Każdemu zdarzają się niekiedy opóźnienia w płatności lub realizacji zamówienia. Przy czym w związku z opóźnieniem w płatności sprzedawca może z tego tytułu określić odsetki za zwłokę. W celu udokumentowania ich naliczenia wystawiana jest zwykle nota odsetkowa. Sprawdźmy więc: nota odsetkowa w kosztach – czy może zostać tam ujęta?
Czy każda nota odsetkowa w kosztach podlega księgowaniu?
Aby określić, czy nota odsetkowa może być ujęta w kosztach, należy sięgnąć do art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, gdzie określone jest, że za koszty uzyskania przychodów uznaje się takie wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub też zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu.
pkt 18. wskazującym, że do kosztów nie można zaliczyć odsetek za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat należności budżetowych i innych należności, do których stosuje się przepisy Ordynacji podatkowej;
pkt 32. wskazującym, że do kosztów nie można zaliczyć naliczonych, lecz niezapłaconych albo umorzonych odsetek od zobowiązań, w tym również od pożyczek (kredytów);
pkt 33. wskazującym, że do kosztów nie można zaliczyć odsetek od pożyczek (kredytów) zwiększających koszty inwestycji w okresie realizacji tych inwestycji (one zaś zwiększają wartość początkową, która podlega zwykle odpisom amortyzacyjnym).
Zatem w sytuacji gdy naliczone odsetki określone są w wyżej omawianym przepisie, nie mogą stanowić kosztu podatkowego. Natomiast analizując całokształt przepisów, wskazać można, że odsetki z tytułu nieterminowej płatności zobowiązań względem kontrahentów, które mają związek z działalnością gospodarczą, po ich uiszczeniu mogą być kosztem podatkowym.
Jakie dane powinna zawierać nota odsetkowa w kosztach firmowych?
Aby nota odsetkowa stanowiła podstawę księgowania w ewidencji podatkowej, powinna zawierać następujące dane:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej;
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych;
- oznaczenie numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Wynika to z licznych interpretacji indywidualnych, takich jak np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 10 lutego 2011 roku, sygn. IBPBI/1/415–1115/10/ZK.
W sytuacji gdy nota nie zawiera omawianych danych, zgodnie z praktyką księgową wystawiany jest dokument wewnętrzny w celu ujęcia kosztu podatkowego.
W jaki sposób powinna być ujęta nota odsetkowa w kosztach firmowych?
Nota odsetkowa może stanowić podstawę ujęcia kosztu podatkowego, jeśli spełnia warunki formalne, które zostały opisane w poprzednim akapicie. Wówczas ujęcia zapłaconych odsetek w KPIR dokonuje się w kolumnie 13. – „Pozostałe wydatki” w dacie ich uiszczenia. Jeśli dokumentacja prowadzona jest papierowo, zalecane jest, aby pod otrzymany dokument podpiąć dowód zapłaty odsetek.
Przykład 1.
Pani Anna dokonała nieterminowej płatności za prąd, który naliczany jest w związku z wynajmowanym sklepem, gdzie prowadzona jest działalność. Dostawca energii elektrycznej na nocie 17/2023 naliczył odsetki w kwocie 12 zł. Wystawiona ona została 1 stycznia 2023 roku, a jako termin płatności wskazano 13 stycznia 2023 roku. Pani Anna zapłaciła odsetki 20 stycznia 2023 roku przelewem. W jaki sposób powinna ująć notę w KPIR?
Nota odsetkowa powinna być ujęta w dacie 20 stycznia 2023 roku w kolumnie 13. KPiR Pozostałe wydatki.
Nota odsetkowa w kosztach firmowych – jak zaksięgować w systemie wFirma.pl?
Otrzymaną notę odsetkową, która dokumentuje naliczenie odsetek:
- będących związanymi z działalnością gospodarczą;
- niedotyczących nieterminowej wpłaty należności do budżetu państwa;
- zapłaconych, nieuległych przedawnieniu czy umorzeniu
ujmuje się za pomocą schematu: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ »
- FAKTURA (BEZ VAT) – w sytuacji gdy nota odsetkowa zawiera wymagane dane,
- DOWÓD WEWNĘTRZNY – w sytuacji gdy nota odsetkowa zawiera wymagane dane.
W przypadku opcji FAKTURA (BEZ VAT) dane uzupełniamy następująco:
- kontrahent – wskazujemy dane wystawcy noty;
- data wystawienia faktury – data uiszczenia odsetek;
- termin płatności – termin płatności wskazany na nocie;
- numer dokumentu – numer noty, np. Nota odsetkowa nr XXX;
- metoda płatności – zgodna z notą;
- zapłacono całość – zaznaczamy.
Jako rodzaj wydatku wybieramy INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ i w polu RAZEM wskazujemy kwotę odsetek.
W przypadku opcji DOWÓD WEWNĘTRZNY dane uzupełniamy następująco:
- data – data uiszczenia odsetek;
- opis – opis dotyczący noty odsetkowej;
- razem – kwota odsetek;
- schemat księgowy – Koszty prowadzenia działalności.
Odsetki zostaną ujęte w kolumnie 13. „Pozostałe wydatki” w KPIR.
W sytuacji gdy przedsiębiorca prowadzi dokumentację online, pod dodany zapis księgowy może dodać dokument potwierdzający zapłatę odsetek schematem: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » klikamy na numer dokumentu i przechodzimy do podzakładki DOKUMENTY. W podzakładce tej korzystamy z opcji DODAJ i załączamy dokument oraz nadajemy mu nazwę, np. „Potwierdzenie płatności noty numer XYZ”. Zapisujemy.
W ten sam sposób można dodać skan noty odsetkowej lub innego dokumentu potwierdzającego naliczenie odsetek.
