Towar handlowy jako środek trwały - zmiana przeznaczenia

Zdarza się, że przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży towarów chcą przekazać dany towar do użytku w bieżącej działalności gospodarczej, czyli zrezygnować z jego sprzedaży i wprowadzić go do ewidencji środków trwałych. Czy takie postępowanie jest zgodne z obowiązującymi przepisami? Towar handlowy jako środek trwały, w jaki sposób zmienić przeznaczenie?

Towary handlowe – w jaki sposób ująć je w PKPiR?

Podatkowa księga przychodów i rozchodów to ewidencja, w której przedsiębiorcy zobowiązani są wykazywać dokonaną sprzedaż oraz koszty poniesione w celu uzyskania przychodu, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodu.

Wydatki na zakup materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu wpisujemy w kolumnie 10 PKPiR, natomiast wszelkie koszty uboczne związane z ich zakupem np. koszty dotyczące transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, ujmujemy w kolumnie 11 PKPiR. Zakup materiałów i towarów handlowych należy wpisać do księgi przychodów i rozchodów niezwłocznie po ich otrzymaniu (najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży).

Co do zasady zakup materiałów i towarów handlowych ujmujemy w PKPiR na podstawie faktury, jednak w razie gdy materiały i towary zostały dostarczone przed otrzymaniem faktury od dostawcy, to w takim wypadku należy sporządzić szczegółowy opis ich przyjęcia i na tej podstawie dokonać zapisu w PKPiR. Po otrzymaniu faktury sporządzony opis trzeba połączyć z fakturą. Jeżeli pojawi się różnica zaksięgowanych materiałów i towarów handlowych w stosunku do wartości wyszczególnionej na fakturze, należy tą różnicę uwzględnić w PKPiR w dniu otrzymania faktury.

Przekształcenie towaru handlowego w środek trwały – czy to możliwe?

Przypomnijmy, że składnik majątku może zostać wprowadzony do ewidencji środków trwałych tylko wówczas, gdy łącznie spełnia następujące warunki:

• stanowi własność lub współwłasność podatnika,
• został nabyty lub wytworzony we własnym zakresie,
• jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania,
• jego przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok,
• jest wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddanym do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

W przepisach nie ma przeciwwskazań, aby składnik majątku zakwalifikowany wcześniej jako towar handlowy, czyli produkt na sprzedaż został przekształcony na środek trwały użytkowany w działalności gospodarczej, ale tylko wówczas, gdy spełnione są wszystkie powyższe warunki.

Towar handlowy jako środek trwały - jak przekształcić w PKPiR?

Przekwalifikowanie towaru handlowego na środek trwały powinno nastąpić na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego. Prawidłowo sporządzony dowód wewnętrzny powinien zawierać następującego dane:

• kolejny numer dowodu wewnętrznego,
• data wystawienia,
• datę operacji gospodarczej,
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość,
• podpis osoby uprawnionej do sporządzenia dokumenty wewnętrznego.

Następnie w celu odpowiedniego ujęcia w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów przekształcenia towaru handlowego na środek trwały, należy dokonać zapisu korygującego, czyli ze znakiem “-” w kolumnie 10 PKPiR. Dzięki temu suma wartości zakupu materiałów i towarów handlowych będzie pomniejszona o koszt zakupu towaru, który zostanie przeniesiony do ewidencji środków trwałych, a tym samym będzie podlegał amortyzacji.

Przyjęcie środka trwałego do użytkowania w działalności

Kolejnym krokiem jest sporządzenie dokumentu OT, na podstawie którego przekwalifikowany na środek trwały towar handlowy zostanie wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Dokument OT powinien zawierać następującego dane:

• datę przekazania środka trwałego do używania,
• wartość początkową środka trwałego,
• rodzaj środka trwałego,
• przyjętą metodę amortyzacji,
• roczną stawkę amortyzacyjną.

Przykład 1.

Alojzy prowadzi sklep ze sprzętami AGD i RTV. Z uwagi na to, że zatrudnił w sklepie pracowników, Alojzy urządza pokój socjalny, do którego zamierza przenieść lodówkę zakupioną wcześniej z zamiarem dalszej odsprzedaży. Jakie kroki powinien podjąć Alojzy?

Alojzy powinien przekształcić towar w środek trwały. W tym celu w pierwszej kolejności sporządza dowód wewnętrzny stanowiący podstawę przekwalifikowania składnika majątku, a następnie zapisem korygującym wyksięgowuje wartość lodówki z kolumny 10 PKPiR. Kolejnym krokiem jest sporządzenie dokumentu OT i wprowadzenie lodówki do ewidencji środków trwałych.

Amortyzacja środka trwałego przekształconego z towaru handlowego

Następnie jako wartość początkową środka trwałego przyjmujemy cenę zakupu towaru handlowego – taką samą wartość ze znakiem „-” wpisaliśmy bowiem do kolumny 10 PKPiR.

Sposób amortyzacji środka trwałego powstałego na skutek przekwalifikowania towaru handlowego nie różni się od amortyzacji innych środków trwałych. Oznacza to, że przyjmując dany składnik majątku do użytkowania w działalności i wprowadzając go do ewidencji środków trwałych, najpóźniej w miesiącu przyjęcia środka trwałego do użytkowania, należy określić metodę amortyzacji i roczną stawkę amortyzacyjną. Następnie na tej podstawie dokonujemy odpisów amortyzacyjnych, dzięki którym wartość zakupu składnika majątku zostanie stopniowo ujęta w kosztach podatkowych. W wielu przypadkach możliwe będzie dokonanie jednorazowej amortyzacji, dzięki czemu przedsiębiorca zaliczy do kosztów uzyskania przychodów pełną wartość zakupu składnika majątku już w miesiącu wprowadzenia go do ewidencji środków trwałych.

W razie zastosowania innej metody amortyzacji niż jednorazowa, czyli np. liniowej lub degresywnej, pierwszy odpis amortyzacyjny dokonywany jest w miesiącu następującym po miesiącu, w którym środek trwały został przyjęty do użytkowania w działalności gospodarczej.

Konsekwencje przekwalifikowania towaru handlowego na środek trwały

Wartość odpisów amortyzacyjnych zapisywana jest w kolumnie 13 PKPiR, a zatem przekwalifikowanie towaru handlowego na środek trwały wiąże się z uwzględnieniem poniesionych kosztów w innej kolumnie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Dodatkowo w razie zastosowania amortyzacji innej niż jednorazowa, koszt na zakup danego składnika majątku zostanie rozliczony w czasie, a nie jak to ma miejsce w razie zakupu towaru handlowego – w dacie jego otrzymania.

Przekształcenie towaru w środek trwały jest zatem możliwe i nie wymaga skomplikowanych procedur. Przed dokonaniem zmian należy jednak zapoznać się z obowiązującymi przepisami, ponieważ konieczne jest ujęcie składnika majątku w ewidencji środków trwałych i zmiana sposobu jego rozliczenia, co zostało szczegółowo opisane powyżej.