Poradnik Przedsiębiorcy

Zasady zatrudnienia na umowy cywilnoprawne

Czym różni się zatrudnienie na podstawie umowy o dzieło od zatrudnienia na umowę zlecenie? Jakie składki i podatek odprowadza się od wynagrodzeń wykonawców i zleceniobiorców? Odpowiadamy poniżej.

Umowy cywilnoprawne - zasady prawidłowego sporządzania

Zgodnie z art. 22  Kodeksu pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez niego, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Zatrudnienie w warunkach określonych powyżej jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy.

Dodatkowo nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy określonych powyżej.

Zasady zawierania umów cywilnoprawnych, do których zaliczane są umowa zlecenia oraz umowa o dzieło, uregulowane są przepisami Kodeksu cywilnego. Decydujący wpływ na to, czy mamy do czynienia ze stosunkiem pracy, ma nie nazwa umowy zawartej między stronami, lecz warunki w jakich faktycznie jest świadczona praca.

Najważniejszą cechą odróżniającą umowy cywilnoprawne od umowy o pracę jest brak podporządkowania wykonawcy powierzającemu pracę. To oznacza, że osoba zatrudniona na podstawie umowy zlecenia nie może pracować w godzinach i miejscu ściśle wyznaczonych przez pracodawcę i podlegać przełożonym tak, jak pracownik.

Pracodawca zawierający umowę cywilnoprawną w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu popełnienia wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Jest to zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Charakterystyka umowy zlecenia

Umowa zlecenie jest umową zawieraną na czas określony. Określa ona konkretny produkt czy usługę, którą pracownik musi wykonać. Przyjmujący zlecenie zobowiązuje się, zgodnie z art. 734-751 Kodeksu cywilnego, do dokonania określonych czynności dla dającego zlecenie, za których efekt ostatecznie nie jest odpowiedzialny.

Cechą charakterystyczną umowy zlecenie jest to, że może być - zależnie od woli stron - umową odpłatną lub nieodpłatną. Jeśli z umowy ani z jej okoliczności nie wynika, że przyjmujący zlecenie ma je wykonać nieodpłatnie, wówczas za wykonanie zlecenia należy się wynagrodzenie.

Co do zasady wykonawca zlecenia musi wykonać osobiście wszelkie czynności, do których się zobowiązał w umowie. W przypadku umowy zlecenia dopuszcza się też wykonanie zlecenia przez osobę trzecią, czyli zastępcę. Umowa zlecenia może być w każdej chwili wypowiedziana przez każdą ze stron. Jeżeli wynika to z woli zleceniodawcy, powinien on zwrócić poniesione przez drugą stronę wydatki, a w razie odpłatnego zlecenia uiścić odpowiednią część wynagrodzenia. Jeżeli umowę wypowiada przyjmujący zlecenie odpłatne, odpowiada wobec drugiej strony za powstałą z tego tytułu szkodę.

Umowa zlecenia powinna być zawarta w formie pisemnej (po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron) i określać co najmniej:

  • rodzaj umowy,

  • datę jej rozpoczęcia i zakończenia,

  • charakterystykę pracy,

  • wartość wynagrodzenia,

  • informację o tym, czy zleceniobiorca będzie korzystał z praw autorskich, przy których zastosowane są 50% koszty uzyskania przychodu.

Umowa zlecenia charakteryzuje się przede wszystkim tym, że:

  • brak jest podporządkowania pracodawcy,

  • pracę może świadczyć nie tylko osoba fizyczna, lecz także podmiot gospodarczy,

  • nie obejmuje jej ustawowe minimum wynagrodzenia,

  • wynagrodzenie jest wypłacane po wykonaniu pracy,

  • nie ma ograniczeń w liczbie kolejnych umów,

  • zleceniobiorca ma ograniczone prawa (brak urlopu, odpraw, chorobowego, wypowiedzenia itp.),

  • w przypadku np. studentów nie ma obowiązku oskładkowania umowy zlecenia składkami ZUS.

