Jednym z obowiązków zakładu pracy jest zapewnienie pracownikom odzieży i obuwia roboczego. Pracodawca powinien zwrócić pracownikowi koszty czyszczenia takich ubrań. W tym celu wypłacany jest ekwiwalent za pranie odzieży roboczej. Czy świadczenie to podlega oskładkowaniu i opodatkowaniu? Odpowiedź na te pytania w niniejszym artykule.
Pranie odzieży roboczej a przepisy
Zgodnie z art. 237(7) § 1 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze spełniające wymagania określone w Polskich Normach, jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu oraz ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy. Natomiast zgodnie z art. 237(9) Kodeksu pracy pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Obowiązkiem osoby zatrudniającej jest również zapewnienie, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, a także – ich pranie, konserwacja, naprawa, odpylanie i odkażanie. W sytuacji gdy pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, zobowiązany jest do wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za poniesione w tym celu koszty. Wypłacony pracownikowi ekwiwalent za pranie odzieży roboczej jest przychodem ze stosunku pracy.
[alert-info]Jeżeli pracodawca nie zapewnia prania odzieży roboczej, wówczas takiej czynności może dokonać pracownik, o ile zakład pracy zwróci zatrudnionemu poniesione na ten cel koszty, czyli wypłaci mu ekwiwalent za pranie. [alert-info]
Nie jest obowiązkowe umieszczanie w regulaminie pracy informacji o wypłacie ekwiwalentu i jego wysokości.
Ustalenie wysokości ekwiwalentu
W przepisach nie został określony szczegółowy schemat ustalania wysokości ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej. Jednakże w praktyce przyjmuje się, że za koszty poniesione w tym celu uważa się m.in. koszty środków piorących, wody, prądu, jak również koszty czasu oraz pracy własnej pracownika. Jednym ze sposobów ustalania ekwiwalentu jest wzorowanie się na cenach prania poszczególnych części odzieży w pralni chemicznej w miejscowości, w której położony jest zakład pracy.
Skoro nie istnieje jednolity sposób ustalania ekwiwalentu, nie powinno się egzekwować od pracownika cyklicznego dokumentowania poniesionych kosztów prania. Potwierdza to m.in. interpretacja Sądu Okręgowego w Poznaniu z 18 stycznia 2018 roku (sygn. akt VII U 2453/17): „(...) Dokonywanie takich obliczeń byłoby pracochłonne i trudne zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy. Po stronie pracodawcy powstałby obowiązek zbierania tego typu informacji i zarządzania nimi, co wymagałoby dodatkowej pracy, a pracownicy, którzy nie zdecydowaliby się na korzystanie z pralni, musieliby przedstawiać szczegółowe wyliczenia uwzględniające koszty środków piorących, cen energii, wody itp. W efekcie powstałoby duże prawdopodobieństwo, że koszt rejestracji tych danych przez pracodawcę mógłby przekraczać wartość otrzymywanych świadczeń (...)”.
Raz ustalony ekwiwalent powinien być wypłacany w ustalonych odstępach czasu. Pracodawca ma prawo do skontrolowania, czy pranie odzieży roboczej odbywa się w sposób prawidłowy, zapewniający przy tym jej właściwości ochronne i użytkowe.
Kiedy ekwiwalent za pranie odzieży roboczej jest zwolniony z opodatkowania
Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia podlegają zwolnieniu z opodatkowania, pod warunkiem że:
- przysługują na podstawie przepisów BHP oraz
- zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na ich podstawie (jak np Kodeks pracy).
Przez ekwiwalent należy rozumieć świadczenie, którego wartość została realnie ustalona na podstawie faktycznie poniesionych kosztów. Oznacza to, że w przypadku ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej należy uwzględnić wszelkie wydatki poniesione na ten cel. Czyli kwotę ekwiwalentu powinno się określić na podstawie nie tylko użytych środków chemicznych, ale także zużytej wody, energii elektrycznej, jak i robocizny. Ekwiwalent pieniężny za wykonywanie wskazanych czynności może być także ustalony w oparciu o cennik pralni.
W sytuacji gdy pracodawca co miesiąc wypłaca pracownikowi za pranie odzieży roboczej stałą kwotę (ustaloną według własnego uznania), świadczenie takie nie kwalifikuje się pod pojęcie ekwiwalentu, a jako ryczałt. Tego typu dodatkowa wypłata stanowi przychód ze stosunku pracy objęty podatkiem.
Oskładkowanie ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej
W myśl § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek nie stanowi „wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego (...)”. Oznacza to, że ekwiwalent za pranie odzieży roboczej nie wlicza się do podstawy wymiaru składek. Musi tu być jednak spełniony warunek, że ekwiwalent za pranie odzieży roboczej wypłacany jest w wysokości stanowiącej równowartość faktycznych kosztów, które pracownik poniósł w związku z praniem odzieży.
Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że ZUS w swoich wyjaśnieniach wskazuje, iż podstawę wymiaru składek stanowią ekwiwalenty za konserwację oraz naprawę odzieży i obuwia roboczego, a także za pranie ręczników.
Odzież robocza a odzież służbowa
Zapewnienie pracownikowi odzieży roboczej jest obowiązkiem nałożonym przez przepisy prawa. Stosowanie w zakładzie pracy odzieży służbowej może zostać narzucone przez pracodawcę w regulaminie pracy. Podmiot zatrudniający w wewnętrznych regulacjach ma prawo określić zasady używania odzieży służbowej czy odzieży własnej, w tym zasad jej czyszczenia i wypłaty ekwiwalentu za pranie. Jednakże przytoczone wcześniej przepisy dotyczące zwolnienia z oskładkowania i opodatkowania ekwiwalentu nie będą miały tu zastosowania. Zatem jeśli pracodawca podejmie decyzję o wypłacie takiego świadczenia, to w tym przypadku będzie musiał od niego odprowadzić zarówno składki, jak i podatek.
Zmniejszenie ekwiwalentu za czas nieobecności
Nieobecność pracownika w zakładzie pracy jest jednoznaczna z nieużywaniem przez niego odzieży roboczej. Ekwiwalent za pranie może zostać obniżony o okres absencji w pracy – np. z powodu urlopu czy choroby. Pomniejszenie tego świadczenia powinno jednak nastąpić adekwatnie do okresu nieobecności i musi wynikać z przepisów zakładowych lub indywidualnego zarządzenia pracodawcy.
Podsumowując, jeżeli ekwiwalent za pranie odzieży roboczej zostanie obliczony i przyznany pracownikowi z uwzględnieniem wszystkich ponoszonych przez niego kosztów prania tej odzieży lub ustalony w oparciu o cennik pralni, wówczas może korzystać ze zwolnienia z oskładkowania i opodatkowania. Takie zwolnienie nie dotyczy jednak odzieży służbowej.
