Kasa fiskalna w firmie - co warto wiedzieć?

Podatnicy dokonujący sprzedaży towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej bądź na rzecz rolników ryczałtowych muszą prowadzić ewidencję takiej sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących. Ten obowiązek wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Dla większości przedsiębiorców obecnie kasa fiskalna w firmie to konieczność. Dlatego też warto poznać najważniejsze informacje na jej temat.

Kasa fiskalna - kto ma obowiązek jej zainstalowania?

Podatnicy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, są zobowiązani do ewidencjonowania sprzedaży na kasach fiskalnych. Jednak Minister Rozwoju i Finansów w rozporządzeniu z dnia 20 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących przewidział kilka odstępstw od tego obowiązku.

Zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących

Zwolnienia przedmiotowe uwalniają od obowiązku ewidencji tylko ściśle określone czynności. Jeśli podatnik osiąga przychody ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, wyłącznie z takich czynności, które są zwolnione z ewidencjonowania, to nie ma obowiązku instalowania kasy rejestrującej.

Jeśli jednak w grę wchodzą zarówno czynności zwolnione (wymienione w części I załącznika do rozporządzenia), jak i te, które zwolnieniu nie podlegają, to należy pamiętać, że zwolnienie z konieczności ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas fiskalnych przysługuje pod warunkiem, że udział obrotów uzyskanych ze sprzedaży zwolnionej w obrotach ogółem był w poprzednim roku wyższy niż 80%.

Kasa fiskalna a sprzedaż towarów w systemie wysyłkowym

Zwolnienia przedmiotowe uwalniają od obowiązku ewidencji tylko ściśle określonych czynności. Jedno ze zwolnień dotyczy dostawy towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi). Warunkiem jest, aby dostawca towaru każdorazowo otrzymywał w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynikało, której konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana wpłata (dane nabywcy, w tym jego adres).

Zwolnienie ze względu na nieprzekroczenie 20 tys. obrotu  

Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów przewiduje również zwolnienie ze względu na wysokość obrotów. Jeśli w danym roku podatkowym obroty ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczą kwoty 20 tys. zł, wówczas podatnik nie ma obowiązku instalowania kasy fiskalnej. Obowiązek taki powstaje po upływie dwóch miesięcy, licząc od pierwszego dnia miesiąca, następującego po miesiącu, w którym podatnik przekroczył limit 20 tys. zł.

Podatnicy, którzy korzystają ze zwolnienia z podatku VAT, ponieważ są drobnymi przedsiębiorcami (o których mowa w art. 113 ustawy o VAT) muszą pamiętać, że zwolnienie z VAT nie oznacza, że są również zwolnieni z ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących! Może się zdarzyć, że przekroczą dopuszczalny limit obrotu 20 tys. zł i będą zobowiązani do stosowania kas fiskalnych.

Jakie czynności muszą być bezwzględnie ewidencjonowane na kasie?

W § 4  przytoczonego rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania z zastosowaniem kas rejestrujących zostały określone czynności, przy wykonywaniu których bezwzględnie należy posiadać kasę fiskalną. Wśród nich można wymienić:

• dostawy:

• gazu płynnego,

• części do silników (PKWiU 28.11.4),

• silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1),

• nadwozi do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1),

• przyczep i naczep; kontenerów (PKWiU 29.20.2),

• części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (PKWiU 29.20.30.0),

• części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 29.32.30.0),

• silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3),

• sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90),

• sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),

• wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,

• zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,

• wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU,

• wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,

• perfum i wód toaletowych (PKWiU 20.42.11.0), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów.

• świadczenia usług:

• przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia,

• przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,

• naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania),

• w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,

• w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,

• w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby niewidome, posiadające orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, które prowadzą samodzielnie działalność gospodarczą lub zatrudniają wyłącznie jednego pracownika niewidomego posiadającego orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności,

• prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 28 załącznika do rozporządzenia,

• doradztwa podatkowego,

• związanych z wyżywieniem (PKWiU 56), wyłącznie: świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering),

• fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych.

• kulturalnych i rozrywkowych – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe,
• związanych z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne,
• w zakresie wymiany walut, z wyłączeniem usług świadczonych przez banki i spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe.

Terminy instalowania kas rejestrujących

W przypadku dokonywania czynności określonych w § 4 kasa fiskalna powinna zostać zainstalowana przed wykonaniem pierwszej sprzedaży. Bowiem od 2018 roku przedsiębiorcy, którzy utracili prawo do zwolnienia z ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej mają obowiązek zaewidencjonowania sprzedaży na niej z chwilą wykonania usługi. Przy czym nie będzie mieć tutaj zastosowania dwumiesięczny okres wyczekiwania. Kasę fiskalną należy zainstalować z chwilą wykonania usługi objętej obowiązkiem jej instalacji.

Zgłoszenie większej ilości kas rejestrujących

Podatnik, który zgłosił do naczelnika właściwego urzędu skarbowego więcej niż jedną kasęfiskalną do prowadzenia ewidencji sprzedaży, jest zobowiązany rozpocząć ewidencję przy zastosowaniu co najmniej ¹/₅ liczby zgłoszonych kas (przy zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych).

Zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie zwolnienia z kas, kolejne kasy fiskalne należy zastosować do ewidencjonowania od pierwszego dnia kolejnego miesiąca w liczbie nie mniejszej niż liczba kas przypadająca do ewidencjonowania w pierwszym miesiącu ewidencjonowania, wynikająca z dokonanego przez podatnika zgłoszenia.

