Informacje o kandydatach uczestniczących w naborze na wolne stanowisko urzędnicze w samorządzie terytorialnym stanowią informację publiczną, ponieważ są bezpośrednio związane ze sposobem realizacji zadań publicznych oraz wydatkowaniem środków na zatrudnienie w administracji. Zrozumienie, co dokładnie obejmuje informacja publiczna w procesie rekrutacji, jest kluczowe dla zapewnienia przejrzystości działań organów władzy.
Status informacji publiczna o kandydatach na wolne stanowiska urzędnicze
Nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze w jednostkach samorządowych – takich jak urząd gminy, starostwo powiatowe, urząd marszałkowski czy gminne, powiatowe lub wojewódzkie jednostki organizacyjne, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze – jest otwarty i konkurencyjny.
Ogłoszenie o wolnym stanowisku urzędniczym oraz o naborze kandydatów na to stanowisko umieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej i na tablicy informacyjnej w jednostce, w której jest prowadzony nabór. Powinno ono zawierać w szczególności:
- nazwę i adres jednostki;
- stanowisko;
- wymagania związane ze stanowiskiem zgodnie z jego opisem ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe;
- zakres zadań wykonywanych na stanowisku;
- warunki pracy na danym stanowisku;
- wymagane dokumenty;
- termin i miejsce składania dokumentów.
W toku naboru wyłania się niewięcej niż pięciu najlepszych kandydatów, którzy spełniają wymagania niezbędne oraz w jak najwyższym stopniu spełniają wymagania dodatkowe. Spośród nich kierownik jednostki prowadzącej rekrutację wybiera osobę, z którą nawiąże stosunek pracy na czas określony lub nieokreślony. W przypadku osób podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym w jednostce samorządowej umowę o pracę zawiera się na czas określony, niedłuższy niż 6 miesięcy.
Jak stanowi art. 13 ust. 4 Ustawy z 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych, informacje o kandydatach, którzy aplikowali na dane stanowisko, stanowią informację publiczną w zakresie objętym wymaganiami związanymi ze stanowiskiem określonym w ogłoszeniu o naborze.
Czym różni się informacja publiczna od jej nośnika?
Znaczna część dokumentów przekazanych pracodawcy samorządowemu przez osoby biorące udział w naborze na wolne stanowisko urzędnicze zawiera treści, które należy uznać za wspomnianą wyżej informację publiczną w zakresie objętym wymaganiami związanymi ze stanowiskiem określonym w ogłoszeniu o naborze. Podkreślenia wymaga jednak to, że same dokumenty przedłożone przez kandydatów takiej informacji nie stanowią. Prawo dostępu do informacji publicznej obejmuje bowiem uprawnienie do uzyskania określonej informacji, a nie prawo dostępu do materiału źródłowego, czyli zawierającego ją nośnika.
Przepis art. 13 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych gwarantuje jedynie dostęp do informacji publicznej zawartej w dokumentach przedłożonych przez kandydatów w postępowaniu o nabór do zatrudnienia, co oznacza, że wyłączone jest prawo dostępu do postaci dokumentów, a więc prawo dostępu do materiału źródłowego zawierającego tę informację, na bazie którego prowadzone jest to postępowanie.
Samo pojęcie „informacja” oznacza w języku polskim „powiadomienie o czymś, zakomunikowanie czegoś, pouczenie”. Źródło informacji zaś to „miejsce jej pochodzenia, punkt wyjścia, czyli np. dokument pisany, w którym jest ona zawarta, człowiek dysponujący pewną wiedzą, która nie znalazła odzwierciedlenia w materiale pisanym, dyskietka komputerowa”. W wyroku z 31 maja 2004 roku (OSK 205/04) Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, iż „ratio legis regulacji zawartej w art. 61 Konstytucji RP z 2 kwietnia 1997 roku, a także w Ustawie z 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej wynika z zasady udziału obywateli w życiu publicznym i sprawowania społecznej kontroli. W celu zaś realizacji tej zasady obywatel ma prawo uzyskania wiedzy o sprawach publicznych. Prawo do uzyskania takiej wiedzy w postaci prawa dostępu do informacji nie obejmuje nośników tej informacji, tj. form, w jakich ta informacja występuje” (patrz również wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 18 kwietnia 2023 roku, III OSK 3595/21).
