Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Natomiast przyznawanie świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS zależy od określonych kryteriów tj. sytuacji życiowej. Jednak czy pracodawca może żądać informacji PIT-11 małżonka?
Jakie informacje mogą być pobierane przez pracodawcę?
W art. 22(1) Kodeksu pracy przewidziano katalog informacji, które mogą być gromadzone przez pracodawcę w związku z zatrudnieniem pracownika.
„§ 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1)imię (imiona) i nazwisko;
2)datę urodzenia;
3)dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4)wykształcenie;
5)kwalifikacje zawodowe;
6)przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
§ 2.Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4–6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym
§ 3.Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych:
1)adres zamieszkania;
2)numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
3)inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
4)wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
5)numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
§ 4.Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
§ 5.Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia”.
Kto jest administratorem danych osobowych pracowników?
Główne zasady przetwarzania danych osobowych zawarte są w Ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Zgodnie z RODO Administratorem Danych Osobowych jest osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka nieposiadająca osobowości prawnej lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Natomiast powstanie stosunku pracy nakłada na pracodawcę szereg obowiązków związanych z dokumentowaniem przebiegu pracy osób zatrudnionych. Pracodawcę czyni to administratorem danych osobowych pracowników. Należy jednak pamiętać, że często jest on również współadministratorem, a niekiedy nawet podmiotem przetwarzającym.
Rozporządzenie o ochronie danych osobowych wprowadza podstawowe zasady przetwarzania danych osobowych:
- legalność (zgodności z prawem, rzetelność i przejrzystość) – oznacza, że przetwarzanie danych powinno odbywać się zgodnie z prawem, rzetelnie, uczciwie i w sposób przejrzysty,
- celowość (ograniczonego celu) – pracodawca może przetwarzać dane tylko w określonym celu,
- minimalizacja danych – oznacza, że przetwarzanie danych pracowników powinno odbywać się tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne,
- ograniczenia przechowywania – dane powinny być przechowywane przez czas nie dłuższy, niż jest to niezbędne,
- prawidłowość – dane zbierane przez pracodawców muszą być rzeczywiste, prawdziwe, kompletne i aktualizowane,
- integralność i poufność – pracodawca ma obowiązek pełnego zabezpieczenia przetwarzanych danych,
- rozliczalność – administrator jest odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów i powinien być w stanie wykazać ich przestrzeganie.
Pracodawca pobierając i przetwarzając dane, musi stosować się do powyższych zasad.
Kiedy pracodawca może zażądać informacji PIT-11 małżonka?
Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, że pracodawca, który przetwarza dane osobowe, nie może gromadzić ich w szerszym zakresie, niż jest to przewidziane dla realizacji celu, w jakim dane są pozyskiwane. Pracodawca powinien zatem oczekiwać od pracownika tylko takich danych, które służą osiągnięciu konkretnego założenia, a nie będą pozyskiwane i gromadzone wyłącznie do wykorzystania w przyszłości. Nie powinien natomiast zbierać danych bardziej szczegółowych ponad istniejące potrzeby zakładu pracy, czy też ponad te, wskazane w przepisach szczegółowych.
Żądanie przez pracodawców danych zawartych w drukach PIT-11 małżonka powinno mieć związek z wymogami oraz realizacją wewnętrznych przepisów i służyć wykonaniu konkretnego celu. Najczęściej oczekują oni takich informacji w celu potwierdzenia dochodów pracownika przypadających na jednego członka rodziny przy przyznawaniu mu stosownego świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Warto pamiętać, że jeśli pracodawca wymaga ich w celu ustalenia uprawnień do świadczeń z ZFŚS, powinien to stosownie uregulować w regulaminie ZFŚS. Zatem pracownik, który stara się o to świadczenie, może być poproszony przez pracodawcę o potwierdzenie wysokości dochodów małżonka. Obowiązujący u danego pracodawcy regulamin ZFŚS powinien być uzgodniony z zakładową organizacją związkową, zawierać szczegółowe informacje, jakie dokumenty musi złożyć pracownik w celu pobrania świadczenia. Warto zaznaczyć, że może on udokumentować wysokość dochodów poprzez oświadczenie o ich wysokości lub dostarczenie do wglądu formularza PIT-11 małżonka. Dopiero spełnienie przez pracownika wszystkich przesłanek wskazanych w regulaminie ZFŚS umożliwi pracodawcy przyznanie świadczenia. Ponadto pracodawca może żądać przedstawienia formularza PIT-11 małżonka do wglądu w celu dokonania stosownej weryfikacji dochodów.
Stanowisko UODO w sprawie informacji niezbędnych do przyznawania świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
Przyznawanie świadczeń oraz wysokość dopłat z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zależy od określonych kryteriów, tj. sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. To oznacza, że sytuacja pracownika wymaga w tym wypadku jej określenia, czyli przetwarzania danych osobowych pracownika i członków jego rodziny. Nie może to jednak prowadzić do gromadzenia danych w zakresie szerszym, niż jest to konieczne. Urząd Ochrony Danych Osobowych w swoim poradniku zaznacza, że uprawnienie pracodawcy do żądania podania informacji oraz przedłożenia odpowiednich dokumentów powinno znajdować uzasadnienie w regulaminie. Jednak UODO podkreśla, że zakazane jest zbieranie danych niemających znaczenia lub o większym stopniu szczegółowości, jak również danych „na przyszłość”. W związku z tym pozyskanie kopii zeznania podatkowego (PIT) osoby będącej członkiem rodziny pracownika nie jest konieczne podczas weryfikacji sytuacji materialnej. Może ona zostać dokonana w inny sposób. Według UODO, w celu dokonania takiej weryfikacji można przedstawić PIT jedynie do wglądu pracodawcy.
Urząd zaleca także rozważenie przyjęcia innych rozwiązań w tym przypadku np. uznawanie oświadczeń o wysokości dochodu przypadającego na jednego członka.
Zgodnie z RODO dane osobowe powinny być pobierane wyłącznie w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne oraz na podstawie odpowiednich przepisów. Jak wynika ze stanowiska Urzędu Ochrony Danych Osobowych, pracodawca może żądać przedstawienia PIT-11 małżonka, ale wyłącznie do wglądu.
