Poradnik Przedsiębiorcy

Potrącenia dobrowolne - co powinien o nich wiedzieć pracodawca?

Zgodnie z definicją stosunku pracy według art. 22 k.p. przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonania określonego rodzaju pracy na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca do zatrudnienia pracownika za wynagrodzeniem. Niekiedy występują sytuacje, w których niestety trzeba dokonać potrącenia z wynagrodzenia pracownika. Należy pamiętać, że podlega ono szczególnej ochronie - tzn., że wysokość potrąceń jest ograniczona. Potrącenia dzielą się na dwie grupy. Jedną z nich stanowią potrącenia ustawowe zawarte w art. 87 k.p., na które nie jest wymagana zgoda pracownika. Są to między innymi potrącenia alimentacyjne, komornicze czy kary pieniężne. Kolejną grupą są potrącenia dobrowolne, których temat postaramy się przybliżyć.

Potrącenia dobrowolne za pisemną zgodą pracownika

Art. 91 kodeksu pracy przewiduje dopuszczalność innych niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 potrąceń z wynagrodzenia za pracę, które mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie.

Co oznacza, że konieczna jest wyraźna zgoda na potrącenia dobrowolne. Jak orzekł Sąd Najwyższy, wyrażenie zgody na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia za pracę bez zgody pisemnej jest nieważne (art. 58 § 1 k.c. w związku z art. 91 i 300 k.p.), (wyrok z 1 października 1998 r. I PKN 366/98).

Zgoda pracownika nie wystarczy

Sama zgoda na potrącenie dobrowolne wyrażona na piśmie nie wystarczy. Oprócz zgody pracownik powinien również wskazać wysokość kwoty, którą pracodawca może mu potrącić z wynagrodzenia.

Rodzaje potrąceń dobrowolnych

Zgoda na potrącenia dobrowolne obowiązuje między innymi przy:

  • składkach z tytułu dobrowolnego ubezpieczenia na życie (np. PZU),
  • wpłatach pracownika do kasy zapomogowo-pożyczkowej,
  • spłatach pożyczki z kasy zapomogowo-pożyczkowej,
  • spłatach pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
  • składkach na rzecz związku zawodowego,
  • kosztach rozmów prywatnych z telefonu służbowego,
  • kredytach bankowych.

Potrącenia dobrowolne - granice

Wprowadzona jest granica, do której dokonuje się potrąceń dobrowolnych.

Poniższa tabela przedstawia wolne od potrąceń kwoty wynagrodzenia za pracę w wysokości (art. 91 § 2 k.p.): 

minimalnego wynagrodzenia za pracę, przysługującego pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenie społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,

przy potrąceniu należności na rzecz pracodawcy

80% minimalnego wynagrodzenia

przy potrącaniu innych należności niż na rzecz pracodawcy.

 

Ważne!

Wysokość kwoty potraceń dobrowolnych ulega zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Przykład 1.

Pani Ewelina jest zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy. Wyraziła pisemną zgodę na potrącenie ze swojego wynagrodzenia:

  • składki z tytułu ubezpieczenia na życie PZU w wysokości 65 zł,

  • składki na rzecz związku zawodowego w wysokości 40 zł.

Należności nie są uiszczane na rzecz pracodawcy w związku z czym, jak wynika z powyższej tabeli, kwotą wolną od potrąceń jest 80% minimalnego wynagrodzenia za pracę po odliczeniu składek na ubezpieczenie i podatek. 

Potrącenia dobrowolne z zasiłków

W firmach pracownicy często przystępują do dobrowolnego ubezpieczenia na życie. W praktyce składka na ubezpieczenie jest potrącana z wynagrodzenia za pisemną zgodą pracownika. Niejednokrotnie przychodzi na myśl wiele wątpliwości, jak należy postąpić w przypadku, gdy pracownik otrzymuje zasiłek zamiast wynagrodzenia.

Przepisy ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych z dnia 17 grudnia 1998 r. wskazują, jakie należności podlegają potrąceniu z zasiłków (art. 139 ustawy). W przepisach nie istnieje jednak wzmianka o potraceniu np. składki na ubezpieczenie dobrowolne. Mimo wszystko pracodawca może dokonywać potrąceń z wynagrodzenia pracownika oraz przysługujących mu zasiłków za cały miesiąc na podstawie zgody pracownika wyrażonej na piśmie. Należy pamiętać, aby zgoda na potrącenie składki na ubezpieczenie dobrowolne zawierała pozwolenie na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia czy także z zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego.

Ważne!

W sytuacji gdy pracownik przystąpił do dobrowolnego ubezpieczenia na życie, lecz nie złoży zgody na potrącenia, w związku z czym pracodawca nie może go dokonać, wówczas pracownik sam musi uregulować składkę.

Zbieg potrąceń dobrowolnych i obowiązkowych

W przypadku zbiegu potrąceń dobrowolnych z potrąceniami ustawowymi w pierwszej  kolejności należy zrealizować potrącenia ustawowe. Potrącenia ustawowe podlegają ochronie zawartej w art. 87 § 1 i 3 k.p., natomiast na konto zajęcia alimentacyjnego potrąca się do ⅗ wynagrodzenia po odliczeniu składek na ubezpieczenie i podatku. Potrącenia dobrowolne podlegają odmiennej ochronie.

Przykład 2.

Wynagrodzenie pana Ryszarda jest obciążone zajęciem alimentacyjnym  w wysokości 600 zł. Ponadto pracownik wyraził na piśmie zgodę na potrącenie raty pożyczki z kasy zapomogowo-pożyczkowej w wysokości 300 zł. Pierwszeństwo ma potrącenie komornicze, a dopiero w drugiej kolejności można dokonać potrącenia dobrowolnego. Dokonując potrąceń z wynagrodzenia pana Ryszarda, pracodawca musi mieć na uwadze kwoty wolne od potrąceń.  Gdyby się okazało, że potrącenie dobrowolne naruszałoby kwotę wolną od potrąceń, wówczas należy dokonać  potrącenia komorniczego w pełnej wysokości, a potrącenie dobrowolne tylko do kwoty wolnej od potrąceń.

Kara za potrącenia dobrowolne bez zgody pracownika

Brak zgody na potrącenia dobrowolne na piśmie powoduje, że pracodawca nie może dokonywać potrąceń z wynagrodzenia pracownika. Gdyby jednak okazało się, że pracodawca pominął tak ważny aspekt posiadania pisemnej zgody pracownika i dokonał bezpodstawnego potrącenia, wówczas powinien wziąć pod uwagę:

  • obowiązek zwrotu pracownikowi potrąconych kwot wraz z odsetkami,
  • karę grzywny nałożoną przez inspektora Państwowej Inspekcji Pracy.

Powyższe zachowanie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, które może słono kosztować pracodawcę nieprzestrzegającego przepisów prawa pracy, bo aż od 1000 zł do 30 000 zł. Jak wynika z art. 282 § 1  k.p. kto, wbrew obowiązkowi nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi albo uprawnionemu do tego świadczenia członkowi rodziny pracownika, wysokość tego wynagrodzenia lub świadczenia bezpodstawnie obniża albo dokonuje bezpodstawnych potrąceń, podlega karze grzywny.