Poradnik Przedsiębiorcy

Najem a kasa fiskalna - kiedy przysługuje zwolnienie z kasy fiskalnej?

Od 1 stycznia 2018 roku obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Nowe rozporządzenie wniosło niewielkie zmiany dla osób osiągających przychody z najmu. Podobnie jak wcześniej, obowiązujące przepisy przewidują zwolnienie z obowiązku stosowania kasy fiskalnej dla usługi wynajmu i zarządzania nieruchomościami własnymi lub wydzierżawionymi. Aby skorzystać ze zwolnienia, konieczne jest jednak spełnienie pewnych warunków. Kiedy kasa fiskalna nie jest obowiązkowa przy usługach najmu? Wyjaśniamy.

Zwolnienie dla usługi wynajmu i zarządzania nieruchomościami własnymi lub wydzierżawionym

W myśl rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 20 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, z obowiązkowej ewidencji na kasie zwalnia się m.in. wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi. Nie ma przy tym znaczenia, czy wynajmowane nieruchomości to nieruchomości zabudowane, nieruchomości lokalowe, czy grunty rolne.

Do tej pory podatnik aby móc skorzystać ze zwolnienia musiał udokumentować wynajem fakturą. Zgodnie zaś z nowym rozporządzeniem skorzystanie ze zwolnienia będzie nadal możliwe w sytuacji, gdy podatnik transakcję udokumentuje fakturą. Jednak skorzystanie ze zwolnienia będzie również możliwe gdy najemca nie wystawi faktury, a otrzyma w całości zapłatę za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła. 

Wpłaty należności w całości na konto

Jak zostało wspomniane powyżej, alternatywą dla osób, dla których regularne wystawianie faktur może okazać się kłopotliwe lub niemożliwe (w przypadku wynajmu przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej) jest zwolnienie z obowiązku rejestracji obrotu z wykorzystaniem kasy fiskalnej w związku z płatnościami na rachunek wynajmującego. Zapłaty te w całości powinny być dokonane za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a z dowodów zapłaty powinno jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnej czynności dotyczyła.

W tym przypadku bardzo ważne jest, aby należności od wszystkich najemców zawsze wpływały na konto wynajmującego. Choćby jednokrotne przyjęcie gotówki od najemcy wiąże się z utratą prawa do zwolnienia na podstawie zapłat, a więc z obowiązkiem wystawienia faktur dla wszystkich transakcji lub z obowiązkiem instalacji kasy fiskalnej (jeśli wartość obrotów osiąganych z tytułu najmu, w poprzednim roku podatkowym, przekroczyła 20 tys. zł).

Kasa fiskalna a zwolnienie ze względu na limit przychodów

Ostatnim sposobem na uniknięcie konieczności posiadania kasy fiskalnej podczas wynajmu na rzecz osób prywatnych jest skorzystanie ze zwolnienia ze względu na limit przychodów. Roczny limit przychodów ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej uprawniający do skorzystania ze zwolnienia wynosi 20 tys. zł.

Podatnicy rozpoczynający działalność gospodarczą w trakcie roku, limit ten ustalają proporcjonalnie. Należy jednak pamiętać, że aby wyliczyć obrót obligujący do wprowadzenia kasy fiskalnej, należy zsumować przychód z całości świadczeń na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych - nie tylko z wynajmu. Zatem jeśli podatnik osiąga przychody ze sprzedaży na rzecz ww. podmiotów także z innych źródeł (np. w ramach prowadzonej działalności gospodarczej), zobligowany jest uwzględnić go podczas ustalania kwoty obrotu uprawniającej lub nie do skorzystania ze zwolnienia podmiotowego.