Obligatoryjne zwolnienie ze świadczenia pracy

Omawiamy przypadki obowiązkowego udzielenia przez pracodawcę – pracownikowi możliwości skorzystania z różnego typu urlopów okolicznościowych.

Pomimo obligu udzielania przez pracodawcę pracownikowi zwolnienia ze świadczenia pracy w sytuacji zaistnienia określonych przepisami prawa okoliczności, pracownik i tak musi uzyskać uprzednią zgodę pracodawcy na nieobecność w pracy. Urlopy okolicznościowe, bo o nich mowa, ustawodawca przewidział dla wydarzeń, które mają dość doniosły charakter w życiu każdego pracownika. Niektórzy z pracowników nawet nie mają świadomości, że w razie ich nastąpienia mają prawo do dnia, a nawet kilku dni wolnego od pracy.

Urlop okolicznościowy 

W rzeczywistości na próżno szukać definicji urlopu okolicznościowego w przepisach prawa,  gdyż jest to raczej sformułowanie potoczne, identyfikowane ze zwolnieniem od pracy związanym ze szczególnymi wydarzeniami osobistymi i rodzinnymi pracownika. 

Szczegółowe przypadki udzielenia przez pracodawcę pracownikowi zwolnienia ze świadczenia pracy określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. 

Do ważnych spraw rodzinnych w związku z treścią w/w aktu należy zaliczyć:

• ślub pracownika,

• urodzenia się pracownikowi dziecka,

• zgon i pogrzeb małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;

• ślub dziecka pracownika, 

• zgon i pogrzeb osoby z rodziny pracownika tj.: siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, 

• zgon i pogrzeb innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Ponadto do innych zdarzeń o charakterze osobistym uzasadniających przyznanie urlopu okolicznościowego należą:

• wezwania właściwych organów,

• postępowanie pojednawcze,

• badania lekarskie i szczepienia ochronne,

• działania ratownicze i świadczenia osobiste,

• krwiodawstwo,

• zajęcia dydaktyczne,

• posiedzenia rady nadzorczej.

Ustawodawca przewidział także dodatkowe sytuacje w których pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika:

1. będącego członkiem ochotniczej straży pożarnej - na czas niezbędny do uczestniczenia w działaniach ratowniczych i do wypoczynku koniecznego po ich zakończeniu, a także - w wymiarze nieprzekraczającym łącznie 6 dni w ciągu roku kalendarzowego - na szkolenie pożarnicze;

2. będącego ratownikiem Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego - na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu;

1. będącego członkiem doraźnym Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych, ujętym na liście ministra właściwego do spraw transportu, na czas wyznaczenia przez przewodniczącego Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych do udziału w postępowaniu;

2. będącego członkiem ochotniczej drużyny ratowniczej działającej w brzegowej stacji ratowniczej Morskiej Służby Poszukiwania i Ratownictwa "Służba SAR" - na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu oraz na czas udziału w szkoleniach organizowanych przez Morską Służbę Poszukiwania i Ratownictwa;

3. na czas wykonywania obowiązku świadczeń osobistych, w trybie i na warunkach przewidzianych w odrębnych przepisach.

Termin i procedura udzielenia zwolnienia od pracy

W zależności od rodzaju wydarzenia, urlop okolicznościowy może mieć różny wymiar, ale procedura jego uzyskania, co do zasady ma tożsamą formę i przebieg.

Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:

• 2 dni - w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;

• 1 dzień - w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Niektórzy pracodawcy szczegółowo opisują procedurę dotyczącą uzyskania urlopu okolicznościowego w regulaminach wewnątrzzakładowych, chociaż przepisy tego nie nakazują. Z rozporządzenia wynika, konieczność uzyskania zgody pracodawcy i obowiązek pracodawcy co do udzielenia zwolnienia. 

Z powyższego wynika, że urlop okolicznościowy musi pozostać w ścisłym związku z okolicznością go uzasadniającą, tym samym udzielenie zwolnienie może powinno mieć miejsca, po terminie okoliczności, wydarzenia, w celu jakim miałby zostać udzielony. 

Kategorycznie należy zwrócić uwagę, że pracodawcy udzielając pracownikom zwolnienia od pracy z wymienionych powyżej powodów muszą przede wszystkim pamiętać o tym, jaki jest podstawowy cel i istota zwolnienia. 

Przykład: Pracownik planuje zawrzeć związek małżeński w dniu 15 marca,  przy czym jest to ślub cywilny. W okresie wakacyjnym z kolei planowana jest uroczystość przyjęcia weselnego. Pracownik zastanawia się, czy może uzyskać urlop jedynie w sierpniu, gdyż przygotowania do uroczystości wymagają od niego więcej zaangażowania niż ślub w USC. 

Przepis wyraźnie stanowi, że pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący 2 dni - w razie ślubu pracownika, przy czym nie różnicuje o jaki ślub chodzi czy cywilny czy kościelny. Niemniej jednak w zapytaniu nie wskazano, że w okresie wakacyjnym odbędzie się ślub a jedynie uroczystość przyjęcia weselnego, co oznaczałoby literalnie, że żadnego ślubu nie będzie, tym samym w tym okresie urlop okolicznościowy nie należy się. Nawet gdyby jednak przyjąć, że w analizowanym okresie miałby dojść do zaślubin w obrządku religijnym, okoliczność ta również nie musi być przez pracodawcę uwzględniana, albowiem podejście i wykładania udzielenia zwolnienia obejmuje cywilną stronę zawarcia związku małżeńskiego nie zaś obrządki religijne, z uwagi na świecki charakter państwa polskiego. Chociaż należy wskazać, w tym ostatnim przypadku, że nie ma przeszkód prawnych, aby pracodawca udzielił pracownikowi zwolnienia od pracy w razie ślubu kościelnego, jeżeli pracownik nie skorzystał ze zwolnienia od pracy z okazji wcześniejszego zawarcia ślubu cywilnego.

Warto zwrócić uwagę, że jeśli pracownik nie zdecydował się na podjęcie kroków w celu uzyskania zwolnienia, to nie przysługuje mu ani zwolnienie w odległej przyszłości które mogłoby zostać wykorzystanie na inny cel, ani ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane zwolnienie.

Wniosek nie musi również przybierać formalnego pisma, ale dla celów dowodowych dobrze aby tak jednak było, podobnie, jeśli chodzi o wyrażenie zgody pracodawcy.

Jeśli chodzi o przypadki np. pełnienia funkcji członka obwodowej lub terytorialnej komisji wyborczej w związku z wykonywaniem zadań przy obsługuje do 5 dni zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do świadczeń z ubezpieczenia społecznego oraz uprawnień ze stosunku pracy.

W przypadku zwolnienia od pracy pracownika w celu przeprowadzenia zajęć dydaktycznych w szkole zawodowej, w szkole wyższej, w placówce naukowej albo w jednostce badawczo-rozwojowej; łączny wymiar zwolnień z tego tytułu nie może przekraczać 6 godzin w tygodniu lub 24 godzin w miesiącu.

Procedura udzielania zwolnienia pracownika od pracy w razie konieczności udziału w akcji ratowniczej następuje w trybie przyjętym przez służbę ratowniczą odpowiednią do organizowania takich akcji, zaś w celu uczestniczenia w szkoleniu pożarniczym - na podstawie wniosku właściwej terytorialnie jednostki organizacyjnej Państwowej Straży Pożarnej. Czas koniecznego wypoczynku pracownika po zakończeniu akcji ratowniczej ustala osoba, która kierowała taką akcją.

Skutki skorzystania z urlopu okolicznościowego 

Za czas zwolnienia od pracy w sytuacjach takich jak: ślub, narodziny, pogrzeb pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia ustalonego w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 297 Kodeksu pracy - oznacza to, że stosuje się tutaj zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.

W razie skorzystania przez pracownika ze zwolnienia od pracy, np. w przypadku wezwania organu właściwego w zakresie powszechnego obowiązku obrony, pracodawca wydaje zaświadczenie określające wysokość utraconego wynagrodzenia za czas tego zwolnienia w celu uzyskania przez pracownika od właściwego organu rekompensaty pieniężnej z tego tytułu - w wysokości i na warunkach przewidzianych w odrębnych przepisach, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia za czas zwolnienia.

Podstawa prawna

• Rozporządzenie Ministra Pracy I Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, Dz.U.2014.1632 t.j.

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, Dz.U.2020.1320 t.j.

Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.

Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.