Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencja przebiegu pojazdu - warto wiedzieć

Przedsiębiorcy często wykorzystują w prowadzonej działalności gospodarczej swój prywatny samochód osobowy. Ponoszą oni z tego tytułu różnego rodzaju wydatki typu na paliwo, przeglądy, serwisy, przejazdy płatną autostradą, zakup części i innych artykułów samochodowych itp. Aby móc zaliczyć wymienione wydatki do kosztów podatkowych, należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Zasady prowadzenia ewidencji zostaną przedstawione w niniejszym artykule, z uwzględnieniem przepisów ustawy o VAT w kwestii odliczania podatku VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego w firmie. Sprawdź, jak powinna być prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu!

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu jest wymagana do rozliczenia w kosztach podatkowych wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego, który nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Same wydatki są rozliczane w ramach limitu kilometrówki.

Aby wydatki związane z używaniem samochodu osobowego, który nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych, można było zaliczyć do kosztów podatkowych, zasadniczo konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Koszty eksploatacji samochodu osobowego, rozliczane według ewidencji przebiegu pojazdu, należy zaliczać do kosztów podatkowych w ramach tzw. limitu kilometrówki. Kilometrówka to kwota stanowiąca iloczyn stawki za 1 km przebiegu pojazdu i liczby przejechanych kilometrów. Należy pamiętać, że wydatki w części przekraczającej kilometrówkę nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dotyczy:

  • samochodów osobowych będących prywatną własnością przedsiębiorcy,

  • samochodów osobowych używanych na podstawie umowy użyczenia, najmu czy dzierżawy,

  • samochodów osobowych zastępczych,

  • samochodów osobowych będących własnością pracowników, w tym również w zakresie jazd zamiejscowych odbywanych w ramach podróży służbowej.

Ważne!

Ze względu na fakt, że motocykl według ustawy o PIT jest traktowany jako samochód osobowy obowiązek prowadzenia kilometrówki dotyczy również jego.

Nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, gdy:

  • prywatny samochód pracownika jest wykorzystywany w działalności gospodarczej podatnika, a koszt eksploatacji tego samochodu jest rozliczany w formie ryczałtu pieniężnego za jazdy lokalne,

  • podatnik używa samochodów osobowych na podstawie umowy uznawanej za umowę leasingu w myśl przepisów ustaw o podatku dochodowym,

  • podatnik używa w działalności samochodu ciężarowego.

Stawki kilometrówki

Stawki za 1 km przebiegu pojazdu określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Stawka za 1 km przebiegu pojazdu w 2016 roku nie uległa zmianie w odniesieniu do lat ubiegłych i zależy od rodzaju użytkowanego środka transportu.

1. Stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla samochodu osobowego:

  • o pojemności skokowej silnika do 900cm3 - 0,5214 zł,

  • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

2. Stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla motocykla - 0,2302 zł.

3. Stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla motoroweru - 0,1382 zł.

Zasady prowadzenia ewidencji

Przepisy nie ustalają wzoru ewidencji przebiegu pojazdu – stanowią jedynie, że powinna ona zawierać co najmniej następujące dane:

  • nazwisko i imię osoby używającej pojazdu,

  • jej adres zamieszkania,

  • numer rejestracyjny pojazdu,

  • pojemność silnika,

  • kolejny numer wpisu,

  • datę,

  • cel wyjazdu,

  • opis trasy (skąd–dokąd),

  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

  • stawkę za 1 km przebiegu,

  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,

  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu zobowiązana jest osoba używająca danego pojazdu. Podatnik powinien jednak zawsze potwierdzić na koniec każdego miesiąca przebieg pojazdu wynikający z ewidencji. Gdy przedsiębiorca na potrzeby firmy używa swojego prywatnego samochodu osobowego, to on powinien prowadzić taką ewidencję. Gdy swojego samochodu używa pracownik, wówczas on jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji. Ewidencja przebiegu może dotyczyć tylko jednego pojazdu. Jeśli zatem przedsiębiorca używa np. dwóch samochodów osobowych, to powinien prowadzić dwie odrębne ewidencje ich przebiegu. Nie można stosować jednej ewidencji przebiegu dla dwóch lub więcej samochodów osobowych. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona na bieżąco, tzn. powinna był uzupełniana po dokonaniu każdego przejazdu.

Ważne!

Brak ewidencji przebiegu pojazdu wyklucza możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na eksploatację samochodu osobowego używanego w działalności gospodarczej.

Jak wspomniano powyżej wydatki rozliczane w ewidencji przebiegu pojazdu zaliczane są do kosztów w ramach limitu kilometrówki. Limit ten obliczany jest jako iloczyn faktycznie przejechanych służbowo kilometrów (wpisanych do ewidencji) oraz stawki normatywnej za jeden kilometr przebiegu.

