Poradnik Przedsiębiorcy

Ponadwymiarowe wykorzystanie urlopu przez pracownika u poprzedniego pracodawcy – przeliczenia limitów urlopowych

W czerwcu br. zatrudniliśmy nowego pracownika. Po podpisaniu z nami umowy o pracę nowy pracownik doniósł nam swoją dokumentację, w tym świadectwa pracy od poprzednich pracodawców. Zgodnie z zawartymi w nich informacjami osoba ta legitymuje się ponad 10-letnim stażem pracy, ale w tym roku wykorzystała już 20 dni urlopu wypoczynkowego. Czy ponadwymiarowe wykorzystanie urlopu przez pracownika u poprzedniego pracodawcy wymaga określenia dla niego nowych limitów urlopowych?

Zygmunt, Strzegom

 

Zgodnie z zapisami Kodeksu pracy urlop wypoczynkowy przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę – niezależnie od jej rodzaju. Wymiar urlopu pracownika związany jest z jego wykształceniem oraz udokumentowanym doświadczeniem zawodowym.

Art. 154 § 1 Kodeksu pracy
Wymiar urlopu wynosi:

  1. 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
  2. 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Wymienione w art. 154 Kodeksu pracy limity urlopowe przypisane są pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, czyli na pełen etat. W przypadku gdy pracownik zatrudniony jest na część etatu, pracodawca zobowiązany jest do proporcjonalnego zmniejszenia limitu urlopu.

Przykład 1.

Pani Krystyna zatrudniona jest na ¾ etatu w firmie usługowej na podstawie umowy o pracę. Posiada ponad 10-letnie doświadczenie zawodowe. W związku z powyższym na dany rok kalendarzowy pani Krystynie przysługuje:
26 dni x ¾ = 19,5 dnia ~ 20 dni urlopu wypoczynkowego w przeliczeniu na pełny etat, czyli 160 godzin.

Staż pracy i wykształcenie a wymiar urlopu wypoczynkowego

Do określonego przepisami stażu pracy w kontekście wymiaru urlopu wypoczynkowego zalicza się zarówno okresy pracy, jak i lata nauki.

Lata pracy uwzględniane przy wyliczeniach urlopowych powinny posiadać swoje potwierdzenie w formie wystawionych pracownikowi świadectw pracy. Do stażu pracy zaliczamy jedynie pracę w ramach umowy pracę – o czym była mowa już wcześniej – zarówno realizowaną w kraju, jak i za granicą.

W sytuacji gdy pracownik nie posiada świadectw pracy potwierdzających jego staż, może potwierdzić swoje doświadczenie zawodowe również poprzez przedłożenie pracodawcy do wglądu:

  • umowy o pracę podpisane przez obie strony stosunku pracy;
  • zaświadczenia i inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie.

Lata wykształcenia również mogą zaliczać się do stażu pracy w kontekście określenia wielkości przysługującego pracownikowi wymiaru urlopu.

Art. 155 § 1 Kodeksu pracy
„Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:

  1. zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata;
  2. średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat;
  3. średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat;
  4. średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata;
  5. szkoły policealnej – 6 lat;
  6. szkoły wyższej – 8 lat.

Okresy nauki, o których mowa w pkt 1–6, nie podlegają sumowaniu”.

Zatrudnienie przez część roku a wymiar urlopu

W przypadku gdy pracownik jest zatrudniony w danej firmie tylko przez część roku, pracodawca powinien dokonać proporcjonalnego przeliczenia limitu dni urlopowych pracownika.

Przykład 2.

Pan Marek, pełnoetatowy pracownik, nawiązał współpracę z firmą handlową na podstawie umowy na okres próbny na pełen etat. Okres obowiązywania umowy wynosi 3 miesiące. Pan Marek posiada wykształcenie zawodowe oraz 2-letnie doświadczenie na podstawie umowy o pracę zdobyte u poprzedniego pracodawcy. W związku z powyższym u nowego pracodawcy przysługiwać mu będzie urlop w wymiarze:
20 dni / 12 = 1,67 dnia
1,67 dnia x 3 miesiące = 5 dni.

Ponadwymiarowe wykorzystanie urlopu przez pracownika u poprzedniego pracodawcy – konsekwencje

Nierzadko zdarza się, że pracownik dołącza do danej firmy w trakcie trwania roku kalendarzowego i zazwyczaj jego przejście poprzedzone jest pracą w innej firmie. W przypadku gdy pracownik w poprzednim zakładzie pracy wykorzystał urlop w przysługującym mu wymiarze – zgodnym z przepisami pracy – wówczas nowy pracodawca nie ma problemów z określeniem kolejnego przysługującego pracownikowi limitu dni urlopowych.

Co natomiast w przypadku, gdy miało miejsce ponadwymiarowe wykorzystanie urlopu przez pracownika w czasie zatrudnienia w innej firmie? W takiej sytuacji nowy pracodawca powinien odpowiednio zmniejszyć limit przysługującego pracownikowi urlopu do poziomu zgodnego z ograniczeniami określonymi w Kodeksie pracy.

Pracodawca, który chce wyliczyć wymiar przysługującego pracownikowi urlopu zgodnie ze sztuką, powinien pamiętać, że:

  • kalendarzowy miesiąc pracy równy jest 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi za cały rok;
  • niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca;
  • gdy zmiana pracodawcy ma miejsce w tym samym miesiącu, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca;
  • wyliczony niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia;
  • wymiar urlopu w danym roku nie może przekroczyć wymiaru maksymalnego, stosownie do stażu zatrudnionego.

Przykład 3.

Nowy pracownik z ponad 10-letnim doświadczeniem zostaje zatrudniony w nowej firmie na pełen etat od czerwca. U poprzedniego pracodawcy wykorzystał 20 dni urlopu wypoczynkowego. Nowy pracodawca powinien dokonać przeliczeń limitów urlopowych.
Limit urlopu wypoczynkowego proporcjonalny do okresu obowiązywania umowy w danym roku kalendarzowym:
okres od czerwca do grudnia – 7 miesięcy
26 dni / 12 miesięcy x 7 miesięcy = 15,17 dnia ~ 16 dni
Pomniejszenie limitu urlopu o wykorzystany urlop u poprzedniego pracodawcy:
26 dni – 20 dni wykorzystanego urlopu = 6 dni
Pracownik ma prawo wykorzystać u nowego pracodawcy w danym roku kalendarzowym maksymalnie 6 dni urlopu.

Podsumowując, ponadwymiarowe wykorzystanie urlopu przez pracownika ma wpływ na limit przysługującego mu urlopu u nowego pracodawcy. Pomimo iż zgodnie z przepisami, uwzględniając okres obowiązywania umowy u nowego pracodawcy, pracownikowi przysługuje określony limit urlopu, powinien on zostać pomniejszony do takiej liczby dni, która zmieści się w ograniczeniu 26 lub 20 dni urlopu.