Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencja przebiegu pojazdu - warto wiedzieć

Przedsiębiorcy często wykorzystują w prowadzonej działalności gospodarczej swój prywatny samochód osobowy. Ponoszą oni z tego tytułu różnego rodzaju wydatki typu na paliwo, przeglądy, serwisy, przejazdy płatną autostradą, zakup części i innych artykułów samochodowych itp. Aby móc zaliczyć wymienione wydatki do kosztów podatkowych, należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Zasady prowadzenia ewidencji zostaną przedstawione w niniejszym artykule, z uwzględnieniem przepisów ustawy o VAT w kwestii odliczania podatku VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego w firmie. Sprawdź, jak powinna być prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu!

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu jest wymagana do rozliczenia w kosztach podatkowych wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego, który nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Same wydatki są rozliczane w ramach limitu kilometrówki.

Aby wydatki związane z używaniem samochodu osobowego, który nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych, można było zaliczyć do kosztów podatkowych, zasadniczo konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Koszty eksploatacji samochodu osobowego, rozliczane według ewidencji przebiegu pojazdu, należy zaliczać do kosztów podatkowych w ramach tzw. limitu kilometrówki. Kilometrówka to kwota stanowiąca iloczyn stawki za 1 km przebiegu pojazdu i liczby przejechanych kilometrów. Należy pamiętać, że wydatki w części przekraczającej kilometrówkę nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dotyczy:

  • samochodów osobowych będących prywatną własnością przedsiębiorcy,

  • samochodów osobowych używanych na podstawie umowy użyczenia, najmu czy dzierżawy,

  • samochodów osobowych zastępczych,

  • samochodów osobowych będących własnością pracowników, w tym również w zakresie jazd zamiejscowych odbywanych w ramach podróży służbowej.

Ważne!

Ze względu na fakt, że motocykl według ustawy o PIT jest traktowany jako samochód osobowy obowiązek prowadzenia kilometrówki dotyczy również jego.

Nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, gdy:

  • prywatny samochód pracownika jest wykorzystywany w działalności gospodarczej podatnika, a koszt eksploatacji tego samochodu jest rozliczany w formie ryczałtu pieniężnego za jazdy lokalne,

  • podatnik używa samochodów osobowych na podstawie umowy uznawanej za umowę leasingu w myśl przepisów ustaw o podatku dochodowym,

  • podatnik używa w działalności samochodu ciężarowego.

Stawki kilometrówki

Stawki za 1 km przebiegu pojazdu określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Stawka za 1 km przebiegu pojazdu w 2016 roku nie uległa zmianie w odniesieniu do lat ubiegłych i zależy od rodzaju użytkowanego środka transportu.

1. Stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla samochodu osobowego:

  • o pojemności skokowej silnika do 900cm3 - 0,5214 zł,

  • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

2. Stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla motocykla - 0,2302 zł.

3. Stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla motoroweru - 0,1382 zł.

Zasady prowadzenia ewidencji

Przepisy nie ustalają wzoru ewidencji przebiegu pojazdu – stanowią jedynie, że powinna ona zawierać co najmniej następujące dane:

  • nazwisko i imię osoby używającej pojazdu,

  • jej adres zamieszkania,

  • numer rejestracyjny pojazdu,

  • pojemność silnika,

  • kolejny numer wpisu,

  • datę,

  • cel wyjazdu,

  • opis trasy (skąd–dokąd),

  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

  • stawkę za 1 km przebiegu,

  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,

  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu zobowiązana jest osoba używająca danego pojazdu. Podatnik powinien jednak zawsze potwierdzić na koniec każdego miesiąca przebieg pojazdu wynikający z ewidencji. Gdy przedsiębiorca na potrzeby firmy używa swojego prywatnego samochodu osobowego, to on powinien prowadzić taką ewidencję. Gdy swojego samochodu używa pracownik, wówczas on jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji. Ewidencja przebiegu może dotyczyć tylko jednego pojazdu. Jeśli zatem przedsiębiorca używa np. dwóch samochodów osobowych, to powinien prowadzić dwie odrębne ewidencje ich przebiegu. Nie można stosować jednej ewidencji przebiegu dla dwóch lub więcej samochodów osobowych. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona na bieżąco, tzn. powinna był uzupełniana po dokonaniu każdego przejazdu.

Ważne!

Brak ewidencji przebiegu pojazdu wyklucza możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na eksploatację samochodu osobowego używanego w działalności gospodarczej.

Jak wspomniano powyżej wydatki rozliczane w ewidencji przebiegu pojazdu zaliczane są do kosztów w ramach limitu kilometrówki. Limit ten obliczany jest jako iloczyn faktycznie przejechanych służbowo kilometrów (wpisanych do ewidencji) oraz stawki normatywnej za jeden kilometr przebiegu.