Kiedy pracodawca może pozyskać adres zamieszkania pracownika?

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Kodeks pracy przyznaje pracodawcy uprawnienie do żądania danych osobowych. Należy jednak wskazać, że uprawnienie to dotyczy nie tylko pracowników, ale osób, które dopiero aplikują o przyjęcie ich na dane stanowisko pracy. Kiedy pracodawca może pozyskać adres zamieszkania pracownika lub inne adresy? O tym poniżej.

Informacje o danych kandydata i pracownika

Informacjami, jakich żąda pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, są podstawowe dane osobowe, tj.:

– imię lub imiona i nazwisko;
– data urodzenia;
– dane kontaktowe;
– wykształcenie i kwalifikacje zawodowe;
– przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pamiętać należy, że informacji o posiadanym wykształceniu i kwalifikacjach zawodowych oraz dotychczasowym zatrudnieniu pracodawca ma prawo żądać od potencjalnego pracownika tylko wówczas, gdy jest to konieczne do wykonywania określonej pracy lub zatrudnienia na określonym stanowisku.

Dodatkowo pracodawca żąda od pracownika:

– podania adresu zamieszkania;
– podania numeru PESEL lub informacji o rodzaju oraz numerze dokumentu potwierdzającego tożsamość, gdy pracownik nie posiada numeru PESEL;
– innych jego danych osobowych, danych osobowych dzieci pracownika i członków jego najbliższej rodziny, jeżeli jest to niezbędne ze względu na korzystanie ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
– informacji o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie było podstawy do żądania ich na etapie ubiegania się przez pracownika o pracę;
– numeru rachunku bankowego, chyba że pracownik złożył oświadczenie o wypłacie wynagrodzenia za pracę do jego rąk.

Przepisy prawa dopuszczają także żądanie udostępnienia innych danych niż wcześniej wymienione, gdy jest to konieczne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Bardzo często będzie to podanie przez pracownika informacji o niekaralności, ale także innych danych, np. adresu zameldowania.

Adres zamieszkania pracownika a jego zameldowanie

Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu. Ponadto przepisy te stanowią, że można mieć tylko jedno miejsce zamieszkania.

Ustawa z dnia 24 września 2010 roku o ewidencji ludności reguluje kwestie obowiązku meldunkowego. Zgodnie z jej zapisami obywatel polski przebywający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest obowiązany wykonywać obowiązek meldunkowy określony w ustawie.

Zgodnie z ustawą obowiązek meldunkowy polega na:

  • zameldowaniu się w miejscu pobytu stałego lub czasowego;
  • wymeldowaniu się z miejsca pobytu stałego lub czasowego;
  • zgłoszeniu wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej z zamiarem stałego pobytu poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej;
  • zgłoszeniu wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej bez zamiaru stałego pobytu na okres dłuższy niż 6 miesięcy;
  • zgłoszeniu powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej.

Przepisy ustawy o ewidencji ludności wskazują, że za osobę nieposiadającą zdolności do czynności prawnych lub posiadającą zdolność ograniczoną obowiązek meldunkowy wykonuje jej przedstawiciel ustawowy, opiekun prawny lub inna osoba sprawująca nad nią faktyczną opiekę w miejscu ich wspólnego pobytu.

Pobyt stały to zamieszkanie w określonej miejscowości pod oznaczonym adresem z zamiarem stałego przebywania.

Pobyt czasowy to przebywanie bez zamiaru zmiany miejsca pobytu stałego w innej miejscowości pod oznaczonym adresem lub w tej samej miejscowości, lecz pod innym adresem. Pobyt czasowy obywatela polskiego ma miejsce w wypadku przebywania poza miejscem pobytu stałego przez okres ponad 3 miesięcy.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami adres określa się poprzez wskazanie:

  • nazwy miasta (dzielnicy) lub miejscowości;
  • ulicy;
  • numeru domu i lokalu, jeżeli jest wydzielony;
  • nazwy województwa;
  • kodu pocztowego.

Każdy obywatel przebywający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ma obowiązek zameldować się w miejscu pobytu stałego lub czasowego najpóźniej w 30. dniu, licząc od dnia przybycia do tego miejsca.

Można mieć jednocześnie jedno miejsce pobytu stałego i jedno miejsce pobytu czasowego.

Dokonując zgłoszenia pobytu stałego, konieczne jest wskazanie następujących danych:

  • imienia i nazwiska;
  • numeru PESEL;
  • daty i miejsca urodzenia;
  • kraju urodzenia;
  • kraju poprzedniego miejsca zamieszkania;
  • adresu nowego miejsca pobytu stałego;
  • nazwiska i imienia pełnomocnika, o ile został ustanowiony;
  • adresu do doręczeń elektronicznych, jeżeli osoba dokonuje zameldowania na pobyt stały na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej;
  • adresu poczty elektronicznej lub numer telefonu komórkowego;
  • informacji o wyrażeniu zgody na przekazanie danych do rejestru danych kontaktowych osób fizycznych.

Ponadto konieczny jest podpis właściciela lokalu lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu, w którym osoba melduje się na pobyt stały.