Do kosztów uzyskania przychodów podatnik zalicza wydatki faktycznie poniesione i udokumentowane fakturami lub innymi dowodami księgowymi, ale w granicach wyliczonego limitu. Wydatki poniesione na używanie auta rozlicza się w każdym miesiącu, narastająco od początku roku, aż do jego zakończenia. Wydatki za dany okres (liczony od początku roku), w części przekraczającej limit wynikający z ewidencji przebiegu za ten sam okres, nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu w tym okresie. Mogą one zostać zaliczone do kosztów w kolejnych miesiącach roku, jeżeli pozwoli na to limit kilometrówki.

Przedsiębiorcy nie mogą przenieść ewentualnej nadwyżki limitu kilometrówki w danym roku na następny rok podatkowy. Okresem rozliczeniowym w PIT jest rok kalendarzowy. Koniec roku oznacza również zakończenie ewidencji przebiegu pojazdu za dany rok. W następnym roku ewidencję należy zaprowadzić od nowa.

Podstawą zapisu w KPiR kosztów związanych z używaniem samochodu rozliczanego według ewidencji przebiegu pojazdu jest miesięczne zestawienie wydatków, udokumentowanych fakturami (rachunkami). Zapisu dokonuje się w kolumnie 13 KPiR.

Przykład 1.

Przedsiębiorca od stycznia 2018 r. zaczął korzystać w firmie ze swojego prywatnego samochodu osobowego o pojemności 1800 cm3, który nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Zgodnie z prowadzoną ewidencją przebiegu pojazdu kwota/limit kilometrówki za poszczególne miesiące wynosiła:

  • w styczniu - 83,58 zł (100 km x 0,8358 zł)

  • w lutymu - 125,37 zł (150 km x 0,8358 zł)

  • w marcu - 100,30 zł (120 km x 0,8358 zł)

Koszty używania samochodu do celów służbowych w poszczególnych miesiącach wyniosły odpowiednio: w styczniu - 115 zł, w lutym- 80 zł, w marcu - 180 zł


Miesiąc

Limit kosztów

Wydatki

Koszt w KPiR

za miesiąc

narastająco

za miesiąc

narastająco

w miesiącu

narastająco

styczeń

83,58 zł

83,58 zł

115 zł

115 zł

83,58 zł

83,58 zł

luty

125,37 zł

208,95 zł

80 zł

195 zł

111,42 zł

195 zł

marzec

100,30 zł

309,25 zł

180 zł

375 zł

114,25 zł

309,25 zł

W poszczególnych miesiącach przedsiębiorca powinien ująć w kolumnie 13 w KPiR wydatki w następujących kwotach: w styczniu - 83,58 zł, w lutym - 111,42 zł, w marcu - 114,25 zł.

Ważne!

Wydatki ponoszone w związku z używaniem auta osobowego rozliczanego według ewidencji przebiegu pojazdu wymagają udokumentowania fakturami bądź rachunkami.

Należy podkreślić, że samo prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest wystarczające, aby uznać ją za dowód poniesienia wydatku. Na jej podstawie przedsiębiorca ustala jedynie limit wydatków uznawanych za koszt uzyskania przychodów. Aby wydatki związane z używaniem samochodu przedsiębiorcy mogły zostać uznane za koszty podatkowe (do wysokości kilometrówki), muszą być one właściwie udokumentowane, np. fakturami, rachunkami, polisami ubezpieczeniowymi.

Choć numer rejestracyjny pojazdu nie jest już wymagany na fakturze (od 2013 roku) wciąż pozwala na przyporządkowanie wydatków do określonego pojazdu, co jest konieczne do prawidłowego rozliczenia kosztów w ramach limitu kilometrówki. Warto również podkreślić, że w sytuacji gdy w działalności wykorzystuje się więcej niż jeden samochód, umieszczanie numerów rejestracyjnych na fakturach może uchronić przedsiębiorcę przed wątpliwościami organu podatkowego na wypadek kontroli.

Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów?

W ramach kilometrówki rozlicza się wydatki związane z bieżącą eksploatacją pojazdu. Do kosztów takich przykładowo zaliczyć można:

  • paliwo

  • opłaty parkingowe i opłaty za przejazd autostradą

  • myjnię, środki czystości

  • usługi serwisowe i bieżące naprawy

  • wymiany zużywających się części zamiennych, np. żarówki, opony

  • polisę ubezpieczeniową

W zakresie ubezpieczenia samochodów osobowych należy ponadto pamiętać, że wyłączona z kosztów uzyskania przychodów jest część składki na ubezpieczenie samochodu osobowego, którego wartość dla celów ubezpieczenia przekracza 20 000 euro. Za koszt nie uznaje się tej części składki, która jest naliczona od wartości samochodu osobowego przekraczającej wartość 20 000 euro. Wartość wyrażoną w euro należy przeliczać na złote według kursu sprzedaży euro ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia. Jeśli samochód jest rozliczany według ewidencji przebiegu pojazdu, wyliczona w powyższy sposób składka na ubezpieczenie samochodu może zostać zaliczona do kosztów, ale w ramach limitu kilometrówki.

