Poradnik Przedsiębiorcy

Plan urlopów w firmie - jak prawidłowo stworzyć?

Dlaczego warto stworzyć plan urlopów?

Urlop wypoczynkowy to niezbywalne uprawnienie zatrudnionego, a zarazem obowiązek pracodawcy. Jeśli ten ostatni nie udziela pracownikom urlopów wypoczynkowych, grozi mu kara grzywny. Aby ułatwić funkcjonowanie firmy, tworzy się plan urlopów - czyli schemat terminów urlopów kadry w konkretnym roku. Plan urlopów to podstawa przy racjonalnym gospodarowaniu zadaniami w działalności i jednocześnie zabezpieczenie przed powstawaniem zaległości w dniach wolnych dla pracowników. Takie planowanie do przodu nabiera szczególnej wagi, jeśli w firmie pojawiają się okresy wytężonej pracy, podczas których braki kadrowe są groźne dla jej funkcjonowania.

Urlop wypoczynkowy - wymiar

Według art. 154 par. 1 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze:

  • 20 dni - jeżeli staż jest krótszy niż 10 lat,
  • 26 dni - jeżeli staż jest dłuższy niż 10 lat.

Do stażu zalicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, a także lata edukacji (tu znaczenie mają rodzaje ukończonych szkół).

Co zawiera plan urlopów?

Art. 152 par. 1 Kodeksu pracy uprawnia pracownika do nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego. Ten czas wolny można podzielić na mniejsze odcinki na wniosek pracownika. Istnieje tu jednak pewne ograniczenie - część urlopu musi obejmować co najmniej 14 kolejnych dni (licząc ze świętami i niedzielami), tak aby zatrudniony miał dłuższy, nieprzerwany wypoczynek. Plan urlopów nie powinien uwzględniać wszystkich dni urlopu wypoczynkowego pracownika - 4 dni trzeba zostawić bez przydziału, gdyż jest to pula urlopów na żądanie, udzielanych na wniosek pracownika w niedających się wcześniej przewidzieć okolicznościach.

Plan urlopów musi zawierać wszelkie typy urlopów - zaległe, bieżące i uzupełniające. Nie ma z góry narzuconego terminu sporządzenia plan urlopowego, choć trzeba wziąć pod uwagę fakt, że powinien on zostać stworzony przed początkiem dotyczącego go okresu. W przypadku planu urlopów rocznego należy go przygotować do końca grudnia roku poprzedniego, gdyż pracownicy mogą chcieć wziąć wolne już w styczniu. Pewnym ułatwieniem może być rozpisywanie planów urlopów wypoczynkowych na mniejsze okresy - np. kwartały.

Uwaga!

Zaległy urlop wypoczynkowy należy wykorzystać do 30. września następnego roku.

Plan urlopów - jak go stworzyć?

Plan urlopów buduje się przy uwzględnieniu propozycji kadry, dlatego też ważne jest, by o fakcie jego sporządzania pracowników poinformować z wyprzedzeniem. O ile propozycje podwładnych nie kłócą się z tokiem funkcjonowania firmy, pracodawca powinien je zaaprobować.

Przykład 1.

Pracownik, któremu przysługuje 20 dni urlopu wypoczynkowego w 2014 roku, zaproponował następujące ich wykorzystanie:

  • od 27 do 30 maja - 4 dni urlopu, 6 dni wypoczynku,
  • od 4 do 14 sierpnia - 9 dni urlopu, 16 dni wypoczynku,
  • od 22 do 24 grudnia - 3 dni urlopu, 9 dni wypoczynku.

Taki plan jest poprawny, zostaje zachowany obowiązek pełnych dwóch tygodni wolnych od pracy, a także pozostawione do dyspozycji pracownika 4 dni urlopu na żądanie.

Po sporządzeniu planu urlopów wypoczynkowych należy podać go do wiadomości kadry. Prawo nie narzuca jednolitego wzoru planu urlopów - dlatego trzeba dołożyć starań, by był on dokumentem przejrzystym i jasnym dla odbiorców.

Widać jak na dłoni, że plan urlopów jest bardzo korzystnym narzędziem w firmie - umożliwia racjonalne zorganizowanie pracy w dłuższym okresie. Pracownik też go doceni, gdyż za jego pomocą może z wyprzedzeniem zaplanować swój urlop wypoczynkowy, nie bojąc się przy tym, że pracodawca odmówi mu udzielenia go.