Przełom lat kalendarzowych jest ważnym czasem dla pracodawców tworzących Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), a także wypłacających świadczenie urlopowe, ponieważ w tym okresie muszą oni podjąć decyzje w sprawie kontynuowania działalności socjalnej lub rezygnacji z niej. Warto przyjrzeć się, jak te obowiązki pracodawcy wyglądają od strony prawnej – przedstawiamy ten temat poniżej.
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – podstawy prawne funkcjonowania
Zasady tworzenia, funkcjonowania i rezygnacji z ZFŚS uregulowano w Ustawie z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2021 roku poz. 746), zwanej dalej „ustawą o ZFŚS”.
Zasady tworzenia i rezygnacji z ZFŚS
Zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS pracodawcy zatrudniający:
co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mają obowiązek utworzenia ZFŚS, z tym że:
układ zbiorowy pracy (uzp) może dowolnie kształtować wysokość odpisu na fundusz, a także może stanowić, że fundusz nie będzie tworzony,
postanowienia, o których mowa powyżej, mogą być zawarte w regulaminie wynagrodzenia – jeżeli pracownicy nie są objęci uzp,
postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na fundusz lub nietworzenia funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów – jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa;
co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – tworzą fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej;
- mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – mogą tworzyć fundusz lub wypłacać świadczenie urlopowe do wysokości i na zasadach określonych w ustawie o ZFŚS. Jeżeli nie zamierzają tworzyć funduszu ani wypłacać świadczenia urlopowego, to wówczas:
pracodawcy nieobjęci uzp oraz niezobowiązani do tworzenia regulaminu wynagradzania informację w tej sprawie przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku, w sposób przyjęty u danego pracodawcy,
pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników:
objęci uzp – informację w tej sprawie zawierają w uzp.,
nieobjęci uzp – informację w tej sprawie zawierają w regulaminie wynagradzania.
Informacje w sprawie nietworzenia ZFŚS i wypłacania świadczenia urlopowego oraz wymagane terminy
Ustawa o ZFŚS przewiduje możliwość rezygnacji z tworzenia ZFŚS i wypłacania świadczenia urlopowego w odniesieniu do pracodawców zatrudniających na pierwszy dzień stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty).
Wskazany powyżej obowiązek informacyjny wynika z brzmienia art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚS. Kiedy należy zrealizować wspomniany obowiązek? Odpowiedź na to pytanie została również zawarta we wspomnianym przepisie.
Wspomniane możliwości w zakresie nietworzenia ZFŚS lub niewypłacania świadczenia urlopowego nie dotyczą pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, mają oni bowiem obowiązek tworzenia ZFŚS niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników (art. 3 ust. 2 ustawy o ZFŚS).
Jeżeli u pracodawców zatrudniających na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników pracownicy nie są objęci uzp, postanowienia w zakresie nietworzenia ZFŚS oraz niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania.
W przypadku gdy u wskazanych pracodawców nie działa zakładowa organizacja związkowa – postanowienia regulaminu wynagradzania dotyczące nietworzenia ZFŚS i niewypłacania świadczenia urlopowego wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów w trybie art. 8 ust. 2 ustawy z ZFŚS.
Obowiązki pracodawcy na przełomie roku rezygnującego z tworzenia ZFŚS – podsumowanie
Działalność socjalna jest ważną formą wspierania pracowników w zakresie usług świadczonych przez pracodawców. W wielu mniejszych firmach fundusze socjalne nie funkcjonują, ponieważ przepisy nie nakładają obowiązku ich utworzenia, z tym że nie dotyczy to jednostek budżetowych, w których fundusz musi istnieć, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Pracodawcy spoza sfery budżetowej, którzy utworzyli fundusz lub wypłacają świadczenie urlopowe, mogą zrezygnować z tych zobowiązań, powinni to jednak uczynić zgodnie z procedurami określonymi w ustawie o ZFŚS. Pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty), nieobjęci uzp oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informację w sprawie nietworzenia ZFŚS i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty w danej firmie (np. poprzez wywieszenie obwieszczenia w ogólnie dostępnym miejscu lub rozprowadzenie wśród pracowników pisemnej informacji). Pozostali pracodawcy postanowienia w sprawie rezygnacji z działalności socjalnej zawierają odpowiednio w uzp lub regulaminie wynagradzania.
