Sprzedaż usług z gratisem a kasa fiskalna

W sytuacji, gdy występuje sprzedaż usług z gratisem w postaci towaru, pojawia się pytanie o właściwe udokumentowanie takiego zdarzenia. W tych przypadkach, gdy nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, należy zastanowić się, czy konieczne staje się zewidencjonowanie gratisu na kasie fiskalnej.

Gratis na gruncie podatku VAT

Jedną z podstawowych czynności opodatkowanych jest odpłatna dostawa towaru. Jednocześnie art. 7 ust. 2 ustawy VAT zrównuje w pewnych przypadkach dostawę nieodpłatną z dostawą za wynagrodzeniem. Otóż w świetle tego przepisu przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

1. przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia;
2. wszelkie inne darowizny

– jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Ww. przepisu nie stosuje się do przekazywanych prezentów o małej wartości i próbek, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika (art. 7 ust. 3 ustawy VAT).

Przez prezenty o małej wartości, o których mowa w ust. 3, rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

1. o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł (bez podatku), jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;
2. których przekazania nie ujęto w ewidencji, o której mowa w pkt 1, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia – jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 20 zł.

Z cytowanych wyżej przepisów wynika zatem, że opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega także nieodpłatne przekazanie wszelkich towarów związanych bezpośrednio z prowadzonym przedsiębiorstwem, niestanowiących jednak próbek, prezentów o małej wartości.

Dla opodatkowania danej czynności nieodpłatnego przekazania istotne jest jednak to, czy podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności w całości lub w części.

Sprzedaż usług z gratisem a kasa fiskalna

W powyższego wynika, że czynność nieodpłatnego przekazania (np. w ramach akcji promocyjnej, konkursów i loterii) gratisów, przy których zakupie podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w sytuacji, gdy nie stanowią one prezentów o małej wartości, podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

W kwestii natomiast konieczności posiadania kasy fiskalnej wskażmy, że zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Pod pojęciem sprzedaży – zgodnie z art. 2 pkt 22 ustawy VAT – mieści się dostawa towarów, a jak wskazaliśmy powyżej, art. 7 ust. 2 ustawy VAT zrównuje dostawę nieodpłatną z dostawą odpłatną.

Trzeba jednak zauważyć, że zgodnie z § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2027 roku, czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia. W poz. 46 załącznika wymieniono: „Czynności wymienione w art. 7 ust. 1 pkt 5 i ust. 2 oraz w art. 8 ust. 2 ustawy”. 

To zatem oznacza, że przekazanie gratisów – kwalifikowane jako nieodpłatna dostawa towarów innych niż prezenty o małej wartości i próbki – nie podlega ewidencjonowaniu na kasie fiskalnej z uwagi na wskazane zwolnienie.

Co istotne, ww. zwolnienie nie znajdzie zastosowania do nieodpłatnej dostawy towarów określonych w § 4 ww. rozporządzenia. Przykładowo w interpretacji Dyrektora IS w Bydgoszczy z 28 października 2008 roku (nr ITPP1/443-673b/08/KM) wskazano na obowiązek ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej nieodpłatnego przekazania nagrody rzeczowej w postaci odtwarzacza mp3.

W rezultacie, jeżeli przedmiotem gratisu będą dostawy m.in.:

• komputerów stacjonarnych i przenośnych, w tym laptopów i tabletów oraz urządzeń peryferyjnych do nich, konsol do gier, części do komputerów i konsol;
• wyrobów elektronicznych, w tym odbiorników telewizyjnych i radiowych, gramofonów, głośników, telefonów, w tym smartfonów, smartwatchów, anten, wyświetlaczy, monitorów, aparatów do zapisu lub odtwarzania obrazu i dźwięku, nawigacji, urządzeń pamięci trwałej, taśm, dysków, urządzeń alarmowych;
• wyrobów optycznych, w tym lornetek, lunet, rzutników;
• sprzętu fotograficznego, w tym cyfrowych i konwencjonalnych aparatów fotograficznych, soczewek, obiektywów, kamer, projektorów filmowych;
• zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych;
• perfum i wód toaletowych

– określonych w § 4 ww. rozporządzenia, to taki gratis będzie musiał zostać obowiązkowo zewidencjonowany na kasie fiskalnej.

Dokumentowanie przekazania gratisów na potrzeby podatku VAT

Nieodpłatne przekazanie gratisów może korzystać ze zwolnienia od kasy fiskalnej, jednakże to wcale nie wyklucza konieczności odprowadzenia podatku VAT od takiego nieodpłatnego przekazania na podstawie art. 7 ust. 2 ustawy VAT. W związku z tym pojawia się kwestia poprawnego udokumentowania tego rodzaju zdarzenia.

Warto wskazać, że art. 106b ustawy VAT stawia obowiązek dokumentowania fakturą VAT czynności sprzedaży, a więc czynności odpłatnych. W konsekwencji nieodpłatne przekazanie gratisów nie będzie dokumentowane fakturą VAT, o której stanowi art. 106e ustawy VAT.

Należy jednak przyjąć, że wydanie „gratisów” – niebędących próbkami i prezentami o małej wartości, a stanowiących czynności, o których mowa w art. 7 ust. 2 ustawy – może być potwierdzone wystawieniem faktury wewnętrznej np. zbiorczą fakturą wewnętrzną wystawianą na koniec miesiąca. W pliku JPK_VAT taki dokument wewnętrzny będący podstawą do odprowadzenia podatku należnego VAT podatnik powinien oznaczyć symbolem „WEW”.