Nota odsetkowa w kosztach firmowych - w jaki sposób ująć?

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Każdemu zdarzają się niekiedy opóźnienia w płatności lub realizacji zamówienia. Przy czym w związku z opóźnieniem w płatności sprzedawca może z tego tytułu określić odsetki za zwłokę. W celu udokumentowania ich naliczenia wystawiana jest zwykle nota odsetkowa. Sprawdźmy więc: nota odsetkowa w kosztach – czy może zostać tam ujęta?

Nota odsetkowa w kosztach – czy każda?

Aby określić, czy nota odsetkowa może być ujęta w kosztach, należy sięgnąć do art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, gdzie określone jest, że za koszty uzyskania przychodów uznaje się takie wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub też zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu.

Przy czym należy mieć na uwadze, że istnieje jeszcze katalog określony w art. 23 ust. 1 omawianej ustawy wymieniający wydatki, które bezwzględnie nie mogą być ujęte w kosztach firmowych i tym samym nie powinny być uwzględnione przy wyliczaniu zaliczki na podatek dochodowy. Przykładowe wydatki niestanowiące kosztów podatkowych wymienione są w:

  • pkt 18. wskazującym, że do kosztów nie można zaliczyć odsetek za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat należności budżetowych i innych należności, do których stosuje się przepisy Ordynacji podatkowej;

  • pkt 32. wskazującym, że do kosztów nie można zaliczyć naliczonych, lecz niezapłaconych albo umorzonych odsetek od zobowiązań, w tym również od pożyczek (kredytów);

  • pkt 33. wskazującym, że do kosztów nie można zaliczyć odsetek od pożyczek (kredytów) zwiększających koszty inwestycji w okresie realizacji tych inwestycji (one zaś zwiększają wartość początkową, która podlega zwykle odpisom amortyzacyjnym).

Zatem w sytuacji gdy naliczone odsetki określone są w wyżej omawianym przepisie, nie mogą stanowić kosztu podatkowego. Natomiast analizując całokształt przepisów, wskazać można, że odsetki z tytułu nieterminowej płatności zobowiązań względem kontrahentów, które mają związek z działalnością gospodarczą, po ich uiszczeniu mogą być kosztem podatkowym.

Opłacenie odsetek od zaległości w płatności względem kontrahentów ma na celu zabezpieczenie źródła przychodu. Wynika to z faktu, że niespłacenie odsetek może skutkować rozpoczęciem np. postępowań sądowych, które mogą doprowadzić nawet do likwidacji firmy dłużnika.

Nota odsetkowa w kosztach firmowych – co musi zawierać?

Aby nota odsetkowa stanowiła podstawę księgowania w ewidencji podatkowej, powinna zawierać następujące dane:

  1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;

  2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej;

  3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;

  4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych;

  5. oznaczenie numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Wynika to z licznych interpretacji indywidualnych, takich jak np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 10 lutego 2011 roku, sygn. IBPBI/1/415–1115/10/ZK.

W sytuacji gdy nota nie zawiera omawianych danych, zgodnie z praktyką księgową wystawiany jest dokument wewnętrzny w celu ujęcia kosztu podatkowego.

Pobierz bezpłatnie wzór noty odsetkowej z artykułu: Nota odsetkowa – wzór z omówieniem.

W jaki sposób powinna być ujęta nota odsetkowa w kosztach firmowych?

Nota odsetkowa może stanowić podstawę ujęcia kosztu podatkowego, jeśli spełnia warunki formalne, które zostały opisane w poprzednim akapicie. Wówczas ujęcia zapłaconych odsetek w KPIR dokonuje się w kolumnie 13. – „Pozostałe wydatki” w dacie ich uiszczenia. Jeśli dokumentacja prowadzona jest papierowo, zalecane jest, aby pod otrzymany dokument podpiąć dowód zapłaty odsetek.

