Udzielenie urlopu wypoczynkowego pracownikowi powinno następować w taki sposób, aby zarówno pracodawca, jak i pracownik nie mieli wątpliwości, że urlop faktycznie zostaje udzielony w konkretnym terminie. Istotne znaczenie ma przy tym właściwe rozumienie charakteru prawnego planu urlopów sporządzanego przez pracodawcę. Jak sporządzać plan urlopów żeby był ważny?
Plan urlopów
Przepis art. 163 § 1 Kodeksu pracy wprowadza zasadę udzielania urlopów wypoczynkowych zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę:
- wnioski pracowników oraz
- konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Pracodawca musi więc dążyć do pogodzenia ze sobą, w miarę możliwości, oczekiwań pracowników dotyczących korzystania z urlopu w najbardziej odpowiadającym im czasie z potrzebami zakładu pracy. To oznacza, że pracodawca może wyznaczyć pracownikowi inny termin urlopu niż wskazany w jego wniosku.
Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu wypoczynkowego udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 1672 Kodeksu pracy, który stanowi, że pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Charakter urlopu „na żądanie” polega na tym, że dzień (dni) korzystania z niego nie jest (są) z góry ustalony (ustalone), a zatem niejako ze swej istoty jest to urlop nieplanowany. Tak więc jeżeli roczny wymiar urlopu pracownika wynosi 26 dni, to planem urlopów należy objąć 22 dni, a jeśli wymiar urlopu wynosi 20 dni – plan urlopów obejmie 16 dni z tego wymiaru.
Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy art. 163 § 2 Kodeksu pracy.
Przykład 1
Większość pracowników działu produkcji złożyła wnioski o wyznaczenie im terminu jednej z części urlopu wypoczynkowego w pierwszych dwóch tygodniach sierpnia. Pracodawca, ustalając plan urlopów, przychylił się tylko do wniosków połowy tej grupy pracowników, gdyż uznał, że jest to konieczne dla zapewnienia normalnego toku pracy – absencja urlopowa zbyt dużej grupy pracowników zakłóciłaby proces produkcji. Takie działanie pracodawcy nie narusza art. 163 § 1 Kodeksu pracy.
Kiedy nie ustala się planu urlopów?
Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, może samodzielnie zrezygnować z ustalania planu urlopów. W takich przypadkach wskazuje on termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem, biorąc pod uwagę jego indywidualne oczekiwania (treść składanych przez niego wniosków urlopowych) i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Zatem pracodawca, podejmując decyzję o terminie udzielenia pracownikowi urlopu, kieruje się takimi samymi kryteriami, jak przy ustalaniu planu urlopów (art. 163 § 11 Kodeksu pracy).
Czy urlop zaplanowany musi być odrębnie udzielony?
W wyjaśnieniach Państwowej Inspekcji Pracy z 15 listopada 2021 roku stwierdzono: „Jak sama nazwa wskazuje, plan urlopów służy zaplanowaniu wypoczynku poszczególnych pracowników, którzy z odpowiednim wyprzedzeniem przedstawiają pracodawcy terminy wykorzystania urlopu w następnym roku. Co istotne, funkcjonowanie planu urlopów nie zwalnia pracownika z obowiązku uzyskania zgody od pracodawcy na rozpoczęcie urlopu. Urlop jest zawsze udzielany przez pracodawcę. Pracownik nie może samodzielnie zadecydować o udzieleniu sobie urlopu, nawet jeżeli termin urlopu wynikałby z planu urlopów” [www.pip.gov.pl].
Jak wynika z tych wyjaśnień, urlop ujęty w planie urlopów nie jest jeszcze urlopem udzielonym. Innymi słowy, pracodawca musi dokonać odrębnej czynności udzielenia urlopu.
Spotykane są jednak również poglądy odmienne. W wyroku Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z 12 lipca 2017 roku, III PK 115/16, czytamy: „W myśl art. 163 § 2 kp pracodawca ma obowiązek podania planu urlopów do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy. Ponadto zachowuje aktualność pogląd wyrażony w uchwale składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 6 marca 1980 roku, zasadzie prawnej, V PZP 7/79 [...], że w sytuacji, gdy plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty u danego pracodawcy co najmniej na miesiąc przed rozpoczęciem urlopu, to nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego i pracownik ma prawo rozpocząć i wykorzystać urlop w zaplanowanym terminie [...]. Innymi słowy plan urlopów jest uzgodnieniem pomiędzy pracodawcą a pracownikiem terminu wykorzystywania urlopu wypoczynkowego [...]. Powyższy pogląd odnajdujemy także w doktrynie. W Komentarzu do Kodeksu pracy, M. Gersdorf, K. Rączka, M. Raczkowski, LexisNexis, Warszawa 2000, s. 743, prezentowane jest stanowisko, że plan urlopów oraz indywidualne wyznaczenie terminu urlopu w trybie art. 163 § 11 kp mają charakter wiążący w tym sensie, że pracownik, bez żadnego dodatkowego zawiadomienia, może wykorzystać urlop wypoczynkowy w terminie w nim wskazanym”.
