Poradnik Przedsiębiorcy

Utrata zwolnienia z kasy - kiedy trzeba zainstalować ją ponownie?

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą i dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych co do zasady powinni taką sprzedaż zarejestrować na kasie fiskalnej i wystawić paragon fiskalny. Jednakże dla niektórych przedsiębiorców zostały przewidziane zwolnienia z posiadania kasy m.in. ze względu na nieprzekroczenie limitu obrotów. W przypadku utraty tego zwolnienia mają oni obowiązek zakupu kasy fiskalnej i ewidencji przychodu za jej pomocą. Co dzieje się w przypadku, gdy przedsiębiorca utraci zwolnienie i dokona likwidacji działalności, a następnie ponownie ją otworzy? Czy utrata zwolnienia z kasy w poprzedniej działalności uniemożliwi skorzystanie ze zwolnienia w nowej działalności?

Kiedy można korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej?

Na mocy Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, które obowiązywać będzie do końca 2021 roku, wyszczególniono katalog towarów oraz usługi, w stosunku do których nie stosuje się zwolnień z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej. W przypadku, gdy przedsiębiorca dokonuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych towarów i usług wymienionych w § 4 pkt 1 i 2 tego rozporządzenia, musi korzystać z ewidencji na kasie. Nie ma tutaj możliwości zastosowania zwolnienia ze względu na limit obrotu.

Przykład 1.

Pan Bartek prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i zamierza sprzedawać perfumy na rzecz osób prywatnych, które nie prowadzą działalności. Czy pan Bartek ma obowiązek zakupu kasy fiskalnej, czy może skorzystać ze zwolnienia z posiadania kasy?

Z uwagi na to, że sprzedaż perfum i wód toaletowych została wymieniona w Rozporządzeniu jako czynność, która podlega bezwzględnemu zarejestrowaniu na kasie, pan Bartek nie może skorzystać ze zwolnienia i obowiązkowo musi zakupić kasę rejestrującą.

W § 3 przytoczonego Rozporządzenia został umieszczony katalog zwolnień ze stosowania kasy fiskalnej. Wynika z niego, że zwolnienie dotyczy m.in. podatników, których obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 000 zł. Przedsiębiorcy, którzy rozpoczęli działalność w trakcie roku, limit obrotów uprawniający do korzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej wyliczają proporcjonalnie, biorąc pod uwagę okres, jaki pozostał do końca roku od momentu rozpoczęcia sprzedaży.Limit obrotów dotyczący zwolnienia z ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej odnosi się zarówno do podatników zwolnionych z VAT, jak i czynnych podatników VAT.Ze zwolnienia z kasy fiskalnej, nawet po przekroczeniu limitu obrotów, mogą skorzystać podatnicy, którzy dokonują np.

  • sprzedaży wysyłkowej (pocztą lub przesyłkami kurierskimi) pod warunkiem, że każda zapłata otrzymywana jest za pośrednictwem banku lub poczty, a z prowadzonej ewidencji oraz posiadanych dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, co było przedmiotem dostawy oraz na rzecz kogo została wykonana (dane nabywcy, w tym również adres);
  • sprzedaży usług na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych, jeżeli sprzedawca otrzyma zapłatę za świadczoną usługę za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a z ewidencji i potwierdzeń zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła;
  • dostawy składników majątku, które stanowią środki trwałe i wartości niematerialne, i prawne w firmie podatnika, jeżeli sprzedaż udokumentowana zostanie fakturą;
  • dostawy nieruchomości;
  • wynajmu i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi i dzierżawionymi, jeżeli świadczenie tych usług w całości zostało udokumentowane fakturą lub jeżeli podatnik otrzymał zapłatę za pośrednictwem banku, lub poczty, a z ewidencji i dokumentów potwierdzających zapłatę jasno wynika, czego dotyczyła i na rzecz kogo, została wykonana.

Ze zwolnień z kasy została wykluczona sprzedaż urządzeń telekomunikacyjnych na rzecz osób nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych. Zatem dokonując sprzedaży telefonu osobie prywatnej, podatnik będzie zobowiązany zakupić kasę fiskalną.

Kasa fiskalna – jak ustalić limit obrotów?

Na wstępie należy podkreślić, że w ustawie o VAT nie określono definicji obrotu. W art. 29a ustawy o VAT ustawodawca wskazał jedynie, co stanowi podstawę opodatkowania. Zgodnie z tym artykułem podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał, lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej. Do podstawy wlicza się także otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze, które mają bezpośredni wpływ na cenę dostarczanych towarów lub usług świadczonych przez podatnika.

Warto wspomnieć, że przy ustalaniu limitu obrotu na kasę pod uwagę bierze się tylko sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.Zgodnie z § 3 ust. 4 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, do limitu obrotu nie wlicza się m.in. sprzedaży środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji, a także dostawy nieruchomości.Ustalając limit obrotów do korzystania z kasy dla podmiotów zwolnionych z podatku VAT, uwzględnia się całość należności brutto. Natomiast dla czynnych podatników VAT przy ustalaniu limit obrotów uwzględnia się kwoty netto sprzedaży (bez podatku VAT).

Przykład 2.

Pani Emilia prowadzi sprzedaż na rzecz osób prywatnych i korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej. W lutym dokonała sprzedaży samochodu na rzecz osoby prywatnej za kwotę 12 000 zł. Samochód stanowił środek trwały w działalności gospodarczej. Czy ustalając limit uprawniający do zwolnienia z kasy fiskalnej, pani Emilia powinna uwzględnić obrót ze sprzedaży środka trwałego?