Czynsz z tytułu najmu, dzierżawy samochodu

Wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej należy kwalifikować do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych, bez ograniczenia wynikającego z limitu tzw. kilometrówki.

Jak możemy przeczytać w interpretacji ogólnej Ministra Finansów z 8 listopada 2013r. (nr DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005):

(...) do kosztów z tytułu używania wynajętego samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej zaliczane są wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne. Wydatkami o charakterze eksploatacyjnym nie są wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej. Są to wydatki na uzyskanie samego tytułu prawnego umożliwiającego używanie samochodu, a zatem są kategorią odrębną od kosztów eksploatacji samochodu (…).

Biorąc pod uwagę powyższe, czynsz za wynajem samochodu osobowego należy rozliczyć bezpośrednio w kosztach podatkowych.

Wydatki ulepszające wyłączone z kosztów

Wydatki ulepszające prywatny samochód, który przedsiębiorca wykorzystuje w prowadzonej działalności gospodarczej, nie stanowią kosztu uzyskania przychodów, ponieważ nie są związane z jego bieżącą eksploatacją. Przykładem są wydatki na montaż instalacji gazowej czy urządzenia nawigacyjnego.

Potwierdzeniem takiego stanowiska jest odpowiedź Urzędu Skarbowego Poznań-Jeżyce z 1 września 2005 roku (sygn. SD/415-47/05) na zapytanie podatnika dotyczące właśnie możliwości zaliczenia zakupu i montażu instalacji gazowej do prywatnego samochodu, rozliczanego w ramach kilometrówki:

(...) Pod pojęciem "używanie" mieszczą się wydatki związane z bieżącą eksploatacją (paliwo w tym również gaz, oleje, części zamienne, konserwacje i drobne naprawy), opłaty za korzystanie z parkingu, itp. Zamontowanie instalacji gazowej w prywatnym samochodzie nie mieści się ww. pojęciach. Nie jest to ani drobna naprawa, ani też remont. Jest to modernizacja układu zasilania silnika samochodu. Tak więc brak jest podstaw do zaliczenia wydatku na montaż instalacji gazowej w samochodzie osobowym do kosztów uzyskania przychodów, gdyż nie stanowi on wydatku związanego z bieżącym używaniem samochodu.

Ewidencja przebiegu pojazdu - kwoty netto czy brutto?

Przypomnijmy, że od wydatków związanych z samochodami osobowymi wykorzystywanymi zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych podatnicy mogą odliczać VAT w wysokości 50% kwoty podatku wykazanego na fakturze. Warto dodać, że nie ma przy tym znaczenia, czy samochód ten jest zaliczony do środków trwałych, czy rozliczany jest w działalności w oparciu o ewidencję przebiegu pojazdu.

W myśl zasady wyrażonej w art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a) ustawy o PIT, jeżeli zgodnie z przepisami ustawy o VAT podatek naliczony nie podlega odliczeniu, to stanowi on koszt uzyskania przychodów (o ile nie powiększa on wartości początkowej środka trwałego).

Zatem mając na uwadze powyższe, w sytuacji kiedy przedsiębiorca nie ma prawa bądź ma ograniczone prawo do odliczenia podatku VAT w wysokości 50% (np. gdy samochód jest wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych, ale podatnik nie prowadzi kilometrówki dla celów VAT), to z faktur dokumentujących wydatki eksploatacyjne nieodliczony podatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów z uwzględnieniem limitu kilometrówki. W praktyce będzie to oznaczać, że np. zakup paliwa do prywatnego samochodu będzie ujmowany w zestawieniu wydatków w kwocie brutto wraz z kwotą VAT (gdy nie ma prawa do odliczenia VAT od tego wydatku) bądź w kwocie netto powiększonej o nieodliczony VAT (gdy przysługuje odliczenia w wysokości 50%).

Również Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 28.11.2013 r. nr IPTPB3/423-345/13-2/GG wskazał, że do wydatków z tytułu używania samochodu osobowego niestanowiącego własności podatnika zalicza się wszystkie wydatki poniesione w związku z korzystaniem z ww. pojazdu - a więc również podatek od towarów i usług.

Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów naliczony podatek od towarów i usług niepodlegający odliczeniu, jednakże wyłącznie do wysokości limitu, który stanowi kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika i stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (...).

Zwrot kosztów podróży służbowej pracownika

Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr.

Również w podróży zagranicznej pracodawca może wyrazić zgodę na jej odbycie samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Zwrot kosztów przejazdu odbywa się również na podstawie wyliczonego limitu kilometrówki.

Podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom udokumentowane wydatki, poniesione na jego potrzeby w trakcie podróży służbowej – do wysokości nie wyższej niż kwota wynikająca z limitu kilometrówki. Pracodawca może podjąć decyzję o zwrocie pracownikowi wydatków ponad kwotę wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu, z tym że musi pamiętać, iż nadwyżka nie będzie uznana za koszt podatkowy.