Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty ubezpieczenia firmowego budynku – jak wygląda księgowanie?

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność gospodarczą w firmowym budynku, gdzie trzymane są dokumenty firmowe czy sprzedawane towary, decydują się na zakup polisy ubezpieczeniowej w celu zabezpieczenia swojego majątku przed różnymi wypadkami losowymi czy kradzieżą. W związku z tym omówione zostaną koszty ubezpieczenia firmowego budynku i sposób ich ujęcia w ewidencji podatkowej.

Czy można potraktować koszty ubezpieczenia firmowego budynku jako KUP?

Jak stanowi ogólna definicja kosztu uzyskania przychodów wskazana w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, „kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”.

Analizując art. 23, można stwierdzić, iż w katalogu tym nie są zawarte koszty ubezpieczenia firmowego budynku. W związku z powyższym mogą stanowić koszt podatkowy, jeśli spełnione są przesłanki, iż koszt ten ma na celu osiągnięcie przychodów lub ich zachowanie albo zabezpieczenie. Jeśli koszty ubezpieczenia firmowego budynku związane są z prowadzoną działalnością, a wydatek ten jest racjonalnie i obiektywnie uzasadniony z ekonomicznego punktu widzenia oraz pozostaje prawidłowo udokumentowany, to można go ująć w kosztach.

Jako prawidłowo udokumentowane koszty ubezpieczenia firmowego budynku należy rozumieć zawarcie polisy ubezpieczeniowej, ponieważ to ona jest podstawą ujęcia omawianego kosztu.
Warto zaznaczyć, że w tym przypadku nie jest istotne, czy ubezpieczenie takie jest obowiązkowe, czy też dobrowolne – jeśli spełnione są powyższe przesłanki. Ponadto koszt ten nie jest limitowany, jak ma to miejsce w przypadku ubezpieczenia pojazdu osobowego.
Koszty ubezpieczenia firmowego budynku ujmuje się co do zasady w kolumnie 13. KPiR – „Pozostałe wydatki”. Od polisy nie można odliczyć podatku VAT, ponieważ nie zawiera ona podatku VAT.

Koszty ubezpieczenia firmowego budynku a metoda rozliczania kosztu

Istotną kwestią w przypadku kosztu ubezpieczenia pozostaje określenie metody rozliczania kosztów, jaką stosuje podatnik, który poniósł koszty ubezpieczenia firmowego budynku, oraz wskazanie momentu jego poniesienia. Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT za dzień poniesienia kosztu co do zasady uznaje się dzień wystawienia faktury (bądź rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu. Momentem poniesienia kosztu w przypadku ubezpieczenia firmowego budynku będzie zatem dzień wystawienia polisy ubezpieczeniowej.

Aby prawidłowo ująć koszty ubezpieczenia firmowego budynku, należy określić, jaką metodę rozliczania kosztów w KPiR się stosuje:

  • uproszczona – koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione, i nie podlegają podziałowi na koszty bezpośrednio i pośrednio związane z przychodami;
  • memoriałowa – koszty uzyskania przychodów rozliczane są w podziale na koszty bezpośrednio związane z przychodami danego roku podatkowego oraz tzw. koszty pośrednie, których nie da się przyporządkować do konkretnego przychodu.

Zatem jeśli podatnik korzysta z metody uproszczonej, ujmuje koszty ubezpieczenia firmowego budynku jednorazowo w koszty (w pełnej wysokości, bez względu na okres, którego dotyczy polisa) w dacie wystawienia polisy. Natomiast jeśli stosowana jest metoda memoriałowa, wówczas należy określić, czy koszty te są pośrednie, czy bezpośrednie. I tak: koszty ubezpieczenia firmowego budynku są kosztami pośrednimi, które co do zasady ujmuje się w dacie ich poniesienia (wystawienia polisy). Jeśli jednak dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, to gdy nie jest możliwe określenie, jaka ich część odnosi się do danego roku podatkowego, stanowią koszty proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Przykład 1.

Pan Andrzej prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, którą rozlicza za pomocą KPiR (metoda rozliczania kosztów – uproszczona). W ramach działalności poniósł koszty ubezpieczenia firmowego budynku. Polisa ubezpieczeniowa wystawiona została 8 marca 2021 roku i obejmuje ubezpieczenie na rok. Wartość polisy określona została na 10 tys. złotych. W jaki sposób pan Andrzej powinien dokonać zapisu w ewidencji podatkowej?

Pan Andrzej powinien ująć koszt polisy jednorazowo w dacie 8 marca 2021 roku w pełnej wysokości – 10 tys. złotych w kol. 13. KPiR „Pozostałe wydatki” – jako że stosuje uproszczoną metodę rozliczania kosztów.

Przykład 2.

Pan Bartosz prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, którą rozlicza za pomocą KPiR (metoda rozliczania kosztów – memoriałowa). W ramach działalności poniósł koszty ubezpieczenia firmowego budynku. Polisa ubezpieczeniowa została wystawiona 17 marca 2021 roku i obejmuje ubezpieczenie na rok (okres ubezpieczenia kończy się 17 marca 2022 roku). Wartość polisy określona została na 20 tys. złotych. W jaki sposób pan Bartosz powinien dokonać zapisu w ewidencji podatkowej?

Pan Bartosz powinien podzielić koszt w stosunku do lat, których dotyczy. Czyli określić, jaka ich część odnosi się do danego roku podatkowego proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. W związku z tym pan Bartosz dokonuje księgowania w kol. 13. KPIR „Pozostałe wydatki” w dacie 17 marca 2021 roku w kwocie 15 837,20 zł, i w dacie 1 stycznia 2022 roku w kwocie 4162,80 zł.

Wzór: kwota polisy / 365 dni x liczba dni obowiązywania polisy w danym roku podatkowym

Obliczenia:

  • dla 2021 roku – (20 tys. złotych : 365) x 289 = 15 837,20 zł
  • dla 2022 roku – (20 tys. złotych : 365) x 76 = 4162,80 zł

Jak ująć koszty ubezpieczenia firmowego budynku w systemie wFirma.pl?

Przed ujęciem polisy ubezpieczeniowej w systemie wFirma.pl należy określić metodę rozliczania kosztów. W tym celu trzeba przejść do zakładki: USTAWIENIA » PODATKI » PODATEK DOCHODOWY, gdzie w sekcji METODA ROZLICZANIA KOSZTÓW zaznacza się KASOWA lub MEMORIAŁOWA w zależności od stosowanej metody.

Koszty ubezpieczenia firmowego budynkuKoszty ubezpieczenia firmowego budynku księgowane są wówczas na podstawie polisy ubezpieczeniowej schematem: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT). W wyświetlonym oknie należy uzupełnić dane zgodnie z otrzymaną polisą ubezpieczeniową, w tym wypełnić pole DATA WYSTAWIENIA jako faktyczną datę wystawienia z polisy. Jako rodzaj wydatku wybieramy INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ. W polu RAZEM wskazujemy kwotę ubezpieczenia z polisy. Jeśli stosowana jest metoda memoriałowa, to oznacza się dodatkowo opcję RMK i wskazuje okres, którego dotyczy dany wydatek.

Koszty ubezpieczenia firmowego budynkuTak zaksięgowany wydatek trafi do kolumny 13. KPiR „Pozostałe wydatki” – w całej wartości w przypadku stosowania metody kasowej lub w przypadku metody memoriałowej na podstawie wprowadzonych dat system automatycznie podzieli wydatek na obowiązujące go okresy oraz zaksięguje odpowiednią wartość wydatku do KPiR w poszczególnych miesiącach.