Jak się wydaje, stanowisko wyrażone przez Sąd Najwyższy nie jest zgodne z poglądem prezentowanym przez Państwową Inspekcję Pracy. Zdaniem SN na podstawie planu urlopów oraz indywidualnego wyznaczenia terminu urlopu w trybie art. 163 § 11 Kodeksu pracy pracownik, bez żadnego dodatkowego zawiadomienia, może wykorzystać urlop wypoczynkowy w terminie w nim wskazanym. PIP twierdzi natomiast, że plan urlopów nie zwalnia pracownika z obowiązku uzyskania odrębnie zgody od pracodawcy na rozpoczęcie urlopu.
Sąd Najwyższy w cytowanym wyroku wyraźnie odróżnił przypadek udzielenia urlopu na podstawie ustalonego planu urlopów od urlopu udzielonego bez uprzedniego sporządzenia takiego planu albo w innym terminie niż ustalony w planie: „Jednocześnie utrwalone jest orzecznictwo, że pracownik, który złożył wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy. W takiej sytuacji skorzystanie z urlopu w oznaczonym terminie wymaga dodatkowego porozumienia między pracodawcą i pracownikiem [...]”.
Z analogiczną sytuacją mamy do czynienia w przypadku przesunięcia terminu urlopu na wniosek pracownika: „[...] zgodnie z art. 164 § 1 kp przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami, a pracodawca powinien uwzględnić taki wniosek, jeśli nie sprzeciwia się temu konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Stosownie do § 5 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 7 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu i ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.) w okolicznościach uzasadniających przesunięcie urlopu na inny termin niż określony w planie urlopów lub ustalony po porozumieniu z pracownikiem pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie z nim uzgodnionym”.
Konsekwencje dla pracownika
Wspomniana rozbieżność stanowisk Państwowej Inspekcji Pracy i Sądu Najwyższego rodzi ryzyka dotyczące prawidłowego stosowania przepisów o udzielaniu urlopów wypoczynkowych.
Przyjmując za trafny pogląd prezentowany przez PIP, brak uzyskania przez pracownika indywidualnej zgody pracodawcy na urlop w konkretnym terminie (niezależnie od wcześniejszego ujęcia tego urlopu w planie) może rodzić dla niego negatywne konsekwencje związane z nieobecnością w pracy – gdy pracownik uznaje, że mógł rozpocząć urlop bez uzyskiwania zgody pracodawcy i dlatego nie złożył wniosku o udzielenie tego urlopu, lecz przyjął, że został mu on udzielony na mocy samego planu. W szczególności pracownik naraża się wówczas na odpowiedzialność porządkową, utratę wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy (nieobecność nieusprawiedliwiona), a nawet na rozwiązanie umowy o pracę z winy pracownika, z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy).
Z ostrożności należałoby zatem zalecać pracownikom każdorazowe występowanie do pracodawcy z wnioskiem urlopowym – również wtedy, gdy urlop w terminie określonym we wniosku został już ujęty w planie urlopów.
Konsekwencje dla pracodawcy
Z punktu widzenia pracodawcy użytecznym rozwiązaniem może być wprowadzenie do regulaminu pracy postanowienia, iż pracownicy są zobowiązani do każdorazowego uzyskiwania odrębnej zgody pracodawcy na urlop wypoczynkowy – niezależnie od tego, czy urlop ten ma być udzielony w terminie ustalonym w planie urlopów, czy też w innym czasie. Pozwoli to wyeliminować ewentualne wątpliwości i nieporozumienia przy udawaniu się pracowników na urlop. Skądinąd w praktyce funkcjonowania zakładów pracy pracownicy bardzo często wykorzystują urlopy wypoczynkowe w innych terminach niż ustalone w planie urlopów.
Wobec zasygnalizowanych rozbieżności poglądów dotyczących postępowania przy udzielaniu urlopu wypoczynkowego w terminie wcześniej ustalonym w planie urlopów względy ostrożności przemawiają za precyzyjnym uregulowaniem tej kwestii przez pracodawcę w wewnętrznych unormowaniach obowiązujących w danym zakładzie pracy.
