Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki na pracownika a koszty uzyskania przychodu

Pracodawcy obok wynagrodzenia w pieniężnej postaci, bardzo często przekazują pracownikom również różnego typu świadczenia, które są mniej lub bardziej związane z wykonywaną praca. Jak wskazuje praktyka, wydatki na pracownika są przedmiotem szczególnego zainteresowania ze strony organów podatkowych, co prowadzi niezwykle często na tym tle do sporów.

Czy wydatki na pracownika stanowią koszty uzyskania przychodu?

Kosztem są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła ich uzyskiwania, które przyczyniają się do zachowania zdolności źródła do funkcjonowania. Ponadto wydatek nie może znajdować się w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty.

Natomiast za koszt uzyskania przychodów nie uznaje się niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułu stosunku pracy.

Mając na uwadze powyższe, stwierdzić należy, że za koszt uzyskania przychodów uznaje się wypłacone lub postawione do dyspozycji wynagrodzenia, a także dokonywane świadczenia w naturze.

Jednak jak wskazuje praktyka, wydatki na pracownika rozliczone w kosztach niezwykle często dochodzi do sporów z organami podatkowymi. Poniżej przedstawiamy najczęściej występujące problemy związane z rozliczaniem przedmiotowych wydatków w kosztach.

Mieszkania dla pracowników w kosztach firmowych

Przedsiębiorcy zatrudniają pracowników, którzy niejednokrotnie podejmują się wykonania prac poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy. W takiej sytuacji powstaje problem rozliczania wydatków na mieszkanie czy hotel dla pracowników.

Brak stosownych zapisów w katalogach wyłączeń oraz związek z przychodami powoduje, że ponoszone wydatki na pracownika w związku z zapewnieniem mieszkania będą stanowić dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów.

Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 17 czerwca 2015, sygn. IBPBI/2/4510-350/15/PC, gdzie  możemy przeczytać:

(…) Z przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca planuje wynająć mieszkanie do celów służbowych w innym mieście niż siedziba. Z uwagi na fakt, że Zarząd Spółki jak również pracownicy będą delegowani do W. w celu załatwiania bieżących spraw związanych z działalnością Spółki, najem jest działaniem racjonalnym z ekonomicznego punktu widzenia. Koszty związane z wynajęciem dotyczyć będą kosztów związanych z noclegami w trakcie delegacji. Wnioskodawca nadmienia, że koszty noclegu w hotelach nie będą ponoszone.

W świetle powyższego zdaniem tut. Organu wydatki Spółki z tyt. wynajęcia mieszkania do celów służbowych, mającego zapewnić nocleg w trakcie odbywania podróży służbowych pracowników Spółki i członków Zarządu związanej z wykonywaniem bieżących obowiązków, wiązać się będą z Jej działalnością gospodarczą.

Wobec powyższego, wydatki z tyt. wynajęcia przez Spółkę mieszkania służbowego, Spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 updop (…).

Zapewnienie odzieży roboczej a wydatki na pracownika

Zakup ubrań może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, gdy dotyczy:

  • odzieży roboczej,

  • strojów o charakterze służbowym.

Sytuacją, kiedy poniesione wydatki na pracownika wynikają bezpośrednio z kodeksu pracy jest obowiązek zapewnienia odzieży dla pracownika. W myśl art. 2377 par. 1 pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

  • jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,

  • ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

W takich przypadkach wydatki na pracownika związane z zakupem ubrań i obuwia mogą być bez wątpienia zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Problem powstaje, gdy obowiązek zapewnienia ubrań nie wynika z powyżej przytoczonych norm. Przepisy podatkowe nie zawierają żadnych szczególnych regulacji dotyczących zaliczania wydatków na zakup ubrań do kosztów. Należy więc stosować zasady ogólne. Kluczową rolę odgrywa więc kwestia, czy ponoszone wydatki na pracownika mają związek z osiąganiem przychodów.

W takiej sytuacji elementem rozstrzygającym o zaliczeniu wydatków na zakup ubioru pracowników do kosztów podatkowych jest ustalenie, czy posiada on cechy ubioru służbowego, czy posiada charakter reprezentacyjny. Generalnie za ubiór służbowy uznaje się odzież opatrzoną cechami charakterystycznymi dla danej firmy (np. barwy, logo firmy), tak aby utraciła charakter odzieży osobistej. Powinna ona pełnić rolę pewnego znaku przedsiębiorstwa: z jednej strony ujednolicać wygląd pracowników, a z drugiej odróżniać ich od pracowników innych firm.

Mając na uwadze powyższe, do kosztów uzyskania przychodów może zostać zaliczona odzież o charakterze służbowym. Jednak powinna ona posiadać cechy charakterystyczne wyróżniające się od zwykłych ubrań, np. zamieszczeniem logo firmy.

Takie stanowisko wyraził w interpretacji przepisów prawa podatkowego wydanej 5 marca 2015 r. nr IPPB5/423-1262/14-4/KS Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie. Potwierdził, że podatnik:  

(…) ma prawo uznać za koszty uzyskania przychodów wydatki na zakup odzieży służbowej używanej przez pracowników sklepów Spółki mających bezpośredni kontakt z klientami. W szczególności, wyposażenie pracowników w odzież służbową ma na celu zapewnić szybką identyfikację pracownika Spółki przez klientów w celu uzyskania niezwłocznej informacji na temat oferowanego asortymentu, aktualnej dostępności poszczególnych towarów bądź uzyskania porady oraz zachęty co do dokonywanych zakupów. Ponadto, zdaniem Spółki, koszt zakupu jednolitych, zgodnych z wewnętrznymi regulacjami strojów służbowych, stanowi racjonalnie uzasadniony wydatek reklamowy. (…)

Natomiast, o ile odzież nie zawiera elementów, które powodują, że utraciła ona charakter osobisty, to takie wydatki na pracownika nie mogą stanowić kosztu dla pracodawcy.