Jeśli nota odsetkowa nie spełnia warunków do ujęcia jej jako dowód księgowy, wówczas jej księgowanie w KPIR odbywa się za pomocą dowodu wewnętrznego, który wystawia się z datą uiszczenia odsetek również w kolumnie 13. KPIR –„Pozostałe wydatki”.

Przykład 1.

Pani Anna dokonała nieterminowej płatności za prąd, który naliczany jest w związku z wynajmowanym sklepem, gdzie prowadzona jest działalność. Dostawca energii elektrycznej na nocie 17/2021 naliczył odsetki w kwocie 12 zł. Wystawiona ona została 1 września 2021 roku, a jako termin płatności wskazano 13 września. Pani Anna zapłaciła odsetki 20 września przelewem. W jaki sposób powinna ująć notę w KPIR?

Na początku należy podkreślić, że nota odsetkowa powinna być ujęta w dacie 20 września 2021 roku. Pod notę pani Anna może załączyć potwierdzenie płatności z wyciągu, jeśli prowadzi ewidencję papierowo. W KPIR za wrzesień 2021 zapis będzie wyglądał następująco:

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Opis zdarzenia gospodarczego

Pozostałe wydatki

Razem wydatki

1

2

3

6

13

14

1)

20.09.2021

Nota odsetkowa 17/2021

Odsetki z tytułu nieterminowej płatności

12,00

12,00

Nota odsetkowa w kosztach firmowych – jak zaksięgować w systemie wFirma.pl?

Otrzymaną notę odsetkową, która dokumentuje naliczenie odsetek:

  • będących związanymi z działalnością gospodarczą;

  • niedotyczących nieterminowej wpłaty należności do budżetu państwa;

  • zapłaconych, nieuległych przedawnieniu czy umorzeniu

ujmuje się za pomocą schematu: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ »

  • FAKTURA (BEZ VAT) – w sytuacji gdy nota odsetkowa zawiera wymagane dane,

  • DOWÓD WEWNĘTRZNY – w sytuacji gdy nota odsetkowa zawiera wymagane dane.

nota odsetkowa w kosztach - jak zaksięgowac?

W przypadku opcji FAKTURA (BEZ VAT) dane uzupełniamy następująco:

  • kontrahent – wskazujemy dane wystawcy noty;

  • data wystawienia faktury – data uiszczenia odsetek;

  • termin płatności – termin płatności wskazany na nocie;

  • numer dokumentu – numer noty, np. Nota odsetkowa nr XXX;

  • metoda płatności – zgodna z notą;

  • zapłacono całość – zaznaczamy.

Jako rodzaj wydatku wybieramy INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ i w polu RAZEM wskazujemy kwotę odsetek.

nota odsetkowa w kosztach - księgowanie

W przypadku opcji DOWÓD WEWNĘTRZNY dane uzupełniamy następująco:

  • data – data uiszczenia odsetek;

  • opis – „Odsetki z tytułu zwłoki naliczone na nocie numer XYZ”;

  • razem – kwota odsetek;

  • schemat księgowy – Koszty prowadzenia działalności.

nota odsetkowa w kosztach - dowód wewnętrzny

Niezależnie od wybranej opcji odsetki zostaną ujęte w kolumnie 13. „Pozostałe wydatki” w KPIR.

W sytuacji gdy przedsiębiorca prowadzi dokumentację online, pod dodany zapis księgowy może dodać dokument potwierdzający zapłatę odsetek schematem: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » klikamy na numer dokumentu i przechodzimy do podzakładki DOKUMENTY. W podzakładce tej korzystamy z opcji DODAJ i załączamy dokument oraz nadajemy mu nazwę, np. „Potwierdzenie płatności noty numer XYZ”. Zapisujemy.

nota odsetkowa w kosztach - księgowanie w wydatkach

W ten sam sposób można dodać skan noty odsetkowej lub innego dokumentu potwierdzającego naliczenie odsetek.

 

 

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów