Poradnik Przedsiębiorcy

Kasa fiskalna kiedy jest niezbędna w działalności?

W ostatnim czasie przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych zostali zasypani zmianami w zakresie dokumentowania dokonanych transakcji - pojawiły się nowe kasy fiskalne online oraz NIP na paragonie. Kasa fiskalna - jaką wybrać? Dla kogo obowiązkowa jest kasa online? 

Sprzedaż na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych

Przedsiębiorcy, którzy jako grupę odbiorców swoich usług lub towarów wybrali osoby nieprowadzące firm lub rolników ryczałtowych mają obowiązek posiadania kasy fiskalnej i rejestrowania na niej sprzedaży na rzecz tych podmiotów oraz wydania paragonu fiskalnego. Obowiązek ten wynika z art. 111 ust 1 ustawy o VAT, który wskazuje że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Niektóre działalności mają jednak ten przywilej, że mogą skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Zwolnień z kasy fiskalnej jest wiele, niemniej jednak, aby móc je zastosować konieczne jest spełnienie określonych warunków.

Kasa fiskalna - zwolnienia z posiadania

Bez wątpienia jednym z najczęściej stosowanych zwolnień z ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej jest zwolnienie podmiotowe do limitu obrotu 20 000 zł. Zgodnie z § 3. Rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzeniu sprzedaży przy zastosowaniu kasy fiskalnej, jeżeli sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku nie przekroczyła 20 000 zł (netto - w przypadku podatników VAT, brutto - w przypadku podatników korzystających ze zwolnienia z VAT) to podatnik ma prawo skorzystać ze zwolnienia.

W przypadku gdy sprzedaż ta następuje w trakcie roku, to w takiej sytuacji limit ten należy wyliczyć proporcjonalnie do okresu, w którym będzie prowadzona sprzedaż.

Aby wyliczyć proporcję należy skorzystać ze wzoru:
(liczba dni sprzedaży do końca roku/liczba dni w roku podatkowym) * 20 000 zł.

Kolejnymi często stosowanymi zwolnieniami są: 

  • zwolnienie z tytułu sprzedaży wysyłkowej dokonywanej za pośrednictwem poczty lub kuriera, jeśli zapłata za sprzedane towary w całości została dokonana z użyciem rachunku bankowego, poczty lub SKOKu, i z prowadzonej ewidencji oraz dowodów potwierdzających zapłatę jednoznacznie wynika jakiej czynności dotyczyła i na rzecz kogo została wykonana, wraz ze wskazaniem dokładnych danych nabywcy, w tym również adresu; 

  • zwolnienie z tytułu prowadzenia usług na rzecz osób prywatnych lub rolników ryczałtowych, jeżeli zapłata za usługę została dokonana za pośrednictwem rachunku bankowego, SKOKu lub poczty na rachunek bankowy sprzedawcy, a z dowodów dokumentujących zapłatę oraz prowadzonej ewidencji jednoznacznie wynika jakiej czynności dotyczyła. 

  • zwolnienie dotyczące dostawy nieruchomości;

  • zwolnienie dotyczące czynności związanych z obsługą rynku nieruchomości, jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą;

  • zwolnienie dotyczące wynajmu i usług zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi, jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą  albo jeżeli świadczący otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub SKOKU odpowiednio na swój rachunek bankowy, a z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła. 

Niektóre czynności bezwzględnie nie mogą skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej a ich sprzedaż już od pierwszej transakcji powinna być nabita na kasę fiskalną. Listę tych czynności określono w § 4 Rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzeniu sprzedaży przy zastosowaniu kasy fiskalnej i są to m.in.:
- dostawa części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli);
- dostawa sprzętu fotograficznego z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1);
- sprzedaż zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych;
- dostawa perfum i wód toaletowych (PKWiU 20.42.11.0), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów;
- świadczenia usług związanych z naprawą pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania), 
- świadczenie usług w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych, motorowerów oraz usługi w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów;
- doradztwo podatkowe;
- usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne; itd.

Kasa fiskalna czy kasa fiskalna online - czyli którą wybrać? 

Od stycznia 2020 roku przepisy wymuszają na niektórych podatnikach obowiązek rejestrowania sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących firm i rolników ryczałtowych na kasach fiskalnych online. 

