Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej kupiłem samochód osobowy, który zamierzam wykorzystywać wyłącznie w celach firmowych. 30 stycznia zapłaciłem zaliczkę na poczet przyszłej sprzedaży, umowa sprzedaży miała miejsce 20 lutego, a fakturę dokumentująca sprzedaż otrzymałem 1 marca. Kiedy powinienem złożyć informację VAT-26?
Jan, Wrocław
Termin, w którym należy złożyć informację VAT-26 do właściwego urzędu skarbowego, trzeba obliczać od daty zapłaty zaliczki na poczet przyszłej dostawy. Oznacza to, że VAT-26 należy złożyć najpóźniej do 25 lutego.
Pełne odliczenie VAT od wydatku na zakup pojazdu
Zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwota podatku naliczonego stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z faktury dokumentującej nabycie i otrzymanej przez podatnika.
Zatem zgodnie z ww. regulacjami podatnikowi przysługiwać będzie ograniczone do 50% prawo do odliczenia podatku w odniesieniu do wszystkich wydatków związanych z pojazdami samochodowymi przeznaczonymi do użytku „mieszanego”.
Dla celów stosowania tego ograniczenia za wykorzystywanie „mieszane” należy rozumieć, że w odniesieniu do pojazdu wykorzystywanego w działalności gospodarczej istnieje możliwość jego użycia również do celów niezwiązanych z tą działalnością, np. do celów prywatnych. Wystarczy przy tym możliwość nawet tylko jednorazowego użycia pojazdu do celów prywatnych, aby uznać, że pojazd może być wykorzystywany w sposób „mieszany”. Nie jest przy tym istotny moment, w którym użycie to ma miejsce podczas całego okresu użytkowania przez podatnika danego pojazdu, żeby uznać ten pojazd za wykorzystywany do celów „mieszanych”.
Przyjmuje się, że każdy pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 t – ze względu na swoje cechy konstrukcyjne – służy co do zasady użytkowi „mieszanemu”, a zatem wszystkie wydatki z nim związane podlegają ograniczeniu w odliczaniu do 50%.
Jednakże od tej zasady występują także wyjątki. W myśl art. 86a ust. 3 ustawy o VAT podatnik ma prawo do pełnego odliczenia podatku naliczonego, jeżeli pojazdy samochodowe są:
- wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, lub
- konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie.
Według art. 86a ust. 4 ustawy pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:
- sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, lub
- konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.
Na podstawie art. 86a ust. 6 ustawy ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności.
Natomiast odnośnie do formalnych obowiązków związanych ze składaniem informacji VAT-26 należy sięgnąć do treści art. 86a ust. 12-14 ustawy o VAT. Z przepisów tych wynika, że podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3.
Zgodnie z art. 86a ust. 13 ustawy w przypadku niezłożenia w terminie informacji, o której mowa w ust. 12, uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od dnia jej złożenia.
Na mocy art. 86a ust. 14 ustawy o VAT w przypadku zmiany wykorzystywania pojazdu samochodowego podatnik jest obowiązany do aktualizacji informacji, o której mowa w ust. 12, najpóźniej przed dniem, w którym dokonuje tej zmiany.
Jaki termin poniesienia pierwszego wydatku w VAT-26?
Złożenie informacji, o której mowa w art. 86a ust. 12 ustawy (VAT-26), jest jednym z warunków uprawniających do pełnego odliczenia podatku naliczonego z tytułu wydatków związanych z pojazdami samochodowymi wykorzystywanymi wyłącznie do działalności gospodarczej podatników.
Z literalnego brzmienia powołanych wyżej przepisów wynika, że do momentu złożenia informacji nie można uznać, że pojazd samochodowy wykorzystywany jest wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. Jeśli podatnik nie złoży informacji (w ogóle bądź w obowiązującym terminie), to samochód (dla którego istniał obowiązek złożenia takiej informacji) do czasu złożenia tej informacji jest traktowany jako samochód niewykorzystywany wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej. W konsekwencji do czasu złożenia tej informacji podatnikowi przysługuje prawo tylko do ograniczonego (50%) odliczenia podatku VAT.
Dopiero dzień złożenia informacji we właściwym urzędzie skarbowym potwierdza fakt wykorzystywania pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej i od tego momentu (po spełnieniu pozostałych warunków) podatnikowi przysługuje pełne prawo do odliczenia podatku.
Z treści wskazanych przepisów wynika, że momentem, od którego należy obliczać termin na złożenie informacji VAT-26, jest data poniesienia przez podatnika pierwszego wydatku. Ustawa o VAT nie zawiera definicji tego pojęcia, dlatego też trzeba sięgnąć do treści wydawanych interpretacji indywidualnych.
W piśmie Dyrektora KIS z 21 maja 2024 roku (nr 0112-KDIL1-3.4012.175.2024.1.AKS) czytamy, że przez „poniesienie wydatku” należy rozumieć dokonanie wpłaty zaliczki na poczet zakupu towaru czy usługi lub też nabycie towaru lub usługi, w zależności od tego, która z tych sytuacji wystąpiła jako pierwsza.
Warto też mieć świadomość, jakie konsekwencje wiążą się z nieterminowym złożeniem informacji VAT-26. Otóż zgodnie z interpretacją Dyrektora KIS z 24 września 2021 roku (nr 0114-KDIP4-2.4012.548.2021.1.WH) w przypadku niezłożenia informacji w terminie, dla celów stosowania odliczenia uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej dopiero od dnia jej złożenia. W konsekwencji do czasu złożenia tej informacji podatnikowi przysługiwać będzie prawo tylko do ograniczonego (50%) odliczenia podatku VAT. Pełne odliczenie znajdzie zastosowanie dopiero do wydatków poniesionych od dnia jej złożenia. Jeśli zatem podatnik odliczył w całości podatek naliczony od wszystkich wydatków związanych z pojazdem, w odniesieniu do którego nie złożono w terminie informacji, będzie on zobowiązany do dokonania korekty wszystkich dokonanych odliczeń.
Odpowiadając zatem na postawione pytanie, należy wskazać, że datą poniesienia pierwszego wydatku nie musi być data finalizacji zakupu pojazdu samochodowego. Również środki finansowe przekazywane na poczet przyszłej ceny stanowią pierwszy wydatek, który generuje obowiązek złożenia informacji VAT-26.
