów jeśli są one niższe niż wartość otrzymanego ubezpieczenia. Przychodem, który należy ująć w ewidencji, jest nadwyżka kwoty odszkodowania nad poniesionymi wydatkami.

Przykład 3.

Samochód firmowy, który podlegał 50% odliczeniu VAT, uległ wypadkowi. Był on objęty wyłącznie ubezpieczeniem obowiązkowym OC.

Przychód firmy z otrzymanego ubezpieczenia ujmuje się wyłącznie, jeśli wartość odszkodowania przewyższa koszty. Do księgi ujmuje się różnicę tych dwóch wartości:

  • jeśli przychód jest wyższy niż koszty - ujmuje się w kolumnie 8 KPiR w dacie otrzymania odszkodowania,

  • jeśli przychód jest niższy niż koszty wówczas można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Firma ubezpieczeniowa jest zobligowana do wypłaty odszkodowania w kwocie netto powiększonej o część podatku VAT, która nie podlega odliczeniu. Podatnik natomiast musi zapłacić podatek VAT w części podlegającej odliczeniu i wykazać w deklaracji VAT-7.

 

Uwaga!

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za koszty uzyskania przychodów nie uważa się strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym.

 

Jeśli samochód podlega dodatkowo ubezpieczeniu AC, wydatki związane z naprawą samochodu mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. A wartość wypłaconego odszkodowania w całości stanowi przychód podlegający opodatkowaniu, oczywiście na dzień wypłaty odszkodowania. W przypadku faktur kosztowych związanych z naprawą, czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku VAT w wartości w jakiej przysługuje mu możliwość odliczenia:

  • 50% w przypadku samochodów osobowych.

Przykład 4.

Samochód firmowy, który podlegał 50% odliczeniu VAT, uległ wypadkowi. Dodatkowo należy wspomnieć, że samochód objęty był ubezpieczeniem OC i AC. Przychód firmy stanowi pełna wartość otrzymanego odszkodowania - wartość netto powiększona o 50% podatku VAT, która nie podlega odliczeniu. Podatnik jest zobligowany do zapłaty podatku w części podlegającej odliczeniu. W dniu wypłaty odszkodowania zalicza się je do przychodów podlegających opodatkowaniu i faktury kosztowe również można zaliczyć do kosztów podatkowych.

  • 100% w przypadku samochodów ciężarowych.

Przykład 5.

Podatnik wykonał naprawę samochodu ciężarowego, który użytkował w  ramach leasingu, posiadał ubezpieczenie AC. Otrzymana faktura opiewała na kwotę netto: 10 000 zł, VAT 2 300 zł, kwota brutto: 12 300 zł. Podatnik przedstawił fakturę ubezpieczycielowi i zwrócił się o zwrot poniesionych kosztów w wartości netto (podatnik pokrywa w całości koszty podatku VAT, gdyż ma możliwość odliczenia go w 100%). Otrzymaną fakturę przedsiębiorca powinien zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów oraz odliczyć podatek VAT. W kolejnym miesiącu podatnik otrzymał informację z warsztatu, że ubezpieczyciel zapłacił za wystawioną fakturę. Przychód ten podatnik powinien zaksięgować w kolumnie 8 PKPiR jako pozostałe przychody.