W praktyce często zdarza się, że zatrudnia się w oparciu o umowę zlecenia tam, gdzie powinna zostać zawarta umowa o pracę. Pracodawcy, modyfikując klasyczne cechy zlecenia, starają się osiągnąć ten sam cel społeczno-gospodarczy, jaki jest związany ze stosunkiem pracy, bez ponoszenia dodatkowych kosztów (finansowych i społecznych) z nim związanych. Zawarcie umowy zlecenia nie pociąga za sobą obowiązku odprowadzania składek na fundusz pracy, fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych, fundusz rehabilitacji osób niepełnosprawnych, czy dokonywania odpisów rocznych na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Również samo rozwiązanie umowy jest w przypadku umowy zlecenia bardziej korzystne dla podmiotu zatrudniającego.

Charakterystyka umowy o dzieło

Umowa o dzieło (zwana też umową rezultatu) dotyczy jednorazowego wykonania dzieła, będącego osiągnięciem określonego z góry rezultatu.

Umowa o dzieło może być zawarta ustnie lub pisemnie. Ważne jednak, żeby obie strony ustaliły:

  • strony umowy,

  • przedmiot umowy,

  • charakter dzieła w sposób uściślony (odwołanie się do wzoru, rysunku, opisu z użyciem jednostek wagi itp.),

  • czas wykonania dzieła,

  • sposób rozliczenia z użytych materiałów,

  • wynagrodzenie,

  • reguły reklamacji,

  • kwestię praw autorskich (w przypadku utworów).

Osoba przyjmująca dzieło do wykonania nie musi wykonać go osobiście, odpowiada jednak za działania osób trzecich. Dodatkowo przyjmujący zamówienie ponosi odpowiedzialność z tytułu rękojmi za wady wykonanego dzieła.

Co do zasady umowa o dzieło nie stanowi samodzielnego tytułu do ubezpieczeń społecznych, jednak czasem zdarza się tak, że pracodawca zobowiązany jest do potrącenia i rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne od wynagrodzenia, które wypłacił przyjmującemu zamówienie. Dotyczy to tylko pracodawcy zlecającego wykonanie dzieła swojemu stałemu pracownikowi, wówczas potrąca się składki od sumy przychodów z umowy o pracę i umowy o dzieło. Oczywiście sytuacja ta nie jest wolna od odstępstw. Pracodawca nie musi płacić składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne na rzecz swojego stałego pracownika, gdy podpisuje z nim umowę o dzieło, a ten jest na urlopie bezpłatnym, macierzyńskim lub wychowawczym.

Prawa i obowiązki stron

Umowa o dzieło

Z punktu widzenia wykonawcy

  • wykonawca odpowiada tylko za rezultat końcowy;

  • wykonawca dzieła nie ma prawa do urlopu wypoczynkowego, macierzyńskiego czy wychowawczego;

  • kiedy umowa o dzieło zawarta jest z własnym pracodawcą, składki odprowadzane są tak jak w przypadku umowy o pracę;

  • w przypadku stwierdzenia oszustwa ze strony pracodawcy, wykonawca może go skarżyć jedynie na drodze cywilnej, czyli musi wynająć adwokata i przygotować się na długą drogę po sądach.

Z punktu widzenia zamawiającego

  • nie zobowiązuje do udzielania urlopów czy świadczeń takich jak odprawy, zasiłki itp.;

  • brak konieczności odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne (chyba że umowa jest zawarta przez firmę z własnym pracownikiem).

Umowa zlecenie

Z punktu widzenia zleceniobiorcy

  • ma prawo do ubezpieczeń emerytalnych, chorobowych, rentowych, wypadkowych i zdrowotnych;

  • nie ma prawa do urlopu wypoczynkowego, macierzyńskiego ani wychowawczego;

  • nie ma prawa do zasiłku opiekuńczego;

  • w przypadku stwierdzenia oszustwa ze strony pracodawcy, zleceniobiorca może go skarżyć jedynie na drodze cywilnej, czyli musi wynająć adwokata i przygotować się na długą drogę po sądach.

