Poradnik Przedsiębiorcy

Jak rozliczyć wypłacany pracownikom ekwiwalent za pranie?

Jednym z uprawnień pracownika, zagwarantowanym w Kodeksie pracy, jest prawo do otrzymywania ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej. Z uwagi na fakt, że dochodzi do wypłaty określonych środków pieniężnych w ramach stosunku pracy, warto zastanowić się, jakie skutki podatkowe wywołuje ekwiwalent za pranie na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych.

Ekwiwalent za pranie na gruncie Kodeksu pracy

Wszelkie kwestie związane z podstawą do wypłaty ekwiwalentu za pranie zostały uregulowane w Kodeksie pracy. Przed przystąpieniem do dalszej analizy warto zatem przeanalizować kilka przepisów.

Stosownie do postanowień art. 2377 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu lub ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

W myśl art. 2379 § 2 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Stosownie do treści art. 2379 § 3 ustawy, jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

W rezultacie, zgodnie z dosłownym brzmieniem przepisów, ekwiwalent za pranie ma na celu zwrot rzeczywistych kosztów poniesionych przez pracownika.

Podatkowe wątpliwości dotyczące ekwiwalentu za pranie

W pierwszej kolejności wskazać należy, że przyznany pracownikowi pieniężny ekwiwalent za pranie odzieży roboczej stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy. Jak bowiem wynika z art. 12 ust. 1 ustawy PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Należy jednak wskazać, że ekwiwalent za pranie może korzystać ze zwolnienia od podatku. Jak bowiem wynika z treści art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy PIT wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Kiedy interpretujemy powyższe przepisy w sposób dosłowny, mogą pojawić się pewne problemy. Jak bowiem wskazano, ekwiwalent za pranie ma stanowić zwrot równowartości wydatków poniesionych przez pracownika na pranie. Takie literalne rozumienie przepisu może prowadzić do wniosku, że jeżeli ekwiwalent jest wypłacany w stałej, zryczałtowanej kwocie oderwanej od rzeczywistych kosztów, to opisane zwolnienie nie przysługuje. Przepisy ustawy zwalniają bowiem od podatku ekwiwalent, a nie ryczałt.

Na szczęście dla podatników organy podatkowe nie prezentują aż tak restrykcyjnego podejścia. Przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 stycznia 2017 r., nr 1462-IPPB4.4511.1259.2016.2.AK, możemy przeczytać:

Z powołanych powyżej przepisów wynika więc, że ekwiwalent pieniężny za pranie przysługuje na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.

Przepisy te nie wymagają, by pracodawca dokonywał zwrotu udokumentowanych wydatków ponoszonych przez pracowników. Zgodnie z definicją słownikową ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (Współczesny słownik języka polskiego, Dunaj B. Warszawa 2007).

Skoro zatem z przepisów Kodeksu pracy wynika, że to pracodawca jest zobowiązany do prania, konserwacji, naprawy, odpylania i odkażania stosowanych środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego, a w przypadku braku możliwości prania odzieży roboczej wypłaty ekwiwalentu w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika to - w ocenie tut. organu - wysokość ekwiwalentu wypłacanego pracownikowi może być ustalona także w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika. Jako ekwiwalent, wypłacane pracownikowi kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez niego poniesionych. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracownika.

Analiza wydawanych interpretacji wskazuje na pewne przykładowe sposoby określenia wysokości ekwiwalentu. Może on zostać wyznaczony na podstawie aktualnych cen energii, wody oraz środków piorących, jak również może odpowiadać aktualnym cenom usług pralniczych na rynku oraz wymaganej częstotliwości prania.

Podsumowując, stwierdzić należy, że wypłacony ekwiwalent za pranie nie jest brany pod uwagę przy obliczeniu podstawy opodatkowania. Pracodawca, pełniący rolę płatnika, nie ma również obowiązku pobrania zaliczki na podatek od takiego świadczenia. Co więcej, nie będzie on również powiększał podstawy oskładkowania, o czym stanowi § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.