Mechanicy i stacje paliw

Pierwszą grupą, która od stycznia ma taki obowiązek to podmioty świadczące usługi mechaniki samochodowej, przeglądów technicznych pojazdów oraz stacje paliw. Wszyscy Ci podatnicy są zatem zobowiązani ewidencjonować sprzedaż na kasach fiskalnych online - w tym przypadku zwykła kasa fiskalna nie wchodzi już w grę. 

Przykład 1. 

Pan Jan prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i sprzedaje części do samochodów dla osób, które nie prowadzą firm. Czy pan Jan może skorzystać ze zwykłej kasy fiskalnej czy musi ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej online? 

Z uwagi na nowe przepisy podatkowe, pan Jan jest zobowiązany do zakupu kasy fiskalnej online.

Gastronomia, hotelarze, fryzjerzy, kosmetyczki itd. 

Drugą grupą, która od 1 lipca 2020 roku będzie zobowiązana do zakupu kasy fiskalnej online są placówki gastronomiczne oraz placówki krótkoterminowego zakwaterowania - w przypadku tych podmiotów możliwe jest jeszcze stosowanie zwykłych kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii. Jeżeli podmiot zmuszony jest do zakupu kasy fiskalnej przed dniem 1 lipca to oczywiście ma jeszcze możliwość zakupu zwykłej kasy fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii, nie mniej jednak taka czynność jest nieopłacalna - w takiej sytuacji lepszym wyjściem wydaje się zakup kasy online zanim jeszcze korzystanie z niej będzie konieczne. Podobnie mogą postąpić fryzjerzy, kosmetyczki, firmy budowlane, prawnicy oraz lekarze, którzy obowiązkowo posiadać kasę online powinny od 1 stycznia 2021 roku.

Podatnicy, którzy dokonają zakupu zwykłej kasy fiskalnej, którzy będą zobowiązani w przyszłości do posiadania kasy fiskalne online nie będą mieli możliwości skorzystania z ulgi na zakup zwykłej kasy fiskalnej. W takiej sytuacji możliwe jest zastosowanie ulgi wyłącznie dla zakupu kas fiskalnych online. Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule: Zakup kasy fiskalnej online a ponowna ulga na jej nabycie
Przykład 2.

Pani Ewa prowadzi studio fryzjerskie i świadczy usługi dla osób nieprowadzących działalności. W styczniu 2021 roku będzie zmuszona do wymiany kasy fiskalnej. Czy pani Ewa ma możliwość zakupu zwykłej kasy fiskalnej czy powinna już zakupić kasę online?

Pani Ewa zobowiązana będzie do zakupu kasy fiskalnej online. W przypadku jej zakupu będzie mogła skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej online. 

Przedsiębiorcy, którzy nie mają obowiązku stosowania kasy online

Pozostałe grupy przedsiębiorców, które nie będą miały obowiązku zakupu kasy fiskalnej online mają nadal do wyboru zakup zwykłej kasy lub kasy online, nie mniej jednak tak jak podmioty powyżej nie będą miały możliwości skorzystania z ulgi na zakup zwykłej kasy fiskalnej. 

Księgowanie przychodów z kasy fiskalnej w systemie wFirma.pl 

Podatnicy prowadzący księgowość w systemie wFirma.pl mają możliwość wprowadzenia obrotów z łącznego raportu z kasy fiskalnej do systemu i automatycznego ujęcia przychodu w ewidencjach. 

W tym celu należy skorzystać z zakładki: PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ, gdzie w polu NABYWCA należy zaznaczyć opcję BRAK KONTRAHENTA, w polu NUMER DOKUMENTU wpisać np. ŁRO 1/01/2020 i uzupełnić pozostałe pola.
Wpis zostanie ujęty w KPIR w kolumnie 7 - sprzedaż towarów i usług oraz w rejestrze VAT sprzedaży. 

Użytkownicy wFirma.pl maja również możliwość zintegrowania drukarki fiskalnej online z systemem i wówczas księgowanie paragonów następuje automatycznie. Więcej informacji w tym temacie można znaleźć w artykule: Drukarki fiskalne online - integracja z systemem