Wymieniona liczba kas (¹/₅ planowanych) stanowi minimum, do którego zobowiązują podatnika przepisy rozporządzenia. Liczba kas instalowanych w poszczególnych miesiącach może być oczywiście większa.

Ulga z tytułu nabycia kasy fiskalnej

Podatnicy nabywający kasy rejestrujące oprócz tego, że mogą od tego zakupu odliczyć VAT, a same kasy wprowadzić do rejestru środków trwałych i amortyzować, mogą również skorzystać z ulgi na zakup kas fiskalnych. Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących ich terminach mogą odliczyć od podatku kwotę odpowiadającą 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Jak skorzystać z ulgi na zakup kas rejestrujących?

Przedsiębiorcy, którzy rozpoczęli ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej, mogą skorzystać z ulgi na jej zakup (w wysokości 90% jest wartości, lecz nie więcej niż 700 zł) po spełnieniu określonych wymogów. Muszą więc spełnić następujące warunki:

1. Zgłosić (pisemnie) do naczelnika właściwego urzędu skarbowego przed rozpoczęciem ewidencjonowania liczbę kas rejestrujących i miejsce ich używania.

2. Rozpocząć ewidencjonowanie nie później niż w obowiązujących podatnika terminach.

3. Zafiskalizować kasy i zgłosić ten fakt do naczelnika właściwego urzędu skarbowego nie później niż 7 dni od dnia fiskalizacji.

4. Muszą posiadać dowód zapłaty za zakupioną kasę fiskalną.

Czynni podatnicy VAT a ulga na za kup kasy

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT może skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej w deklaracji VAT za okres (miesiąc lub kwartał), w którym zaczął ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy. Możliwe jest również dokonanie odliczenia w kolejnych okresach, bowiem przepisy nie określają końcowego terminu, po którym przedsiębiorca traci prawo do ulgi.

W przypadku, gdy w danym okresie rozliczeniowym podatek należny (od sprzedaży) jest wyższy niż naliczony (od zakupów), kwota dokonanego w danym okresie odliczenia nie może być wyższa od kwoty nadwyżki podatku należnego nad naliczonym. Jeśli nadwyżka jest wystarczająco duża, podatnik może skorzystać z odliczenia ulgi w pełnej wysokości. Jeśli jednak nadwyżka jest niewielka, odliczenie ulgi może rozciągnąć się na wiele okresów rozliczeniowych, czyli w praktyce na wiele miesięcy.

W takiej sytuacji kwotę ulgi należy wykazać w deklaracji VAT w polu numer 52 (dotyczy wersji 17 deklaracji VAT-7 oraz 11 wersji VAT-7K).

W sytuacji, gdy podatek naliczony  jest wyższy od należnego (bądź równy), podatnik może otrzymać w danym okresie zwrot nierozliczonej wcześniej kwoty odliczenia w wysokości:

• 25% kwoty przysługującej do odliczenia przed jego pierwszym dokonaniem – jeśli deklaracje są składane za okresy miesięczne;
• 50% kwoty przysługującej do odliczenia przed jego pierwszym dokonaniem – jeśli deklaracje są składane za okresy kwartalne.

Podatnicy, którzy wykazują nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym, zwrot otrzymują w czterech równych ratach (dwóch w przypadku podatników rozliczających się kwartalnie).

Natomiast w deklaracji VAT kwoty te należy wykazać w polu numer 54 (dotyczy wersji 17 deklaracji VAT-7 oraz 11 wersji VAT-7K).

Podatnicy zwolnieni z VAT a ulga na zakup kasy

Z  kolei podatnicy zwolnieni z VAT mogą skorzystać z ulgi, składając wniosek do urzędu skarbowego, który będzie zawierał: imię i nazwisko lub nazwę firmy, dane adresowe oraz NIP. Dodatkowo do wniosku należy dołączyć dane podmiotu świadczącego usługi serwisowe, który dokonał fiskalizacji kasy i informacje o numerze rachunku bankowego, na który ma być dokonany zwrot. Podatnicy otrzymają zwrot odpowiedniej części kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących na rachunek bankowy w terminie do 25. dnia od daty złożenia wniosku.

Zwrot ulgi na zakup kasy 

W sytuacji gdy podatnik w ciągu trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestanie prowadzenia działalności, ogłosi upadłość czy otworzy likwidację, będzie musiał zwrócić całą kwotę ulgi. Zwrot ulgi nastąpi również w przypadku, gdy podatnik nie dokona przeglądu technicznego kasy przez właściwy serwis w obowiązującym terminie, kasafiskalna zostanie skradziona lub zniszczona bądź okaże się, że dokonał odliczenia z naruszeniem warunków rozporządzenia w sprawie kasfiskalnych.

W 2018 roku w formularzach deklaracji VAT-7 (wersja 17) oraz VAT-7K (wersja 11) zwrotu ulgi na kasę fiskalną dokonuje się poprzez wpisanie jej kwoty w pozycji 37 - kwota ta zostanie doliczona do podatku należnego wykazanego w danej deklaracji.

Awaria kasy fiskalnej

W sytuacji gdy kasarejestrująca ulegnie awarii, podatnik nie może prowadzić sprzedaży poza ewidencją kasową. Bowiem jak wynika z art. 111 ust. 3 ustawy o VAT, jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasyrejestrującej nie jest możliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.