Poradnik Przedsiębiorcy

Pranie odzieży roboczej - oskładkowanie i opodatkowanie ekwiwalentu

Jednym z obowiązków zakładu pracy jest wypłacanie pracownikom ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej. Jak dokumentować koszty poniesione w tym celu? Czy ekwiwalent podlega oskładkowaniu i opodatkowaniu? Odpowiedź na te pytania w niniejszym artykule.

Pranie odzieży roboczej

Zgodnie z art. 237(7) § 1 Kodeksu pracy Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach, jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu oraz ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy. Natomiast zgodnie z art. 237(9) Kodeksu pracy pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Obowiązkiem osoby zatrudniającej jest również zapewnienie, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe oraz ich pranie, konserwacja, naprawa, odpylanie i odkażanie. W sytuacji, gdy pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, zobowiązany jest do wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za poniesione w tym celu koszty. Wypłacony pracownikowi ekwiwalent za pranie odzieży roboczej jest przychodem ze stosunku pracy.

Ustalenie wysokości ekwiwalentu

Za koszty poniesione w celu prania odzieży roboczej uważa się m.in. koszty środków piorących, wody, prądu, jak również koszty czasu oraz pracy własnej pracownika. Jednym ze sposobów ustalania ekwiwalentu jest wzorowanie się na cenach prania poszczególnych części odzieży w pralni chemicznej w miejscowości, w której położony jest zakład pracy.

Skoro nie istnieje jednolity sposób ustalania ekwiwalentu, nie powinno się egzekwować od pracownika cyklicznego dokumentowania podniesionych kosztów prania. Raz ustalony ekwiwalent powinien być wypłacany w ustalonych odstępach czasu. Pracodawca ma prawo do skontrolowania, czy pranie odzieży roboczej odbywa się w sposób prawidłowy, zapewniając przy tym jej właściwości ochronne i użytkowe.

Zwolnienia z oskładkowania i opodatkowania

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ekwiwalent za pranie odzieży roboczej podlega zwolnieniu od podatku, jeżeli zostanie obliczony i przyznany pracownikowi z uwzględnieniem wszystkich ponoszonych przez pracownika kosztów prania tej odzieży lub ustalony w oparciu o cennik pralni.

Nie jest obowiązkowe umieszczanie w regulaminie pracy informacji o wypłacie ekwiwalentu i jego wysokości. Zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe ekwiwalent za pranie odzieży roboczej nie wlicza się do podstawy wymiaru składek, a tym samym nie podlega oskładkowaniu.