Zdarza się, że osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą jest zmuszona do odbywania podróży służbowych. Najczęściej mają one przynieść efekty w postaci pozyskania nowych kontrahentów czy podpisania umów. Korzystając z usługi hotelowej, przedsiębiorca może otrzymać fakturę, na której nocleg oraz wyżywienie będą wyszczególnione w ramach jednej pozycji. Nasuwa się wówczas pytanie, czy taki dokument może stać się podstawą do zaksięgowania wydatku? Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak należy rozliczyć nocleg ze śniadaniem w podróży przedsiębiorcy!
Wydatki na podróż przedsiębiorcy a koszt uzyskania przychodu
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, dokładnie art. 22 ust. 1 kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Poza powyższym warunkiem wydatek, aby móc zostać zaliczonym do kosztów, musi być odpowiednio udokumentowany. Jeśli zatem podróż służbowa spełnia powyższe warunki, wydatki z nią związane można odpowiednio rozliczyć w kosztach podatkowych.
Podróż służbowa a wydatki na wyżywienie
W świetle ustawy o PIT przedsiębiorca nie może uwzględnić bezpośrednio w kosztach wydatków związanych z wyżywieniem, nawet posiadając odpowiednie dowody księgowe. Jak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT, do kosztów uzyskania przychodu nie zalicza się: wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Co oznacza, że dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia podczas wyjazdu służbowego przedsiębiorcy. Wynika to bezpośrednio z zapisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Oznacza to, że koszt wyżywienia może zostać ujęty jedynie w postaci diet, w kwocie zryczałtowanej, nie wyższej niż wysokość diet przysługujących pracownikom. Zapisów dotyczących diet dokonuje się w kolumnie 13. KPiR “Pozostałe wydatki”, zwykle na podstawie dowodu wewnętrznego.
Usługa noclegowa w podróży przedsiębiorcy
W przeciwieństwie do kosztów wyżywienia, rozliczanych ryczałtowo w postaci diety, wydatek za nocleg wymaga potwierdzenia w postaci dowodu księgowego. Dopiero w momencie otrzymania faktury czy rachunku przedsiębiorca może zaliczyć koszty związane z noclegiem do kosztów podatkowych. Należy również pamiętać, że zgodnie z ustawą nie jest możliwe odliczenie podatku VAT naliczonego od usług hotelowych, jeżeli nie podlegają refakturowaniu (art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). W związku z tym cała kwota brutto z dokumentu będzie stanowić koszt uzyskania przychodu.
Nocleg ze śniadaniem w podróży przedsiębiorcy - rozliczenie
Odnosząc się do rozliczenia noclegu ze śniadaniem w podróży przedsiębiorcy, należy stwierdzić, że jedynie wartość usług noclegowych może zostać ujęta w kosztach na podstawie faktury. Jeśli więc kwota wykazana na fakturze dotyczy całości usług hotelowych (wraz z wyżywieniem), a nie oddziela noclegu od kosztów wyżywienia, konieczne jest wyodrębnienie faktycznego kosztu noclegu. Tylko wówczas przedsiębiorca będzie mógł zaksięgować koszt usług hotelowych.
Stanowisko takie zostało potwierdzone interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 10 stycznia 2013 r. (nr ITPB1/415-1142/12/IG), zgodnie z którą:
(...) należy stwierdzić, że wydatki za usługi noclegowe związane z wykonywaniem działalności gospodarczej mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Natomiast faktycznie poniesione wydatki na wyżywienie przedsiębiorcy nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Z wartości wynikającej z faktur za usługi hotelowe należy zatem wyodrębnić koszt noclegu, który może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów oraz wydatki na wyżywienie, które tych kosztów nie stanowią. Do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej Wnioskodawczyni może zaliczać wartość diet za czas dokonanych podróży krajowych - wskazanych w ww. rozporządzeniu w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju - o ile podróże te mają rzeczywiście związek z usługami wykonywanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Przykład 1.
Pan Adam prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą odbył podróż służbową do Elbląga. Podróż trwała dwa dni, a za pobyt w hotelu wystawiona została faktura zawierająca jedną pozycję - usługi hotelowe. Pozycja ta obejmowała jednocześnie koszt noclegu i śniadania. Taką fakturę pan Adam mógł zaksięgować dopiero po oddzieleniu kosztów usługi hotelowej, która stanowi koszt, i kosztów wyżywienia, które księgowane są na podstawie wyliczonej diety. Usługa noclegowa została ujęta w kosztach uzyskania przychodu, a poprzez sporządzenie dowodu wewnętrznego zaksięgowane zostały diety - przeznaczone na pokrycie kosztów wyżywienia.
Podsumowując, nocleg ze śniadaniem w podróży przedsiębiorcy może sprawiać problem podczas rozliczania. Pierwszym krokiem jest odpowiednia kwalifikacja poniesionego wydatku. Następnie, jak wynika z ustawy i interpretacji indywidualnej, niezbędne jest wyodrębnienie ceny usługi hotelowej (wyżywienie nie stanowi kosztu, może zostać rozliczone tylko w postaci diet). Sama usługa noclegu może być wtedy bezpośrednio, w kwocie brutto, ujęta w kosztach.
