Poradnik Przedsiębiorcy

Opłata za wynajem samochodu bez limitu kilometrówki

Prowadząc działalność gospodarczą, może pojawić się konieczność wynajęcia samochodu osobowego. Wówczas podatnik staje przed problemem: jak powinna zostać ujęta opłata za wynajem samochodu? Czy rozliczyć je przez kilometrówkę, czy zaliczyć bezpośrednio do kosztów podatkowych? Kwestia ta wywołała wiele dyskusji. W celu uzyskania odpowiedzi na to pytanie, zachęcam do zapoznania się z poniższym artykułem.

Kilometrówka - na czym polega?

W sytuacji, gdy przedsiębiorca wykorzystuje w prowadzonej działalności gospodarczej samochód, który wynajmuje, poniesione z tego tytułu koszty może rozliczyć za pomocą ewidencji przebiegu pojazdów (potocznie zwanej kilometrówką). Dzięki temu, wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, ale tylko do limitu wynikającego z kilometrówki.

W celu ustalenia limitu, przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, w której rejestrowane są wszystkie służbowo przejechane trasy. Wspomniana granica wynika z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę określoną w rozporządzeniu ministra infrastruktury.

Stawki kilometrówki w 2018 r.

Stawki kilometrówki nie uległy zmianie i tak, jak w roku poprzednim, dla samochodów osobowych wynoszą:

  • 0,5214 zł, gdy pojemność skokowa silnika wynosi do 900 cm3,

  • 0,8358 zł, gdy pojemność skokowa silnika wynosi ponad 900 cm3.

Przykład 1.

W danym miesiącu przedsiębiorca wykorzystywał wynajęty samochód osobowy (który wykorzystywał do celów prywatnych i firmowych - 50% odliczenia podatku VAT) o pojemności silnika 1996 cm3. Łącznie przejechał nim 120 km. Dodatkowo w tym samym okresie dokonał koniecznych zakupów związanych z pojazdem:

  • paliwo 55 zł (netto + 50% nieodliczonego podatku VAT),

  • płyn do chłodnicy 36,90 zł (netto + 50% nieodliczonego podatku VAT).

Na podstawie przejechanych kilometrów oblicza się kwotę, którą można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów:

120 km * 0,8358 zł/km= 100,30 zł

Następnie oblicza kwotę wydatków związanych z eksploatacją pojazdu:

55 zł + 36,90 zł = 91,90 zł

Przy zakupie paliwa do samochodu osobowego i płynu do chłodnicy bierze się pod uwagę kwotę netto, powiększoną o 50% podatku VAT.

Limit wydatków jakie w danym miesiącu można zaliczyć do kosztów używania wynajętego samochodu wynosi 100,30 zł. Przedsiębiorca natomiast poniósł wydatki w kwocie 91,90 zł. Wynika z tego, iż wszystkie koszty poniesione (91,90 zł) może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Jakie wydatki można rozliczyć w ramach kilometrówki?

W ramach kilometrówki rozliczane mogą być wydatki związane z eksploatacją samochodu osobowego, niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych (również wynajętego). Do kosztów takich zaliczyć możemy:

  • zakup paliwa,

  • opłaty za przejazd autostradą i opłaty parkingowe,

  • usługi myjni i konserwacji, np. zakup środków pielęgnacyjnych,

  • bieżące naprawy i wymiany zużywających się części zamiennych, np. żarówki, opony,

  • przeglądy i usługi serwisowe, np. regulacja pracy silnika, geometria kół,

  • składki na ubezpieczenie samochodu: OC, NNW, AC.

Ważne!

Przy kilometrówce, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć tylko tę część składki ubezpieczenia samochodu AC, która nie przekracza limitu określonego w art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Kwestię sporną stanowi zaliczanie do tych kosztów wydatków związanych z wynajmem samochodu.

Wynajem samochodu - zaliczany do kilometrówki, czy też nie?

Jedna z wrocławskich spółek zgłosiła się do Naczelnego Sądu Administracyjnego o wydanie w tej kwestii decyzji. Chciała wszelkie koszty związane z użytkowaniem wynajmowanych samochodów zaliczać do kosztów uzyskania przychodu w ramach kilometrówki. Natomiast opłatę za najem chciała zaliczać w całości, ponieważ uznała, że czynsz nie jest wydatkiem związanym z eksploatacją samochodu.

Kwestia ta była rozpatrywana przez różne sądy i organy podatkowe, które miały odmienne zdania na ten temat. Część z nich stwierdziła, że opłatę tę można rozliczać tylko w ramach kilometrówki.

Ostatecznie problem ten rozwiązała interpretacja Ministra Finansów, w sprawie zaliczania do kosztów uzyskania przychodów czynszu najmu samochodu osobowego używanego dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej z dn. 8 listopada 2013 r.,:

...Koszty związane z używaniem samochodu osobowego to koszty posługiwania się tym samochodem, wykorzystywania go. Koszty te nie obejmują kosztów związanych z uzyskaniem możliwości używania takiego samochodu. Oznacza to, że do kosztów z tytułu używania wynajętego samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej zaliczane są wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne. Wydatkami o charakterze eksploatacyjnym nie są wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej. Są to wydatki na uzyskanie samego tytułu prawnego umożliwiającego używanie samochodu, a zatem są kategorią odrębną od kosztów eksploatacji samochodu…”.

opłata za wynajem samochodu osobowego a KPiR

Zgodnie z powyższym, opłata za wynajem samochodu powinna być rozliczana w całości, z pominięciem limitu wynikającego z kilometrówki. Fakturę za taką usługę należy ująć w KPiR - w kolumnie 13, jako pozostałe wydatki.