Zakres obowiązku udostępnienia informacja publiczna o kandydatach
Zgodnie z art. 2 ust. 1 Ustawy z 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej każdemu przysługuje prawo dostępu do informacji publicznej, którą jest każda informacja o sprawach publicznych. W ustawie wymieniono dwa sposoby udostępniania wspomnianej informacji:
- poprzez zamieszczenie jej w Biuletynie Informacji publicznej albo
- na wniosek złożony przez osobę zainteresowaną (którą, jak wskazano wyżej, może być każdy).
Informacja publiczna, która nie znajduje się w Biuletynie Informacji Publicznej, jest udostępniana na wniosek.
Przepisem wspomnianej ustawy wprost zobowiązującym do udostępniania informacji o naborze kandydatów do zatrudnienia na wolne stanowiska jest art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. g.
Prawo do informacji publicznej – zgodnie z art. 5 ust. 1–2b ustawy o dostępie do informacji publicznej – podlega ograniczeniu:
- w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych;
- ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy (ograniczenie to nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji, w tym o warunkach powierzenia i wykonywania funkcji, oraz przypadku, gdy osoba fizyczna lub przedsiębiorca rezygnują z przysługującego im prawa);
- w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o przymusowej restrukturyzacji.
- w zakresie i na zasadach określonych w Ustawie z 12 lutego 2010 roku o rekapitalizacji niektórych instytucji oraz o rządowych instrumentach stabilizacji finansowej.
Przechodząc do unormowań ustawy o pracownikach samorządowych, należy zaznaczyć, że jednostka przeprowadzająca nabór ma obowiązek udostępnić żądaną informację o kandydacie biorącym udział w naborze tylko w zakresie objętym wymaganiami związanymi ze stanowiskiem określonym w ogłoszeniu o naborze. Udostępnieniu nie podlegają zaś informacje dotyczące sfery prywatnej kandydata, np. zawarte w jego CV, liście motywacyjnym, czy w innych dokumentach prywatnych złożonych przez kandydata (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie z 17 maja 2022 roku, II SAB/Ol 101/22).
Przykład 1.
W sprawie rozpatrywanej przez Naczelny Sąd Administracyjny i zakończonej wyrokiem z 8 lutego 2019 roku (I OSK 852/17) strona skarżąca domagała się udostępnienia skanów CV kandydatów, listu motywacyjnego oraz innych dokumentów wymaganych w naborze na wskazane stanowisko, a nie zawartych w nich informacji publicznych. Sądy obu instancji uznały, że żądane dokumenty nie stanowią informacji publicznej i nie mogą zostać przekazane. Stanowisko to było tym bardziej uzasadnione, że dokumenty te w znacznej mierze zawierały również informacje, które nie dotyczyły zakresu objętego wymaganiami związanymi ze stanowiskiem, o które ubiegali się kandydaci, a zatem dane, których nie można uznać za informacje publiczne. Dokumenty te stanowiły natomiast źródło do sformułowania odpowiedzi na wniosek o udostępnienie informacji publicznej znajdujących się w tych dokumentach bądź na ich podstawie wywiedzionych. W analizowanej sprawie wniosek strony tych informacji jednak nie dotyczył. Żądanie odnosiło się do nośników informacji publicznej, nie zaś do konkretnej informacji publicznej. W tych okolicznościach odmowa pozytywnego załatwienia wniosku nie pozbawiła ani nie ograniczyła uprawnienia do uzyskania informacji publicznej o kandydatach, którzy zgłosili się do naboru, w zakresie objętym wymaganiami związanymi ze stanowiskiem określonym w ogłoszeniu o naborze, a podyktowana była słusznym uznaniem, że wspomniane uprawnienie nie może być zrealizowane poprzez udostępnienie dokumentów źródłowych (w znacznej mierze prywatnych), w których taka informacja publiczna może być zawarta. Aby zilustrować to zagadnienie, dodać można, że jeśli wśród wymagań związanych z danym stanowiskiem wymienia się często określone wykształcenie, czy staż pracy, to status informacji publicznej będą miały informacje o wykształceniu kandydata i jego stażu pracy, a nie świadectwa szkolne, dyplomy, świadectwa pracy, czy inne dokumenty potwierdzające wykształcenie i staż pracy.
Przepisy prawa dotyczące udostępniania informacji o kandydatach, którzy zgłosili się do naboru, skonstruowano w taki sposób, aby służyły transparentności postępowań rekrutacyjnych, a zarazem chroniły prywatność kandydatów. Prawidłowe stosowanie tych unormowań polega na precyzyjnym identyfikowaniu wyłącznie takich informacji, które trzeba udostępnić, a także na nietraktowaniu jako informacji publicznej samych dokumentów – nośników informacji o kandydatach.