Z punktu widzenia zleceniodawcy

  • finansuje połowę kosztów ponoszonych przez zleceniobiorcę na składkę rentową i emerytalną,

  • jeśli zleceniobiorca to uczeń lub student do 26. roku życia to pracodawca nie musi opłacać składek na ubezpieczenie społeczne;

  • zleceniodawca nie udziela urlopu, nie wypłaca odprawy, nie płaci chorobowego.

Delegowanie zatrudnionych na umowy cywilnoprawne

W przypadku umów cywilnoprawnych nie można mówić o delegacji. Zwrot kosztów wyjazdów nie będzie obejmował wypłat świadczeń przewidzianych w przepisach dotyczących podróży służbowych pracowników z racji tego, że zleceniobiorca/wykonawca usługi nie jest pracownikiem zleceniodawcy (w rozumieniu Kodeksu pracy).

Aby rozliczenia stron, związane z wyjazdami służbowymi, obejmowały np. wypłatę diet, takie zapisy muszą być zawarte w umowie. Umowa może przy tym przewidywać świadczenia wyższe, jak i niższe od przewidzianych ustawowo w przypadku podróży służbowych pracowników, jak również może pomijać w ogóle takie świadczenia.

W sytuacji, kiedy obie strony umowy zdecydują się zastosować w umowie informacje dotyczące rozliczania podróży służbowych, należy pamiętać, że wyjazd powinien bezpośrednio wynikać z zakresu, rodzaju wykonywanych w ramach umowy czynności. Dodatkowo konieczne jest uregulowanie obowiązków stron w taki sposób, aby nie budziło wątpliwości, że wykonawca nie podlega kierownictwu zlecającego. Obowiązek wyjazdu powinien wynikać wyłącznie z konieczności prawidłowego wykonania przedmiotu umowy.

BHP przy umowach cywilnoprawnych

Pracodawca jest zobowiązany zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, a także osobom prowadzącym na własny rachunek działalność gospodarczą w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.

Przepisy nie wskazują jednoznacznie, w jaki sposób ten obowiązek ma być zrealizowany. Jeżeli rodzaj wykonywanej pracy, stopień zagrożeń związanych z warunkami pracy lub przebiegiem procesów jest tak znaczny, że wskazane jest, aby nawet do doraźnego wykonywania tych prac lub przebywania w tych warunkach były dopuszczane wyłącznie osoby fizyczne mające odpowiedni stan zdrowia i przeszkolone w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, to pracodawca lub inny podmiot organizujący pracę może wymagać od osoby, z którą zawiera umowę cywilnoprawną, poddania się badaniu lekarskiemu lub szkoleniu w zakresie bhp. Należy ponadto stwierdzić, że osoby fizyczne wykonujące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, mają obowiązek przestrzegania przepisów i zasad bhp na równi z pracownikami - w zakresie ustalonym przez pracodawcę. Nie ma natomiast podstaw do traktowania osób wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, tak jak pracowników. W tym nie ma obowiązku kierowania ich na badania lekarskie i organizowania szkoleń bhp.

Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne przy umowach zlecenia i o dzieło

Wykonywanie pracy na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, może rodzić skutki prawne w sferze ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Poniższa tabela przedstawia rodzaje składek, którym podlega osoba wykonująca pracę zarobkową na podstawie umowy zlecenie lub umowy o dzieło.

1 stycznia 2016 roku weszły w życie duże zmiany, które dotyczą obowiązków odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu umów cywilnoprawnych. Mianowicie do końca 2015 roku, było tak, że jeżeli pracownik wykonywał prace na podstawie kilku umów zleceń, to obowiązkowym tytułem do ubezpieczeń społecznych była umowa podpisana najwcześniej. Na wniosek pracownika pozostałe umowy również mogły zostać oskładkowane lub pracownik sam określał, z której umowy chce odprowadzać składki. W rzeczywistości najczęściej podpisywano z pracownikiem dwie umowy - pierwszą na niska kwotę, która była objęta składkami oraz drugą z wyższym wynagrodzeniem, która oskładkowana już nie była. Nowelizacja przepisów wprowadziła obowiązek odprowadzania składek na wszystkie ubezpieczenia społeczne, od każdej z umów zleceń, których wynagrodzenie nie przekracza wynagrodzenia minimalnego. Oznacza to, że jeżeli zleceniobiorca wykonuje kilka umów zleceń na niższe kwoty, np. 500 zł, to zwolniona ze składek będzie dopiero kolejna umowa po przekroczeniu progu wynagrodzenia minimalnego. Jednak, aby pracownik mógł zostać zwolniony z opłacania składek z kolejnych umów zleceń, będzie musiał udowodnić zleceniodawcy, że ma do tego prawo. Nie wystarczy już jedynie oświadczenie. Potwierdzeniem może być przedstawienie umowy zlecenia potwierdzającego zatrudnienie lub otrzymywany co miesiąc dokument ZUS RMUA. Przepisy nie obejmują jedynie pracowników wykonujących pracę tylko na podstawie umowy zlecenia. Jeśli pracownik zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę, a jego wynagrodzenie jest niższe niż wynagrodzenie minimalne, wynagrodzenie z umowy zlecenia również będzie podlegało oskładkowaniu. Podobnie w przypadku przedsiębiorców prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą - jeśli z tytułu prowadzenia działalności mają prawo do opłacania składek na preferencyjnych warunkach, czyli od podstawy 630 zł w 2018 roku, to wszystkie umowy zlecenia będą podlegały składkom, dopóki suma wszystkich tytułów nie przekroczy minimalnego wynagrodzenia.

Problematyka samozatrudnienia

Samozatrudnienie jest to otworzenie własnej działalności gospodarczej, która będzie działalnością zarobkową: usługową, handlową, wytwórczą, budowlaną, polegającą na poszukiwaniu, rozpoznawaniu i wydobywaniu kopalin ze złóż oraz na pobieraniu pożytków z rzeczy oraz z wartości niematerialnych i prawnych. Taka działalność prowadzona jest w sposób zorganizowany i ciągły oraz we własnym imieniu bez względu na jej efekt. Poniżej przedstawiono najważniejsze różnice pomiędzy stosunkiem pracy a samozatrudnieniem:

  • pracownik ograniczony stosunkiem pracy zobowiązuje się w czasie i miejscu wyznaczonym przez pracodawcę do wykonywania zadań określonego rodzaju na rzecz pracodawcy; samozatrudniony ma swobodę w wyborze miejsca i godzin pracy;

  • pracodawca zobowiązuje się do zatrudnienia pracownika ograniczonego stosunkiem pracy za wynagrodzenie; osoba samozatrudniona nie ma gwarancji minimalnego poziomu płacy;

  • do stosunku pracy odnoszą się przepisy prawa pracy (szczególnie Kodeksu pracy); osoby samozatrudnione współpracują ze swoimi kontrahentami na podstawie umów cywilnoprawnych;

  • ryzyko w stosunku pracy spoczywa na pracodawcy; w przypadku samozatrudnienia ryzyko spada na samozatrudnionego przedsiębiorcę;

  • samozatrudnienie gwarantuje płacenie niższych składek ZUS niż ma to miejsce w przypadku osób zatrudnionych na etat;

  • w przeciwieństwie do zatrudnienia na etat samozatrudnienie cechuje się małą stabilnością zatrudnienia;

  • osoba samozatrudniona zobowiązana jest do samodzielnego prowadzenia księgowości, uiszczania składek ubezpieczeniowych i podatków;

  • samozatrudnionemu nie przysługuje prawo do urlopu;

  • odpowiedzialność pracownika etatowego określa Kodeks pracy; w przypadku samozatrudnionego można w umowie ograniczyć jego odpowiedzialność do określonej kwoty, np. tytułem kar umownych, bez możliwości dochodzenia pełnego odszkodowania;

  • zatrudniający może w każdej chwili rozwiązać umowę z samozatrudnionym;

  • samozatrudnionych w przeciwieństwie do pracowników etatowych nie dotyczą funkcjonujące okresy ochronne przed rozwiązaniem stosunku pracy czyli np. zakaz wypowiedzenia umowy o pracę w okresie czterech lat przed nabyciem prawa do emerytury oraz zakaz wypowiedzenia umowy w czasie usprawiedliwionej nieobecności w pracy;

  • w przeciwieństwie do pracowników etatowych samozatrudnieni nie mają zapewnionej ochrony ze strony związków zawodowych.

