Poradnik Przedsiębiorcy

Dane jako tajemnica przedsiębiorstwa - jak je chronić?

W obecnych czasach w pracy oraz w życiu codziennym posługujemy się wieloma danymi i nawet pojedyncza dana może mieć ogromne znaczenie, w szczególności w przypadku przedsiębiorców, którzy muszą dokonywać starannego rozgraniczenia pomiędzy danymi poufnymi i ogólnodostępnymi. Sprawdź czym jest tajemnica przedsiębiorstwa i jakie wiążą się z nią obowiązki!

Czym jest tajemnica przedsiębiorstwa?

Tajemnica przedsiębiorstwa uregulowana została w art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Brzmienie definicji określa dość szeroko, czym jest tajemnica przedsiębiorstwa, jednak w skrócie można wskazać, że to każda informacja, która posiada wartość gospodarczą i nie jest łatwo dostępna lub powszechnie znana przez osoby, które zwykle zajmują się takim rodzajem informacji.  

Wartość gospodarcza – to istotna informacja dla przedsiębiorstwa dotycząca np. działania przedsiębiorstwa, finansów itd. 

Ważne jest także, aby po stronie przedsiębiorcy wystąpiła wola, by dana informacja posiadała charakter poufny. To znaczy, jeżeli przedsiębiorca uzna, że konkretna informacja ma zostać potraktowana jako dana poufna, to stanie się ona tajemnicą przedsiębiorstwa i pracownik uprawniony do jej poznania nie ma prawa do jej rozpowszechnienia i dzielenia się nią z osobą trzecią. Sąd Apelacyjny w Krakowie podkreślił także, że na tajemnicę przedsiębiorstwa może składać się również doświadczenie oraz wiedza, która jest wykorzystywana, a także potrzebna do produkcji określonego produktu, urządzenia i stanowi niezbędny element do utworzenia dokumentacji oraz procesu technologiczno-produkcyjnego. (I ACa 241/13). 

Jakie dane wchodzą w skład tajemnicy przedsiębiorstwa?

Wiedząc, czym jest tajemnica przedsiębiorstwa, należy określić, jakie dane można zaliczyć na poczet informacji poufnych, ponieważ nie wszystkie z nich będą korzystać z ochrony. Po pierwsze informacje poufne to takie, które będą miały wartość gospodarczą, np. wyniki badań, plany reklamowe czy organizacja przedsiębiorstwa. Inne informacje, które będą określone jako tajne, to np. dane dostawców, klientów oraz informacje na temat procesu produkcji i dokumentacji. Dane uznawane jako tajne mogą być przedstawione na różne sposoby. Informacje mogą zostać utrwalone na piśmie, w obliczeniach, na rysunku, zdjęciu itp. Nawet jedna dana może zostać uznana za informację poufną, jeżeli z okoliczności wynika, że została ona zabezpieczona przez przedsiębiorcę w wymagany sposób oraz posiada wspomnianą wcześniej wartość gospodarczą bądź jest składnikiem zbioru, który taką wartość przedstawia. Na tej podstawie możemy wyróżnić kategorie, na które składają się dane wchodzące w skład tajemnicy przedsiębiorstwa. Są to:

  1. Informacje trudno dostępne i niepowszechnie znane dla konkretnej grupy osób, które się tym zajmują;

  2. Wola zachowania danej informacji jako poufnej;

  3. Wiedza i doświadczenie jako niezbędne elementy procesu technologiczno-produkcyjnego. 

Przykład 1.

Przedsiębiorca stworzył aplikację dotyczącą ćwiczeń fitness i w jej ramach pobiera informacje przekazywane przez swoich klientów i których wymaga aplikacja. Używa ich w celu rozwoju, poprawy oraz ulepszenia swojej aplikacji. Pobierane dane będą tajemnicą przedsiębiorstwa, ponieważ mają one dla niego wartość gospodarczą – pomagają mu udoskonalić aplikację, którą stworzył, dzięki czemu może przyciągnąć do siebie większą liczbę klientów. 

Niemniej, nie wszystkie dane będą oznaczały informacje poufne. Będą się one charakteryzowały brakiem wartości gospodarczej, czyli w żaden sposób nie przyczynią się do rozwoju przedsiębiorstwa. Takimi danymi są na przykład konkretne parametry urządzenia np. odkurzacza, które określają moc wat, pojemność, energooszczędność czy rozmiar. 

Działania w celu ochrony danych

Innym i równie ważnym czynnikiem przy kwestii danych jako tajemnicy przedsiębiorstwa jest ich odpowiednia ochrona przez samego przedsiębiorcę. Według art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji przedsiębiorca musi podjąć należytą staranność, by poufne informacje nie trafiły do osób do tego niepowołanych. 

W tej kwestii wypowiedział się Sąd Apelacyjny w Katowicach, który wskazał, że od przedsiębiorcy wymaga się dokonania katalogu i dokładnego rozróżnienia informacji na te, które są poufne oraz te, które mogą być swobodnie dostępne, a ponadto poinformowania osób, którym przekazuje się informacje, że mają one charakter poufny (V ACa 471/17). Oprócz tego należy opracować działania techniczne oraz prawne, które mają służyć ochronie danych:

  1. działania prawne, np.: akty wewnętrzne (uchwały, regulaminy), oświadczenia, regulacje, klauzule poufności, umowy o zakazie konkurencji;

  2. działania techniczne, np.: nadawanie uprawnień, tworzenie kodów dostępu, zabezpieczenia nośników informacji w formie cyfrowej, odpowiednie pomieszczenia do przechowywania dokumentacji. 

Podsumowanie 

Na tej podstawie należy wskazać, że w pierwszej kolejności to na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek określenia katalogu informacji objętych tajemnicą, by doszło do pełnej ochrony danych. Jak wskazano w ustawie, przedsiębiorca powinien dokonać tego z należytą starannością. W innym przypadku może dojść do rozpowszechnienia danych, co w ostateczności będzie miało dla przedsiębiorcy negatywny skutek. W przypadku ujawnienia informacji tajnych, wartość gospodarcza takich danych zostanie automatycznie zachwiana. Taka sytuacja może doprowadzić do pozbawienia takiej informacji ochrony.