Nie, co do zasady przy ustalaniu limitu dotyczącego zwolnienia z kasy fiskalnej nie należy brać pod uwagę obrotu osiągniętego z tytułu sprzedaży samochodu firmowego, który znajdował się w ewidencji środków trwałych.

Utrata zwolnienia z kasy – co dalej?

W przypadku utraty prawa do zwolnienia z ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych ze względu na przekroczenie limitu obrotów przedsiębiorcy zobowiązani są do zakupu kasy fiskalnej. Mają obowiązek rozpoczęcia ewidencji za jej pomocą w terminie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym podatnik przekroczył limit obrotu.

Przykład 3.

Pan Grzegorz w grudniu 2018 roku przekroczył limit uprawniający go do zastosowania zwolnienia z kasy fiskalnej. Czy utrata zwolnienia z kasy fiskalnej zobowiązuje podatnika do jej zakupu i rejestrowania sprzedaży na rzecz osób prywatnych od 1 marca 2019?

Tak, co do zasady podatnik jest zobowiązany w terminie 2 miesięcy dokonać zakupu kasy i rejestrować sprzedaż na rzecz osób prywatnych wystawiając paragony fiskalne.

Jeżeli podatnik nie zainstaluje w terminie kasy fiskalnej, a rozpocznie sprzedaż, musi liczyć się z konsekwencjami – może zostać na niego nałożony mandat lub grzywna. Z kolei podstawowym czynnikiem motywującym do zainstalowania kasy w obowiązującym terminie jest możliwość skorzystania z ulgi na jej zakup. Jeśli nastąpi opóźnienie, nie można jej otrzymać.

Czy obowiązek instalacji kasy fiskalnej występuje również w przypadku ponownego rozpoczęcia działalności?

Przedsiębiorca, który przekroczył limit zwolnienia z kasy fiskalnej, ma obowiązek zainstalowania jej w obowiązującym terminie. Powstaje jednak pytanie, czy jeśli z uwagi na likwidację działalności gospodarczej nie zrobił tego przed upływem 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym przekroczył limit obrotu, czy ponowne rozpoczęcie działalności będzie skutkować obowiązkiem instalacji kasy fiskalnej?

Ponowne otwarcie działalności gospodarczej w związku z jej wcześniejszą likwidacją, a więc zaprzestaniem wykonywania usług bądź sprzedaży towarów, gdy przed zamknięciem był on zobowiązany do zakupu kasy fiskalnej, a tego nie dokonał, powoduje brak możliwości skorzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej. A więc bez względu na rodzaj działalności, w ponownie rozpoczętej działalności podatnik posługuje się tym samym Numerem Identyfikacji Podatkowej (NIP), nie jest więc traktowany jak nowy podmiot gospodarczy. Co za tym idzie, jeśli wcześniej utracił prawo do zwolnienia z kasy fiskalnej, w momencie rozpoczęcia działalności ponownie powinien dokonywać ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej.

Potwierdzeniem powyższego postępowania jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej informacji Skarbowej z 28 września 2018 roku (sygn. akt 0112-KDIL2-2.4012.314.2017.2.EW), w której czytamy że: "(...)podejmując ponownie działalność gospodarczą w niezmienionej formie prawnej (jako osoba fizyczna), Wnioskodawca uczynił to jako podmiot kontynuujący działalność gospodarczą, a nie jako podmiot rozpoczynający wykonywanie działalności gospodarczej. W konsekwencji, będzie on zobowiązany do ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w związku podjętą nową działalnością. Tym samym, nie będzie mógł on korzystać ze zwolnienia podmiotowego z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej."

Takie samo stanowisko zostało przyjęte również w interpretacji wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w Poznaniu 11 lutego 2016 roku (sygn. akt ILPP2/4512-1-903/15-2/AKr).

Przykład 4.

Pani Dominika w 2018 roku prowadziła działalność gospodarczą i dokonywała sprzedaży na rzecz osób fizycznych, korzystając ze zwolnienia z kasy fiskalnej. W grudniu 2018 roku przekroczyła limit uprawniający do skorzystania ze zwolnienia z kasy, a w styczniu 2019 roku zamknęła działalność. Czy w momencie ponownego rozpoczęcia działalności w marcu 2019 roku, pani Dominika będzie miała prawo do zastosowania zwolnienia z kasy fiskalnej z uwagi na fakt, że rozpoczęła prowadzenie nowej działalności?

Nie, jak wskazują organy podatkowe w interpretacjach podmiot, który likwiduje działalność, a następnie otwiera ją ponownie, traktowany jest jako podmiot kontynuujący działalność i w związku z tym, jeżeli w poprzedniej działalności utracił prawo do korzystania ze zwolnienia, ma obowiązek w nowej działalności rejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej.

Reasumując, utrata zwolnienia z kasy fiskalnej w prowadzonej działalności gospodarczej zobowiązuje podatników do zakupu kasy i ewidencjonowania na niej sprzedaży w ciągu 2 miesięcy od miesiąca, w którym przekroczono limit obrotów. Podobnie wygląda sytuacja, gdy podatnik utraci prawo do zwolnienia z kasy, zamknie działalność, a następnie otworzy nową. Wówczas jego obowiązkiem jest zakup kasy fiskalnej i ewidencjonowanie sprzedaży na rzecz osób prywatnych na kasie fiskalnej już od pierwszej transakcji.