Schematy oskładkowania umów zleceń, ze względu na podmiot ubezpieczenia

Przy ustalaniu odpowiedniego schematu opłacania składek z umowy zlecenia pierwszym krokiem jest ustalenie wysokości podstawy do ubezpieczenia z wszystkich tytułów, jakie posiada pracownik, tzn. umowy o pracę, prowadzonej działalności gospodarczej, innych umów zleceń. Jeśli suma podstaw nie przekroczy wysokości wynagrodzenia minimalnego, to każda umowa zlecenie obowiązkowo objęta jest ubezpieczeniem emerytalnym, rentowym, wypadkowym i zdrowotnym. Dobrowolna pozostaje jedynie składka na ubezpieczenie chorobowe. Bez względu na podmiot i tytuł ubezpieczenia, jeśli suma tytułów do ubezpieczenia przekroczy wynagrodzenie minimalne, to z tytułu umowy zlecenia obowiązkowa pozostanie jedynie składka na ubezpieczenie zdrowotne.

Podmiot ubezpieczenia

Tytuł ubezpieczenia

E

R

C

W

Z

  • Pracownik

  • Osoba z inną umową zleceniem

  • Emeryt i rencista

  • Żołnierz zawodowy

Umowa zlecenie (jeśli suma wszystkich posiadanych tytułów do ubezpieczeń jest niższa niż wynagrodzenie minimalne)

O

O

D

O

O

Student i uczeń do 26. roku życia

Umowa zlecenie

N

N

N

N

N

  • Pracownik

  • Osoba z inną umową zleceniem

  • Emeryt i rencista

  • Żołnierz zawodowy

Umowa zlecenie (jeśli suma wszystkich posiadanych tytułów do ubezpieczeń jest równa lub wyższa niż wynagrodzenie minimalne)

D

D

D

D

O

Przedsiębiorca

Umowa zlecenie (przy opłacanych składkach z tytułu prowadzonej działalności w wysokości min. 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia)

D

D

D

D

O

Przedsiębiorca

Umowa zlecenie (przy opłacanych preferencyjnych składkach z tytułu prowadzonej działalności)

O

O

D

O

O

Osoba pobierająca zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego z innego tytułu (np. stosunku pracy)

Umowa zlecenie

D

D

N

D

O

Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym z innego tytułu (np. stosunku pracy)

Umowa zlecenie

O

O

D

O

O

Schematy oskładkowania umów o dzieło, ze względu na podmiot ubezpieczenia

Podmiot ubezpieczenia

Tytuł ubezpieczenia

E

R

C

W

Z

Osoby, które nie są zatrudnione na umowę o pracę u zamawiającego dzieło

Umowa o dzieło

N

N

N

N

N

Pracownik

Umowa o dzieło zawarta z własnym pracodawcą lub wykonywana na jego rzecz

O

O

O

O

O

Pracownik

Umowa o dzieło zawarta nie z własnym pracodawcą i niewykonywana na jego rzecz

N

N

N

N

N

Osoba nie- mająca zawartej innej umowy cywilnoprawnej i niebędąca pracownikiem

Umowa o dzieło

N

N

N

N

N

Prowadzący pozarolniczą działalność

Umowa o dzieło

N

N

N

N

N

Uczeń i student do 26 lat

Umowa o dzieło

N

N

N

N

N

Emeryt, rencista zatrudniony na umowę o pracę

Umowa o dzieło zawarta z własnym pracodawcą lub wykonywana na jego rzecz

O

O

O

O

O

Emeryt, rencista zatrudniony na umowę o pracę

Umowa o dzieło zawarta nie z własnym pracodawcą i niewykonywana na jego rzecz

N

N

N

N

N

Osoba pobierająca zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego

Umowa o dzieło

N

N

N

N

N

Użyte w tabeli symbole oznaczają:

  1. O - ubezpieczenie obowiązkowe
  2. D - ubezpieczenie dobrowolne
  3. N - ubezpieczony nie podlega ubezpieczeniu