Poradnik Przedsiębiorcy

PIT-11 małżonka - czy pracodawca ma prawo żądać takiej informacji?

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Czy pracodawca może żądać informacji PIT-11 małżonka?

W art. 221 Kodeksu pracy przewidziano katalog informacji, które mogą być gromadzone przez pracodawcę w związku z zatrudnieniem pracownika. Zatem „pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  • imię (imiona) i nazwisko;

  • imiona rodziców;

  • datę urodzenia;

  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);

  • wykształcenie;

  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Ponadto pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa powyżej także:

  • innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

  • numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa powyżej. Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów”. W sprawach danych osobowych nieuregulowanych powyżej stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych.

Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych pracodawca jest administratorem danych osobowych pracowników.

Główne zasady przetwarzania danych osobowych zawarte są w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922 z późn. zm.) oraz w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Zgodnie z art. 26 ustawy o ochronie danych osobowych „administrator danych przetwarzający dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były: przetwarzane zgodnie z prawem; zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami; merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane”.

Ponadto zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych „przetwarzane dane osobowe winny być prawidłowe, stosowne i nienadmierne ilościowo w stosunku do celów, dla których zostały one zgromadzone lub dalej przetworzone. W świetle z kolei art. 5 lit. c Konwencji nr 108 Rady Europy o ochronie osób w związku z automatycznym przetwarzaniem danych dane te mają być stosowne i rzeczowe, a nadto mają nie wykraczać poza potrzeby wynikające z celów, dla których zostały zarejestrowane” (por. Kuba Magdalena, Prawne formy kontroli pracownika w miejscu pracy).

Zatem pracodawca, który przetwarza dane osobowe pracownika powinien w szczególności kierować się zasadą adekwatności i zasadą proporcjonalności. „Zgodnie z zasadą proporcjonalności zakres danych osobowych warunkowany jest przyjętym przez administratora danych osobowych celem przetwarzania danych. W opinii Naczelnego Sądu Administracyjnego: Zasada proporcjonalności wyraża się w obowiązku przetwarzania prawidłowych danych przez administratorów w sposób odpowiedni do celów, dla jakich zostały zgromadzone. Niedopuszczalne jest zatem pozyskiwanie większej ilości informacji dotyczących danej osoby niż jest to faktycznie niezbędne do osiągnięcia danego celu. To minimum danych, jakie na temat określonej osoby fizycznej można zebrać, gwarantować ma poszanowanie przysługującego jej prawa do ochrony danych osobowych oraz innych jej praw i wolności” (por. Kuba Magdalena, Prawne formy kontroli pracownika w miejscu pracy).

Kiedy pracodawca może zażądać informacji PIT-11 małżonka?

Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, iż pracodawca, który przetwarza dane osobowe, nie może gromadzić ich w szerszym zakresie, niż jest to przewidziane dla realizacji celu, w jakim dane są pozyskiwane. Zatem pracodawca powinien oczekiwać od pracownika tylko takich danych, które służą osiągnięciu konkretnego założenia, a nie będą pozyskiwane i gromadzone wyłącznie do wykorzystania w przyszłości. Nie powinien też zbierać danych bardziej szczegółowych ponad istniejące potrzeby zakładu pracy czy też ponad te wskazane w przepisach szczegółowych.

Żądanie przez pracodawcę danych zawartych w drukach PIT-11 małżonka powinno mieć związek z wymogami oraz realizacją wewnętrznych przepisów i służyć realizacji konkretnego celu. Najczęściej oczekują oni takich informacji w celu potwierdzenia dochodów pracownika przypadających na jednego członka rodziny przy przyznawaniu mu stosownego świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Warto pamiętać, że jeśli pracodawca wymaga ich w celu ustalenia uprawnień do świadczeń z ZFŚS, powinien to stosownie uregulować w regulaminie ZFŚS. Zatem pracownik, który stara się o to świadczenie, może być poproszony przez pracodawcę o potwierdzenie wysokości dochodów małżonka. Należy zwrócić uwagę, iż obowiązujący u danego pracodawcy regulamin ZFŚS powinien być uzgodniony z zakładową organizacją związkową, zawierać szczegółowe informacje, jakie dokumenty musi złożyć pracownik w celu pobrania świadczenia. Warto zaznaczyć, że może on udokumentować wysokość dochodów poprzez oświadczenie o ich wysokości lub dostarczenie do wglądu formularzu PIT-11 małżonka. Dopiero spełnienie przez pracownika wszystkich przesłanek wskazanych w regulaminie ZFŚS, umożliwi pracodawcy przyznanie świadczenia. Ponadto warto wskazać, że pracodawca może żądać przedstawienia formularza PIT małżonka, ale przepisy nie precyzują, czy może przechowywać takie dokumenty.

Stanowisko GIODO w sprawie żądania przez pracodawcę informacji PIT-11 małżonka

Warto przytoczyć stanowisko GIODO (www.giodo.gov.pl), który uznał, iż „dopuszczalność żądania przez pracodawcę podania wysokości dochodów uzyskiwanych przez pracownika oraz przypadających na członka jego rodziny - świadczących o sytuacji pracownika, celem potwierdzenia uprawnienia tego pracownika do świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych należy badać w oparciu o przepisy ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz.335, z późn. zm.) oraz postanowieniami regulaminu, o których mowa w art. 8 ust. 2 tej ustawy. (…) Uprawnienie pracodawcy do żądania podania stosownych informacji oraz przedłożenia odpowiednich dokumentów uzasadniających przyznanie świadczenia z Funduszu powinno zatem znajdować uzasadnienie w regulaminie, o którym mowa powyżej. (…) Warto też zauważyć, iż aktualna linia orzecznicza sądów pracy i ubezpieczeń społecznych opowiada się za przyjęciem rozwiązań polegających na respektowaniu oświadczeń o wysokości dochodu przypadającego na jednego członka rodziny ze wskazaniem ile osób i w jakim wieku składa się na rodzinę pracownika (tak np. w uzasadnieniu do wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 7 sierpnia 2014 r. sygn. akt: III AUA 2028/13). Należy natomiast podkreślić, iż konieczność weryfikacji sytuacji materialnej osoby ubiegającej się o środki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych może być dokona w inny sposób, niż pozyskiwanie przez pracodawcę np. kopii zeznania podatkowego (PIT), osoby będącej członkiem rodziny pracownika. Przedstawienie takiego dokumentu jedynie do wglądu pracodawcy będzie w celu dokonania takiej weryfikacji w pełni wystarczające”.

Konkludując, żądanie pracodawcy do dostępu do informacji o wysokości dochodów z PIT-11 małżonka jest dopuszczalne, jednak muszą być spełnione pewne przesłanki. Dopuszcza się takie działania, jeśli są niezbędne do przyznania pracownikom świadczeń z ZFŚS. Wątpliwe jest natomiast, czy może on gromadzić takie dokumenty. Warto pamiętać, iż udokumentowanie przez pracownika wysokości dochodów w celu uzyskania świadczenia z ZFŚS powinno być uregulowane w regulaminie ZFŚS uzgodnionym z zakładową organizacją związkową lub z przedstawicielami pracowników. Co do zasady, przy staraniu się pracownika o świadczenie, PIT-11 małżonka powinien być udostępniony pracodawcy do wglądu. Natomiast zgodnie z aktualnym orzecznictwem do oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników pracodawca powinien dopuszczać ich oświadczenie wskazujące wysokość dochodu małżonka lub stosowne zaświadczenie z kwotą dochodów.