Organ dokonujący zameldowania na pobyt stały z urzędu wydaje osobie zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt stały.

W przypadku zgłoszenia pobytu czasowego wskazuje się poniższe dane:

  • nazwisko i imię;
  • numer PESEL;
  • datę i miejsce urodzenia;
  • kraj urodzenia;
  • kraj miejsca zamieszkania;
  • adres nowego miejsca pobytu czasowego;
  • deklarowany okres pobytu;
  • nazwisko i imię pełnomocnika, o ile został ustanowiony;
  • adres do doręczeń elektronicznych, jeżeli zameldowanie na pobyt czasowy dokonywane jest na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej;
  • adres poczty elektronicznej lub numer telefonu komórkowego;
  • informację o wyrażeniu zgody na przekazanie danych do rejestru danych kontaktowych osób fizycznych.

Ponadto konieczny jest podpis właściciela lokalu lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu, w którym osoba melduje się na pobyt czasowy.

Organ dokonujący zameldowania na pobyt czasowy wydaje osobie, na jej wniosek, zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt czasowy.

W zaświadczeniu o zameldowaniu zamieszcza się następujące dane:

  • imię i nazwisko;
  • datę i miejsce urodzenia osoby meldującej się;
  • oznaczenie organu wydającego zaświadczenie;
  • adres jej zameldowania na pobyt stały lub adres zameldowania na pobyt czasowy;
  • datę upływu deklarowanego terminu pobytu czasowego.

Zaświadczenia o zameldowaniu są ważne do chwili zmiany miejsca zameldowania, przy czym zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt czasowy jest ważne nie dłużej niż do upływu terminu zameldowania.

Adres do korespondencji to miejsce, gdzie należy kierować korespondencję do danej osoby.

Jakie dane musi pozyskać pracodawca na potrzeby zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych pracownika?

Wskazać należy, że zgodnie z przepisami regulującymi ubezpieczenia społeczne pracodawca ma obowiązek zgłosić pracownika do ZUS-u w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy.

Jeżeli termin 7 dni kończy się w dzień wolny od pracy, czyli sobotę, niedzielę lub święto, to ostatni dzień tego terminu przypada na pierwszy dzień, który nie jest dniem wolnym od pracy.

Przykład

Jan Nowak został zatrudniony 26 kwietnia 2022 roku i tego dnia rozpoczął pracę. Termin zgłoszenia Jana Nowaka przez pracodawcę do ubezpieczeń upływa 3 maja 2022 roku. Z uwagi na fakt, że jest to święto wolne od pracy, pracodawca musi zgłosić Jana Nowaka do ZUS-u najpóźniej do 4 maja 2022 roku.

Zgłoszenia pracownika do ZUS-u dokonuje się na formularzu ZUS ZUA – jeżeli osoba, której to dotyczy, podlega pełnym ubezpieczeniom, czyli społecznym i zdrowotnym.

Prawidłowość danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem.

Formularz ZUS ZUA przewiduje podanie szeregu danych, ale nie wszystkie z nich pracodawca może pozyskać w oparciu o przepisy Kodeksu pracy.

Do wypełnienia formularza ZUS ZUA pracodawca musi posiadać adres zamieszkania pracownika, ale także adresu zameldowania i adresu do korespondencji. Na podstawie regulacji zawartej w Kodeksie pracy pracodawca może pozyskać od pracownika adres zamieszkania, ale adres zameldowania i adres do korespondencji nie zostały wskazane jako podlegające uzyskaniu. Wobec konieczności realizacji obowiązku pracodawcy wynikającego z przepisu prawa w zakresie zgłoszenia pracownika do ZUS-u po nawiązaniu stosunku pracy pracodawca obowiązany jest jednak dysponować adresem zameldowania pracownika oraz adresem do korespondencji, a pracownik nie ma podstawy, aby odmówić ich udostępnienia.

Inne dane, jakie może uzyskać pracodawca

Ponadto zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia 5 lipca 2019 roku pracodawca może pozyskać adres zamieszkania od kandydata do pracy, którego dopiero zamierza zatrudnić, gdyż uzasadnia to obowiązek zawarcia umowy o pracę. Pracodawca nie można jednak żądać innych adresów.

Podsumowując, pracodawca może pozyskiwać dane dotyczące adresu zamieszkania pracownika, bowiem uprawnienie to wynika wprost z przepisów Kodeksu pracy. Jeśli chodzi o adres do korespondencji oraz adres zameldowania, pracodawca może je zdobyć, gdyż ich przetwarzanie jest niezbędne do sporządzenia i złożenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych formularza ZUS ZUA. Adres zamieszkania i adres do korespondencji pracodawca powinien uzyskać od pracownika dopiero po zawarciu z nim umowy o pracę; ponadto od kandydata do pracy, którego pracodawca zamierza zatrudnić, można pozyskać adres zamieszkania. Żądanie wskazania przez pracownika adresów zameldowania i do korespondencji w treści oświadczenia (kwestionariusza osobowego) przez pracodawcę nie jest prawidłowe, bowiem takie dane winny być wskazywane jedynie w formularzu ZUS ZUA.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów