Poradnik Przedsiębiorcy

Kasa fiskalna w firmie - co warto wiedzieć?

Podatnicy dokonujący sprzedaży towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej bądź na rzecz rolników ryczałtowych muszą prowadzić ewidencję takiej sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących. Ten obowiązek wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Dla większości przedsiębiorców obecnie kasa fiskalna w firmie to konieczność. Dlatego też warto poznać najważniejsze informacje na jej temat.

Kasa fiskalna - kto ma obowiązek jej zainstalowania?

Podatnicy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, są zobowiązani do ewidencjonowania sprzedaży na kasach fiskalnych. Jednak Minister Rozwoju i Finansów w rozporządzeniu z dnia 20 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących przewidział kilka odstępstw od tego obowiązku.

Zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących

Zwolnienia przedmiotowe uwalniają od obowiązku ewidencji tylko ściśle określone czynności. Jeśli podatnik osiąga przychody ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, wyłącznie z takich czynności, które są zwolnione z ewidencjonowania, to nie ma obowiązku instalowania kasy rejestrującej.

Jeśli jednak w grę wchodzą zarówno czynności zwolnione (wymienione w części I załącznika do rozporządzenia), jak i te, które zwolnieniu nie podlegają, to należy pamiętać, że zwolnienie z konieczności ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas fiskalnych przysługuje pod warunkiem, że udział obrotów uzyskanych ze sprzedaży zwolnionej w obrotach ogółem był w poprzednim roku wyższy niż 80%.

Kasa fiskalna a sprzedaż towarów w systemie wysyłkowym

Zwolnienia przedmiotowe uwalniają od obowiązku ewidencji tylko ściśle określonych czynności. Jedno ze zwolnień dotyczy dostawy towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi). Warunkiem jest, aby dostawca towaru każdorazowo otrzymywał w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynikało, której konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana wpłata (dane nabywcy, w tym jego adres).

Zwolnienie ze względu na nieprzekroczenie 20 tys. obrotu  

Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów przewiduje również zwolnienie ze względu na wysokość obrotów. Jeśli w danym roku podatkowym obroty ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczą kwoty 20 tys. zł, wówczas podatnik nie ma obowiązku instalowania kasy fiskalnej. Obowiązek taki powstaje po upływie dwóch miesięcy, licząc od pierwszego dnia miesiąca, następującego po miesiącu, w którym podatnik przekroczył limit 20 tys. zł.

Podatnicy, którzy korzystają ze zwolnienia z podatku VAT, ponieważ są drobnymi przedsiębiorcami (o których mowa w art. 113 ustawy o VAT) muszą pamiętać, że zwolnienie z VAT nie oznacza, że są również zwolnieni z ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących! Może się zdarzyć, że przekroczą dopuszczalny limit obrotu 20 tys. zł i będą zobowiązani do stosowania kas fiskalnych.

Jakie czynności muszą być bezwzględnie ewidencjonowane na kasie?

W § 4  przytoczonego rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania z zastosowaniem kas rejestrujących zostały określone czynności, przy wykonywaniu których bezwzględnie należy posiadać kasę fiskalną. Wśród nich można wymienić:

  • dostawy:

    • gazu płynnego,

    • części do silników (PKWiU 28.11.4),

    • silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1),

    • nadwozi do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1),

    • przyczep i naczep; kontenerów (PKWiU 29.20.2),

    • części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (PKWiU 29.20.30.0),

    • części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 29.32.30.0),

    • silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3),

    • sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90),

    • sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),

    • wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,

    • zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,

    • wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU,

    • wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,

    • perfum i wód toaletowych (PKWiU 20.42.11.0), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów.

  • świadczenia usług:

    • przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia,

    • przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,

    • naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania),

    • w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,

    • w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,

    • w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby niewidome, posiadające orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, które prowadzą samodzielnie działalność gospodarczą lub zatrudniają wyłącznie jednego pracownika niewidomego posiadającego orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności,

    • prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 28 załącznika do rozporządzenia,

    • doradztwa podatkowego,

    • związanych z wyżywieniem (PKWiU 56), wyłącznie: świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering),

    • fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych.

    • kulturalnych i rozrywkowych – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe,
    • związanych z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne,
    • w zakresie wymiany walut, z wyłączeniem usług świadczonych przez banki i spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe.