Poradnik Przedsiębiorcy

Dodatkowy staż pracy a ponowne przeliczenie wymiaru urlopu

Pracownik podejmujący pracę powinien przedstawić pracodawcy świadectwa pracy oraz świadectwa ukończenia szkoły lub dyplom studiów wyższych. Od stażu pracy, do którego zalicza się także ukończoną szkołę zawodową, średnią lub wyższą, zależy liczba dni urlopu wypoczynkowego, do którego pracownik ma prawo w trakcie pracy zawodowej. Niekiedy zdarza się, że nie przedstawi on pracodawcy wszystkich świadectw od razu, tylko dostarcza je po jakimś czasie. Jak w takim razie powinien postąpić pracodawca? W jaki sposób powinien przeliczyć uprawnienia urlopowe ze względu na udowodniony dodatkowy staż pracy

Jakich dokumentów może żądać pracodawca?

Podstawą prawną do żądania od osoby ubiegającej się o pracę jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Zgodnie z tym rozporządzeniem pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oprócz kwestionariusza osobowego oraz dokumentów potwierdzających kwalifikacje do pracy na danym stanowisku również świadectwa z poprzedniego miejsca pracy. Ma to znaczenie dla wielu aspektów stosunku pracy przyszłego pracownika, gdyż na świadectwie pracy znajdują się między innymi informacje o liczbie dni wykorzystanego urlopu czy wypłaconego wynagrodzenia chorobowego. Oprócz świadectwa pracy z ostatniego miejsca zatrudnienia pracownik może sam z własnej inicjatywy przedstawić inne świadectwa oraz pozostałe dokumenty potwierdzające jego kwalifikacje. Pracodawca może sporządzić kopie tych dokumentów, które powinien opatrzyć pieczęcią za zgodność z oryginałem, gdyż w aktach osobowych nie można przechować oryginałów – pracodawca może ich żądać tylko do wglądu.

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie jedynie świadectwa z ostatniego miejsca pracy. Inne dokumenty, w tym świadectwa pracy z innych miejsc pracy, kandydat na pracownika może przedstawić pracodawcy z własnej inicjatywy.

Jeżeli pracownik nie przedstawi żadnego świadectwa pracy dla celów ustalenia uprawnień urlopowych, traktuje się go jako podejmującego pracę po raz pierwszy. Art. 153 § 1 kp wskazuje, że: „Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku”.

Natomiast prawo do kolejnych urlopów już na normalnych zasadach pracownik nabywa w kolejnym roku kalendarzowym. Oznacza to, że jeżeli zostanie on zatrudniony 1 grudnia, to urlop proporcjonalny liczy mu się tylko przez jeden miesiąc, a już od stycznia następnego roku ma prawo do urlopu wypoczynkowego w liczbie 20 dni w całości, a nie w 1/12.

Fakt, że dostarczenie pracodawcy świadectw pracy z innych miejsc zatrudnienia ma charakter dobrowolny, powoduje, że pracownik może przedłożyć pracodawcy świadectwa pracy w dowolnym momencie tym samym udowadniając dodatkowy staż pracy. Rodzi to po stronie pracodawcy obowiązek przeliczenia uprawnień do urlopu wypoczynkowego.

Zgodnie z art. 154 § 1 kp pracownikowi przysługuje odpowiednio:

  • 20 dni urlopu wypoczynkowego – jeżeli jest zatrudniony krócej niż 10 lat;

  • 26 dni urlopu wypoczynkowego – jeżeli jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu lub jego wymiar, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy.

Art. 155 § 1 kp określa ponadto, że do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się ukończenie:

  • zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata;  

  • średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat;  

  • średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat;  

  • średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata; 

  • szkoły policealnej – 6 lat;  

  • szkoły wyższej – 8 lat. 

Udokumentowany dodatkowy staż pracy - jak należy przeliczyć uprawnienia urlopowe pracownika?

Przykład 1.

Pracownik podczas przyjmowania go do pracy dostarczył świadectwo szkoły średniej oraz dwa świadectwa pracy na łączny okres 2 lat i czterech miesięcy. W związku z powyższym pracodawca ustalił, że ma on prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego na rok. Po dwóch latach pracy pracownik przyniósł pracodawcy kolejne dwa świadectwa obejmujące łącznie 5 lat stażu. Pracownik w ten sposób udowodnił swój dodatkowy staż pracy. Pracodawca opatrzył przyniesione przez pracownika świadectwa bieżącą datą wpływu i zaktualizował jego informację o warunkach zatrudnienia, określając w niej, że ma on obecnie prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 26 dni na rok. Pracodawca nie przeliczył nowego wymiaru urlopu za poprzednie dwa lata, gdyż uznał, że niedostarczenie świadectw pracy nastąpiło z winy pracownika i wyższy wymiar urlopu należy się mu dopiero w momencie dostarczenia świadectw pracy. Czy reakcja pracodawcy na udowodniony dodatkowy staż pracy była odpowiednia?

Nie, pracodawca ma obowiązek wyrównania brakującej puli urlopowej z 20 na 26 dni od początku zatrudnienia pracownika. Wpisanie daty wpływu do pracodawcy dodatkowych świadectw pracy ma znaczenie jako wyjaśnienie powstania w tym momencie zaległego urlopu, który nie został wykorzystany przez pracownika w terminie. Dostarczenie przez pracownika świadectw pracy w dowolnym momencie stosunku pracy udowadnia jego dodatkowy staż pracy co rodzi po stronie pracodawcy obowiązek przeliczenia urlopu od początku jego zatrudnienia w firmie.

Potwierdzenie tego faktu można znaleźć w uchwale Sądu Najwyższego z 27 lutego 1985 r. (sygn.akt III PZP 6/85, OSNC 1985/10/155 ), w której czytamy, że „złożenie (…) dowodu w późniejszym okresie wywołuje jedynie ten skutek, iż zainteresowany może się domagać urlopów do których prawo nie uległo przedawnieniu”.

Jedynie  bowiem w sytuacji, gdy doszło do przedawnienia, pracodawca będzie zwolniony z obowiązku wyrównania brakującej liczby dni urlopu. Zgodnie z art. 291 § 1 kp roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Według art. 293¹ kp bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego.

Pracodawca musi przeliczyć na nowo uprawnienia urlopowe pracownika ze względu na udowodniony dodatkowy staż pracy za cały okres zatrudnienia nieobjętego przedawnieniem, z wyjątkiem okresu, gdy pracownik przebywał na urlopie wychowawczym – wówczas przedawnienie zostaje wstrzymane.

Podobna sytuacja będzie miała miejsce w przypadku dodatkowego urlopu wypoczynkowego dla osób niepełnosprawnych. Jak wyjaśniło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej – Biuro Pełnomocnika Rządu ds. Osób Niepełnosprawnych w piśmie z 19 sierpnia 2011 roku (znak BON-I-5232-44-2-EW/11):

„(...) Prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi zaliczonemu do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, chociażby nie wystąpił do pracodawcy o przyznanie takiego urlopu (...). Nieuzyskanie przez pracodawcę wiadomości o przysługującym pracownikowi z mocy prawa prawie do dodatkowego urlopu wypoczynkowego może - w konkretnych okolicznościach - oznaczać tylko tyle, że pracodawcy nie można zarzucić zawinionego niewykonania zobowiązania do udzielenia urlopu zgodnie z przepisami prawa pracy (...)”.

Czy pracownik, który udowodnił dodatkowy staż pracy po ustaniu zatrudnienia, także ma prawo do wyrównania brakującego wymiaru urlopu?

Gdy pracownik dostarczy świadectwo pracy już po ustaniu zatrudnienia, pracodawca nie ma obowiązku przeliczania uprawnień urlopowych. Co do zasady urlop wypoczynkowy powinien zostać wykorzystany w naturze, a po ustaniu zatrudnienia pracownik nie będzie miał takiej możliwości. Jeżeli pracownik chciałby z tego uprawnienia skorzystać, powinien dostarczyć świadectwo pracy najpóźniej w ostatnim dniu zatrudnienia. Wówczas za niewykorzystany urlop przysługiwał mu będzie ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, który pracodawca będzie musiał mu wypłacić w ostatnim dniu stosunku pracy.